学校综合办公室流程规范方案

学校综合办公室流程规范方案一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、沟通协调、资源调配等多项工作。为确保工作高效、有序进行，特制定本流程规范方案。本方案旨在明确各岗位职责、优化工作流程、提升服务效率，保障学校各项事务顺利开展。

二、行政事务管理流程

（一）文件管理

1.文件收发流程：

(1)接收文件时，需核对文件名称、数量、完整性，并在《文件收发登记簿》中记录详细信息，包括收文日期、发文字号、收件部门等。

(2)文件分发至相关部门后，由接收方签字确认，并再次记录分发情况。

(3)重要文件需经办公室主任审核后，方可分发给相关负责人。

2.文件归档流程：

(1)定期整理文件，按类别（如行政文件、财务文件、教学文件等）进行分类。

(2)档案柜需标注清晰标签，确保存取方便。

(3)超过保存期限的文件，需按学校规定进行销毁，并记录销毁时间及负责人。

（二）会议管理

1.会议筹备：

(1)收到会议通知后，确认参会人员名单及会议时间、地点。

(2)提前准备会议资料，包括议程、发言稿、签到表等，并提前送达参会人员。

(3)检查会议室设备（如投影仪、音响等），确保正常运行。

2.会议执行：

(1)主持人控制会议节奏，确保按议程进行。

(2)安排专人记录会议纪要，包括主要讨论内容、决议事项、落实责任人等。

(3)会议结束后，及时整理并分发会议纪要。

三、沟通协调流程

（一）部门协调

1.日常沟通：

(1)各部门需通过邮件、内部通讯工具等方式，提前提交工作需求或协调事项。

(2)综合办公室需在24小时内响应协调请求，并协调相关部门提供支持。

2.重大事项协调：

(1)涉及多部门协作的事项，需召开协调会，明确分工及时间节点。

(2)协调结果需形成书面记录，并跟踪落实情况。

（二）对外联络

1.联系流程：

(1)接到外部单位联系时，需记录对方单位名称、联系人、联系方式及事由。

(2)根据事由，将联系信息转达给相关部门或负责人。

(3)重要联络事项需经办公室主任批准后，方可进行答复或安排。

2.礼仪规范：

(1)对外联络需使用规范用语，保持专业形象。

(2)安排专人负责接待来访，并做好记录。

四、资源调配流程

（一）物资管理

1.需求申请：

(1)各部门需提前一周提交物资需求清单，包括物资名称、数量、用途等。

(2)综合办公室审核需求合理性，并统一采购。

2.领用流程：

(1)物资到货后，需进行清点并入库，建立《物资台账》。

(2)领用时需填写《物资领用单》，经部门负责人签字后，方可发放。

(3)定期盘点物资，确保账实相符。

（二）场地管理

1.场地预订：

(1)各部门需提前三天提交场地使用申请，说明使用时间、用途、参与人数等。

(2)综合办公室审核申请，并安排场地。

2.使用规范：

(1)使用场地时需保持整洁，爱护设施设备。

(2)使用结束后需及时清理，并关闭水电。

五、监督与改进

1.定期检查：

(1)每月对各部门流程执行情况进行抽查，确保规范落实。

(2)发现问题及时反馈，并要求整改。

2.优化建议：

(1)鼓励员工提出流程优化建议，并定期评估改进效果。

(2)根据学校发展需要，动态调整流程规范。

本方案自发布之日起实施，综合办公室负责解释及后续修订工作。

二、行政事务管理流程

（一）文件管理

1.文件收发流程：

(1)接收文件时，需由专人负责，核对文件名称、数量、完整性，并在《文件收发登记簿》中详细记录，包括收文日期、发文字号、发文单位、密级（如有）、收件部门、签收人等。对破损或缺失的文件，应立即联系发文单位核实并补办。

(2)文件分发至相关部门后，接收部门需在规定时间内（如：工作日2小时内）签字确认，并在登记簿中注明签收时间及签收人。紧急文件需优先处理，并记录分发时间。

(3)重要文件（如：学校决策文件、重要通知、会议纪要等）需经办公室主任或分管领导审核后，方可分发给相关负责人。审核内容包括文件内容的准确性、完整性及分发范围的合理性。

(4)电子文件收发需使用学校指定的内部邮箱或文档管理系统，接收后需在系统内登记并转发给相关人员，确保版本一致。

2.文件归档流程：

(1)定期整理文件，按类别（如：行政文件、财务文件、教学文件、人事文件、固定资产文件等）进行分类，并按时间顺序排列。

(2)档案柜需标注清晰标签，包括文件类别、存放年份、卷号等信息，确保存取方便。文件存放时需注意顺序，避免混乱。

(3)超过保存期限的文件，需按学校规定的保存年限进行销毁。销毁前需填写《文件销毁申请表》，经办公室主任批准后，由两人以上监督销毁，并记录销毁时间、文件名称、数量及监督人。

(4)档案借阅需填写《档案借阅申请表》，经办公室主任批准后，方可借阅。借阅时间一般不超过一周，特殊需求需另行申请。归还时需检查文件完整性，并签字确认。

（二）会议管理

1.会议筹备：

(1)收到会议通知后，需确认参会人员名单、会议时间、地点、会议议程及所需材料。对重要会议，需提前3天发布通知，对一般会议需提前1天通知。

(2)提前准备会议资料，包括议程、发言稿、签到表、会议用品（如：笔、纸、饮用水等），并提前送达参会人员或放置在会议室指定位置。

(3)检查会议室设备（如：投影仪、音响、麦克风、视频会议设备等），确保正常运行。如需使用特殊设备，需提前预约并测试。

(4)安排专人负责会议记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决议事项、落实责任人及完成时限。

2.会议执行：

(1)主持人控制会议节奏，确保按议程进行。如需临时增加议题，需提前与主持人沟通并获得同意。

(2)安排专人负责签到，并在签到表上记录参会人员姓名及联系方式。对未参会人员，需了解未参会原因。

(3)会议期间，需保持会场秩序，禁止无关人员进入。如需拍照、录像，需提前申请并获得同意。

(4)会议结束后，整理会议纪要，包括主要讨论内容、决议事项、落实责任人及完成时限，并在24小时内分发给参会人员及相关部门。对未参会人员，需单独发送会议纪要。

（三）印章管理

1.印章使用流程：

(1)使用印章需填写《印章使用申请单》，注明用印事由、用印时间、用印文件名称及审批人。

(2)申请单需经办公室主任或分管领导审批后，方可使用印章。紧急情况需使用印章时，需口头请示并获得同意，事后补办申请手续。

(3)用印时需由专人负责，确保用印位置正确、清晰。用印后需在申请单上签字确认，并妥善保管用印文件。

(4)严禁在空白文件上用印，严禁将印章转借他人使用。如发现违规用印，需立即调查并追究责任。

2.印章保管：

(1)印章需由专人保管，并放置在安全可靠的印章盒内。保管人需妥善保管钥匙，并定期检查印章状态。

(2)印章盒需上锁，并定期检查锁具是否完好。如发现异常情况，需立即报告并采取相应措施。

(3)保管人需定期对印章进行清洁和保养，确保印章清晰、可用。如发现印章模糊，需及时报修或更换。

三、沟通协调流程

（一）部门协调

1.日常沟通：

(1)各部门需通过邮件、内部通讯工具（如：企业微信、钉钉等）或纸质文件等方式，提前提交工作需求或协调事项。邮件标题需注明事由、提交部门及联系方式，如：“关于XX事项的协调请求-XX部门”。

(2)综合办公室需在24小时内响应协调请求，并协调相关部门提供支持。如无法立即解决，需告知对方预计处理时间，并定期反馈进展。

(3)协调事项完成后，需将结果反馈给请求部门，并抄送相关参与部门。如需进一步协调，需重新提交请求。

2.重大事项协调：

(1)涉及多部门协作的事项，需召开协调会。会议前需提前发布通知，明确会议时间、地点、议题及参会人员。会议议程需提前发送给参会人员，以便提前准备。

(2)协调会由办公室主任或分管领导主持，确保按议程进行。会议期间需做好记录，包括主要讨论内容、不同意见、最终决议及落实责任人及完成时限。

(3)协调结果需形成书面记录，并分发给参会人员及相关部门。需跟踪落实情况，如发现执行问题，需及时协调解决。

（二）对外联络

1.联系流程：

(1)接到外部单位联系时，需记录对方单位名称、联系人、联系方式（电话、邮箱等）、事由及时间。对重要联系，需由办公室主任或分管领导亲自接听或回复。

(2)根据事由，将联系信息转达给相关部门或负责人。如需综合办公室协助，需明确协助内容及要求。

(3)重要联络事项需经办公室主任批准后，方可进行答复或安排。答复需使用规范用语，保持专业形象。如需见面沟通，需提前预约并安排接待。

2.礼仪规范：

(1)对外联络需使用规范用语，避免使用口语化或随意性表达。邮件需使用正式标题和称谓，正文需结构清晰、内容简洁。

(2)安排专人负责接待来访，并做好记录。接待时需主动问好，并引导至接待室。如需介绍，需介绍部门及本人职务。接待结束后，需将情况汇总并报备。

(3)对外赠送或接收礼品时，需遵守相关规定，避免超标准或超范围。如需记录，需在《礼品登记簿》中详细记录礼品名称、价值、赠送/接收单位、时间及处理情况。

四、资源调配流程

（一）物资管理

1.需求申请：

(1)各部门需提前一周提交物资需求清单，包括物资名称、规格、数量、用途、预算等。需求清单需经部门负责人签字确认，并报综合办公室审核。

(2)综合办公室审核需求合理性，并汇总后统一采购。审核内容包括物资的必要性、预算的合理性、采购方式的合规性等。

(3)采购前需询价，选择性价比高的供应商。采购过程中需做好记录，包括供应商名称、采购时间、采购金额、物资数量及验收情况。

2.领用流程：

(1)物资到货后，需由专人负责清点并入库，建立《物资台账》，详细记录物资名称、规格、数量、入库时间、存放位置等信息。

(2)领用时需填写《物资领用单》，经部门负责人签字后，方可发放。领用人需在单上签字确认。对特殊物资（如：贵重物品、危险品等），需经办公室主任批准后，方可领用。

(3)定期盘点物资，每季度进行一次全面盘点，每月进行一次抽查。盘点结果需与《物资台账》核对，确保账实相符。如发现差异，需立即调查并处理。

3.维修管理：

(1)设备维修需填写《设备维修申请单》，注明设备名称、故障现象、维修请求部门及联系方式。

(2)综合办公室审核申请后，联系维修人员或供应商进行维修。维修过程中需做好记录，包括维修时间、维修内容、维修费用等。

(3)维修完成后，需检查设备是否恢复正常运行，并请申请部门确认。如需支付维修费用，需按学校规定流程进行报销。

（二）场地管理

1.场地预订：

(1)各部门需提前三天提交场地使用申请，说明使用时间（起止时间）、用途、参与人数、所需设备（如：投影仪、音响等）等。申请需经部门负责人签字确认，并报综合办公室审核。

(2)综合办公室审核申请后，安排场地。如场地紧张，需协调优先保障重要活动或大型会议。

(3)使用前需确认场地预订信息，并提前与场地管理员联系，安排场地布置及设备调试。

2.使用规范：

(1)使用场地时需保持整洁，爱护设施设备。禁止在场地内吸烟、饮食、乱扔垃圾等。

(2)使用结束后需及时清理，并关闭水电。如需使用设备，需确保设备正常关闭。

(3)场地使用后需填写《场地使用反馈表》，内容包括使用情况、设备状态、存在问题及改进建议等。综合办公室根据反馈情况，持续优化场地管理。

五、监督与改进

1.定期检查：

(1)每月对各部门流程执行情况进行抽查，检查内容包括文件管理、会议管理、印章管理、物资管理、场地管理等。检查结果需形成书面记录，并反馈给相关部门。

(2)发现问题及时反馈，并要求整改。整改完成后，需再次检查，确保问题得到解决。

(3)对检查中发现的共性问题和突出问题，需在部门会议上进行通报，并分析原因，提出改进措施。

2.优化建议：

(1)鼓励员工提出流程优化建议，可通过邮件、内部通讯工具或书面建议等形式提交。综合办公室对建议进行收集、整理和评估，并纳入后续改进计划。

(2)根据学校发展需要，动态调整流程规范。每年对流程规范进行一次全面评估，根据实际情况进行修订和完善。

(3)定期组织员工进行流程培训，提升员工对流程规范的认知和执行能力。培训内容包括流程目的、操作步骤、注意事项等。培训后需进行考核，确保员工掌握相关内容。

本方案自发布之日起实施，综合办公室负责解释及后续修订工作。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、沟通协调、资源调配等多项工作。为确保工作高效、有序进行，特制定本流程规范方案。本方案旨在明确各岗位职责、优化工作流程、提升服务效率，保障学校各项事务顺利开展。

二、行政事务管理流程

（一）文件管理

1.文件收发流程：

(1)接收文件时，需核对文件名称、数量、完整性，并在《文件收发登记簿》中记录详细信息，包括收文日期、发文字号、收件部门等。

(2)文件分发至相关部门后，由接收方签字确认，并再次记录分发情况。

(3)重要文件需经办公室主任审核后，方可分发给相关负责人。

2.文件归档流程：

(1)定期整理文件，按类别（如行政文件、财务文件、教学文件等）进行分类。

(2)档案柜需标注清晰标签，确保存取方便。

(3)超过保存期限的文件，需按学校规定进行销毁，并记录销毁时间及负责人。

（二）会议管理

1.会议筹备：

(1)收到会议通知后，确认参会人员名单及会议时间、地点。

(2)提前准备会议资料，包括议程、发言稿、签到表等，并提前送达参会人员。

(3)检查会议室设备（如投影仪、音响等），确保正常运行。

2.会议执行：

(1)主持人控制会议节奏，确保按议程进行。

(2)安排专人记录会议纪要，包括主要讨论内容、决议事项、落实责任人等。

(3)会议结束后，及时整理并分发会议纪要。

三、沟通协调流程

（一）部门协调

1.日常沟通：

(1)各部门需通过邮件、内部通讯工具等方式，提前提交工作需求或协调事项。

(2)综合办公室需在24小时内响应协调请求，并协调相关部门提供支持。

2.重大事项协调：

(1)涉及多部门协作的事项，需召开协调会，明确分工及时间节点。

(2)协调结果需形成书面记录，并跟踪落实情况。

（二）对外联络

1.联系流程：

(1)接到外部单位联系时，需记录对方单位名称、联系人、联系方式及事由。

(2)根据事由，将联系信息转达给相关部门或负责人。

(3)重要联络事项需经办公室主任批准后，方可进行答复或安排。

2.礼仪规范：

(1)对外联络需使用规范用语，保持专业形象。

(2)安排专人负责接待来访，并做好记录。

四、资源调配流程

（一）物资管理

1.需求申请：

(1)各部门需提前一周提交物资需求清单，包括物资名称、数量、用途等。

(2)综合办公室审核需求合理性，并统一采购。

2.领用流程：

(1)物资到货后，需进行清点并入库，建立《物资台账》。

(2)领用时需填写《物资领用单》，经部门负责人签字后，方可发放。

(3)定期盘点物资，确保账实相符。

（二）场地管理

1.场地预订：

(1)各部门需提前三天提交场地使用申请，说明使用时间、用途、参与人数等。

(2)综合办公室审核申请，并安排场地。

2.使用规范：

(1)使用场地时需保持整洁，爱护设施设备。

(2)使用结束后需及时清理，并关闭水电。

五、监督与改进

1.定期检查：

(1)每月对各部门流程执行情况进行抽查，确保规范落实。

(2)发现问题及时反馈，并要求整改。

2.优化建议：

(1)鼓励员工提出流程优化建议，并定期评估改进效果。

(2)根据学校发展需要，动态调整流程规范。

本方案自发布之日起实施，综合办公室负责解释及后续修订工作。

二、行政事务管理流程

（一）文件管理

1.文件收发流程：

(1)接收文件时，需由专人负责，核对文件名称、数量、完整性，并在《文件收发登记簿》中详细记录，包括收文日期、发文字号、发文单位、密级（如有）、收件部门、签收人等。对破损或缺失的文件，应立即联系发文单位核实并补办。

(2)文件分发至相关部门后，接收部门需在规定时间内（如：工作日2小时内）签字确认，并在登记簿中注明签收时间及签收人。紧急文件需优先处理，并记录分发时间。

(3)重要文件（如：学校决策文件、重要通知、会议纪要等）需经办公室主任或分管领导审核后，方可分发给相关负责人。审核内容包括文件内容的准确性、完整性及分发范围的合理性。

(4)电子文件收发需使用学校指定的内部邮箱或文档管理系统，接收后需在系统内登记并转发给相关人员，确保版本一致。

2.文件归档流程：

(1)定期整理文件，按类别（如：行政文件、财务文件、教学文件、人事文件、固定资产文件等）进行分类，并按时间顺序排列。

(2)档案柜需标注清晰标签，包括文件类别、存放年份、卷号等信息，确保存取方便。文件存放时需注意顺序，避免混乱。

(3)超过保存期限的文件，需按学校规定的保存年限进行销毁。销毁前需填写《文件销毁申请表》，经办公室主任批准后，由两人以上监督销毁，并记录销毁时间、文件名称、数量及监督人。

(4)档案借阅需填写《档案借阅申请表》，经办公室主任批准后，方可借阅。借阅时间一般不超过一周，特殊需求需另行申请。归还时需检查文件完整性，并签字确认。

（二）会议管理

1.会议筹备：

(1)收到会议通知后，需确认参会人员名单、会议时间、地点、会议议程及所需材料。对重要会议，需提前3天发布通知，对一般会议需提前1天通知。

(2)提前准备会议资料，包括议程、发言稿、签到表、会议用品（如：笔、纸、饮用水等），并提前送达参会人员或放置在会议室指定位置。

(3)检查会议室设备（如：投影仪、音响、麦克风、视频会议设备等），确保正常运行。如需使用特殊设备，需提前预约并测试。

(4)安排专人负责会议记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决议事项、落实责任人及完成时限。

2.会议执行：

(1)主持人控制会议节奏，确保按议程进行。如需临时增加议题，需提前与主持人沟通并获得同意。

(2)安排专人负责签到，并在签到表上记录参会人员姓名及联系方式。对未参会人员，需了解未参会原因。

(3)会议期间，需保持会场秩序，禁止无关人员进入。如需拍照、录像，需提前申请并获得同意。

(4)会议结束后，整理会议纪要，包括主要讨论内容、决议事项、落实责任人及完成时限，并在24小时内分发给参会人员及相关部门。对未参会人员，需单独发送会议纪要。

（三）印章管理

1.印章使用流程：

(1)使用印章需填写《印章使用申请单》，注明用印事由、用印时间、用印文件名称及审批人。

(2)申请单需经办公室主任或分管领导审批后，方可使用印章。紧急情况需使用印章时，需口头请示并获得同意，事后补办申请手续。

(3)用印时需由专人负责，确保用印位置正确、清晰。用印后需在申请单上签字确认，并妥善保管用印文件。

(4)严禁在空白文件上用印，严禁将印章转借他人使用。如发现违规用印，需立即调查并追究责任。

2.印章保管：

(1)印章需由专人保管，并放置在安全可靠的印章盒内。保管人需妥善保管钥匙，并定期检查印章状态。

(2)印章盒需上锁，并定期检查锁具是否完好。如发现异常情况，需立即报告并采取相应措施。

(3)保管人需定期对印章进行清洁和保养，确保印章清晰、可用。如发现印章模糊，需及时报修或更换。

三、沟通协调流程

（一）部门协调

1.日常沟通：

(1)各部门需通过邮件、内部通讯工具（如：企业微信、钉钉等）或纸质文件等方式，提前提交工作需求或协调事项。邮件标题需注明事由、提交部门及联系方式，如：“关于XX事项的协调请求-XX部门”。

(2)综合办公室需在24小时内响应协调请求，并协调相关部门提供支持。如无法立即解决，需告知对方预计处理时间，并定期反馈进展。

(3)协调事项完成后，需将结果反馈给请求部门，并抄送相关参与部门。如需进一步协调，需重新提交请求。

2.重大事项协调：

(1)涉及多部门协作的事项，需召开协调会。会议前需提前发布通知，明确会议时间、地点、议题及参会人员。会议议程需提前发送给参会人员，以便提前准备。

(2)协调会由办公室主任或分管领导主持，确保按议程进行。会议期间需做好记录，包括主要讨论内容、不同意见、最终决议及落实责任人及完成时限。

(3)协调结果需形成书面记录，并分发给参会人员及相关部门。需跟踪落实情况，如发现执行问题，需及时协调解决。

（二）对外联络

1.联系流程：

(1)接到外部单位联系时，需记录对方单位名称、联系人、联系方式（电话、邮箱等）、事由及时间。对重要联系，需由办公室主任或分管领导亲自接听或回复。

(2)根据事由，将联系信息转达给相关部门或负责人。如需综合办公室协助，需明确协助内容及要求。

(3)重要联络事项需经办公室主任批准后，方可进行答复或安排。答复需使用规范用语，保持专业形象。如需见面沟通，需提前预约并安排接待。

2.礼仪规范：

(1)对外联络需使用规范用语，避免使用口语化或随意性表达。邮件需使用正式标题和称谓，正文需结构清晰、内容简洁。

(2)安排专人负责接待来访，并做好记录。接待时需主动问好，并引导至接待室。如需介绍，需介绍部门及本人职务。接待结束后，需将情况汇总并报备。

(3)对外赠送或接收礼品时，需遵守相关规定，避免超标准或超范围。如需记录，需在《礼品登记簿》中详细记录礼品名称、价值、赠送/接收单位、时间及处理情况。

四、资源调配流程

（一）物资管理

1.需求申请：

(1)各部门需提前一周提交物资需求清单，包括物资名称、规格、数量、用途、预算等。需求清单需经部门负责人签字确认，并报综合办公室审核。

(2)综合办公室审核需求合理性，并汇总后统一采购。审核内容包括物资的必要性、预算的合理性、采购方式的合规性等。

(3)采购前需询价，选择性价比高的供应商。采购过程中需做好记录，包括供应商名称、采购时间、采购金额、物资数量及验收情况。

2.领用流程：

(1)物资到货后，需由专人负责清点并入库，建立《物资台账》，详细记录物资名称、规格、数量、入库时间、存放位置等信息。

(2)领用时需填写《物资领用单》，经部门负责人签字后，方可发放。领用人需在单上签字确认。对特殊物资（如：贵重