学校综合办公室业务操作规程

学校综合办公室业务操作规程一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理各类行政事务、沟通协调及后勤保障工作。为确保业务操作规范、高效、有序，特制定本规程。

二、主要业务操作流程

（一）公文处理

1.文件收发管理

(1)收文登记：对收到的各类文件、通知进行统一编号、登记，并记录来源、日期、密级等信息。

(2)分办流转：根据文件内容，分发给相关职能部门或负责人，并跟踪处理进度。

(3)发文审核：起草、审核、签发各类通知、报告等文件，确保格式规范、内容准确。

(4)印发归档：经签发文件统一打印、盖章，并按类别归档保存，重要文件需双备份。

2.保密管理

(1)文件借阅：建立借阅登记制度，限制涉密文件外借，并全程监督使用情况。

(2)销毁程序：对过期或无保存价值的文件，由专人监督销毁，并记录销毁时间、数量。

（二）会议组织与管理

1.会议筹备

(1)会前通知：提前3天发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。

(2)物资准备：准备会议所需的签到表、席卡、投影仪、饮用水等。

(3)场地布置：检查会议室设备，确保环境整洁、设施完好。

2.会议执行

(1)签到管理：安排专人负责签到，统计参会人数。

(2)议题记录：指定记录员全程记录会议内容，确保决议可追溯。

(3)会后归档：整理会议纪要，分发给参会人员，并归档保存。

（三）后勤保障服务

1.日常事务

(1)档案管理：对学校各类档案进行分类整理，建立电子化索引系统。

(2)资产登记：定期盘点办公设备、物资，更新资产台账。

(3)信件收发：每日整理部门信件、快递，及时分派至相关收件人。

2.应急处理

(1)设备维修：建立设备报修流程，优先处理影响正常教学运行的故障。

(2)突发事件：遇水电中断、网络故障等，第一时间联系供应商协调解决。

（四）信息沟通协调

1.内部沟通

(1)通报发布：通过公告栏、企业微信等渠道发布学校通知，确保信息覆盖全员。

(2)跨部门协作：定期召开协调会，解决业务交叉问题，优化工作流程。

2.外部联络

(1)客户接待：安排专人接待来访人员，提供引导及咨询服务。

(2)联系记录：对重要外联事项建立沟通台账，跟踪进展并反馈结果。

三、监督与改进

1.定期检查：每月对业务操作流程执行情况开展自查，识别问题并制定改进措施。

2.优化建议：鼓励员工提出流程优化建议，经评估后纳入制度调整。

3.培训考核：每季度组织业务培训，考核操作规范性，确保持续符合标准。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理各类行政事务、沟通协调及后勤保障工作。为确保业务操作规范、高效、有序，特制定本规程。

二、主要业务操作流程

（一）公文处理

1.文件收发管理

(1)收文登记：对收到的各类文件、通知进行统一编号、登记，并记录来源、日期、密级等信息。具体操作包括：

①使用《收文登记簿》逐份登记，填写文件名称、发文字号、发文机关、日期、密级、份数等字段。

②对涉密文件标注“秘密”“机密”等级，并粘贴防拆条。

③登记完成后，按文件类型分门别类，如“通知类”“报告类”“会议类”等。

(2)分办流转：根据文件内容，分发给相关职能部门或负责人，并跟踪处理进度。具体步骤为：

①阅读文件内容，判断主办部门及协办部门。

②填写《文件分办单》，注明办理要求、时限及承办人。

③将文件及分办单一并转交承办人，并通过系统或邮件确认接收。

④每日检查分办单进度，对超期文件及时催办。

(3)发文审核：起草、审核、签发各类通知、报告等文件，确保格式规范、内容准确。操作要点包括：

①起草阶段：明确发文事由、依据、要求，语言精练，无错别字。

②审核阶段：由部门主管逐条校对，重点检查数据准确性、格式规范性。

③签发阶段：法定代表人或授权人签字、盖章，并标注签发日期。

(4)印发归档：经签发文件统一打印、盖章，并按类别归档保存，重要文件需双备份。具体流程为：

①文印室核对签发文件，按份数打印并加盖公章。

②发文后立即通知收文单位，并通过系统同步电子版。

③档案管理员将纸质版按年度、类别整理，录入电子目录。

④对重要文件（如年度报告、合同协议）进行双备份，分别存放在不同地点。

2.保密管理

(1)文件借阅：建立借阅登记制度，限制涉密文件外借，并全程监督使用情况。具体要求为：

①借阅人需填写《文件借阅申请表》，经部门主管批准后方可借阅。

②涉密文件不得带离办公场所，确需外带时需两人同行监督。

③借阅期限不超过3个工作日，逾期需重新申请。

(2)销毁程序：对过期或无保存价值的文件，由专人监督销毁，并记录销毁时间、数量。操作规范包括：

①销毁前填写《文件销毁清单》，列明文件名称、数量、销毁原因。

②使用碎纸机销毁纸质文件，确保无法还原。

③销毁人及监督人签字确认，并将清单归档保存3年。

（二）会议组织与管理

1.会议筹备

(1)会前通知：提前3天发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。通知内容需包含：

①会议主题（如“季度工作总结会”）。

②具体时间（年-月-日时:分）。

③参会人员名单（按部门或职务分类）。

④议题清单（如“预算审批”“设备采购”）。

⑤备注（如“请携带提案材料”）。

(2)物资准备：准备会议所需的签到表、席卡、投影仪、饮用水等。具体清单为：

①签到表（按参会人数准备，预留5%备用）。

②席卡（按参会人员姓名或职务制作）。

③技术设备（投影仪、话筒、音响、网络测试）。

④饮用水（每人1瓶，另备茶具）。

⑤其他（纸笔、笔记本、议程打印版）。

(3)场地布置：检查会议室设备，确保环境整洁、设施完好。具体检查项包括：

①灯光、空调、投影仪是否正常工作。

②桌椅摆放是否合理，座位编号是否清晰。

③会场卫生是否达标，禁止堆放杂物。

④紧急出口标识是否可见。

2.会议执行

(1)签到管理：安排专人负责签到，统计参会人数。操作方法为：

①设置签到台，放置签到表和笔。

②参会人员签字并领取席卡。

③统计实际参会人数，与通知名单对比，异常情况及时上报。

(2)议题记录：指定记录员全程记录会议内容，确保决议可追溯。记录要点包括：

①开场白：记录主持人宣布会议开始、说明会议目的。

②讨论环节：按议题顺序记录发言要点、决策事项。

③决议事项：用加粗或不同颜色标注最终决议，并注明责任部门、完成时限。

④结束语：记录主持人总结发言及后续安排。

(3)会后归档：整理会议纪要，分发给参会人员，并归档保存。具体流程为：

①24小时内完成会议纪要初稿，提交部门主管审核。

②审核通过后，通过邮件或系统分发给参会人员。

③将纸质纪要及电子版存入会议档案夹，标注会议名称及日期。

（三）后勤保障服务

1.日常事务

(1)档案管理：对学校各类档案进行分类整理，建立电子化索引系统。具体分类为：

①人员档案（含入职合同、培训记录）。

②资产档案（含设备台账、采购合同）。

③活动档案（含活动方案、照片记录）。

④档案索引：使用Excel或专业档案管理软件，按年度、类别建立电子检索表。

(2)资产登记：定期盘点办公设备、物资，更新资产台账。操作步骤为：

①每季度开展一次盘点，制定《资产盘点表》。

②实地核对设备（如电脑、打印机）的编号、使用部门、状态（正常/维修/报废）。

③对差异项（如丢失、损坏）调查原因并记录。

④更新电子台账，并打印纸质版存档。

(3)信件收发：每日整理部门信件、快递，及时分派至相关收件人。具体流程为：

①早上9点前接收当日信件、快递，按收件人分类。

②通过内部系统或公告栏发布收件通知。

③重要文件（如合同、快递单）需专人跟进签收。

④每日下班前清点未分发信件，确保无遗漏。

2.应急处理

(1)设备维修：建立设备报修流程，优先处理影响正常教学运行的故障。具体步骤为：

①教职工通过系统提交《设备维修申请》，注明故障现象、位置。

②综合办公室确认优先级，紧急情况（如投影仪损坏）需1个工作日内响应。

③维修完成后，申请人确认并反馈处理结果。

④定期汇总维修记录，分析高频故障设备（如打印机）。

(2)突发事件：遇水电中断、网络故障等，第一时间联系供应商协调解决。操作规范为：

①发现问题后，立即通过供应商合同联系负责人（如水电公司、网络服务商）。

②现场拍照取证，记录故障时间、影响范围。

③每小时更新处理进度，通过公告栏或邮件通知教职工。

④事件解决后，撰写《突发事件处理报告》，分析原因并预防措施。

（四）信息沟通协调

1.内部沟通

(1)通报发布：通过公告栏、企业微信等渠道发布学校通知，确保信息覆盖全员。发布流程为：

①编写通知内容，经部门主管审核后提交至校领导审批。

②审批通过后，通过多渠道发布（如公告栏张贴、企业微信推送）。

③每日检查各渠道发布情况，确保无错发、漏发。

(2)跨部门协作：定期召开协调会，解决业务交叉问题，优化工作流程。会议要点包括：

①每月召开一次协调会，各部门派代表参加。

②提前收集跨部门问题（如“教材订购与库存管理”），会上集中讨论。

③形成解决方案后，明确责任人与完成时限，并跟踪落实。

2.外部联络

(1)客户接待：安排专人接待来访人员，提供引导及咨询服务。接待标准为：

①着装整洁，主动问候并询问来意。

②引导至接待室或相关场所，提供饮水、座椅。

③需要协调事项的，填写《来访接待记录》，并及时联系相关部门。

(2)联系记录：对重要外联事项建立沟通台账，跟踪进展并反馈结果。具体内容为：

①每月更新《外联沟通台账》，记录合作单位、沟通时间、事项进展。

②对长期合作单位（如供应商、赞助商）每季度进行一次满意度调查。

③重要事项（如合同续签）需提前1个月启动沟通。

三、监督与改进

1.定期检查：每月对业务操作流程执行情况开展自查，识别问题并制定改进措施。具体方法为：

(1)检查内容：抽查文件登记本、会议签到表、设备台账等记录。

(2)问题识别：对比实际操作与规程要求，列出差距项（如“未按时归档某份文件”）。

(3)改进措施：针对差距项制定整改计划，明确责任人及完成时间。

2.优化建议：鼓励员工提出流程优化建议，经评估后纳入制度调整。操作方法为：

(1)设立“流程优化建议箱”，收集员工意见。

(2)每季度召开评审会，评估建议的可行性（如“简化文件审批环节”）。

(3)对被采纳的建议，制定试点方案并跟踪效果，成功后正式推广。

3.培训考核：每季度组织业务培训，考核操作规范性，确保持续符合标准。培训安排为：

(1)培训内容：公文写作、会议组织、保密制度等核心流程。

(2)考核方式：理论测试（占60%）+实际操作（占40%）。

(3)考核结果：与绩效挂钩，不合格者安排补训，并重点辅导。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理各类行政事务、沟通协调及后勤保障工作。为确保业务操作规范、高效、有序，特制定本规程。

二、主要业务操作流程

（一）公文处理

1.文件收发管理

(1)收文登记：对收到的各类文件、通知进行统一编号、登记，并记录来源、日期、密级等信息。

(2)分办流转：根据文件内容，分发给相关职能部门或负责人，并跟踪处理进度。

(3)发文审核：起草、审核、签发各类通知、报告等文件，确保格式规范、内容准确。

(4)印发归档：经签发文件统一打印、盖章，并按类别归档保存，重要文件需双备份。

2.保密管理

(1)文件借阅：建立借阅登记制度，限制涉密文件外借，并全程监督使用情况。

(2)销毁程序：对过期或无保存价值的文件，由专人监督销毁，并记录销毁时间、数量。

（二）会议组织与管理

1.会议筹备

(1)会前通知：提前3天发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。

(2)物资准备：准备会议所需的签到表、席卡、投影仪、饮用水等。

(3)场地布置：检查会议室设备，确保环境整洁、设施完好。

2.会议执行

(1)签到管理：安排专人负责签到，统计参会人数。

(2)议题记录：指定记录员全程记录会议内容，确保决议可追溯。

(3)会后归档：整理会议纪要，分发给参会人员，并归档保存。

（三）后勤保障服务

1.日常事务

(1)档案管理：对学校各类档案进行分类整理，建立电子化索引系统。

(2)资产登记：定期盘点办公设备、物资，更新资产台账。

(3)信件收发：每日整理部门信件、快递，及时分派至相关收件人。

2.应急处理

(1)设备维修：建立设备报修流程，优先处理影响正常教学运行的故障。

(2)突发事件：遇水电中断、网络故障等，第一时间联系供应商协调解决。

（四）信息沟通协调

1.内部沟通

(1)通报发布：通过公告栏、企业微信等渠道发布学校通知，确保信息覆盖全员。

(2)跨部门协作：定期召开协调会，解决业务交叉问题，优化工作流程。

2.外部联络

(1)客户接待：安排专人接待来访人员，提供引导及咨询服务。

(2)联系记录：对重要外联事项建立沟通台账，跟踪进展并反馈结果。

三、监督与改进

1.定期检查：每月对业务操作流程执行情况开展自查，识别问题并制定改进措施。

2.优化建议：鼓励员工提出流程优化建议，经评估后纳入制度调整。

3.培训考核：每季度组织业务培训，考核操作规范性，确保持续符合标准。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理各类行政事务、沟通协调及后勤保障工作。为确保业务操作规范、高效、有序，特制定本规程。

二、主要业务操作流程

（一）公文处理

1.文件收发管理

(1)收文登记：对收到的各类文件、通知进行统一编号、登记，并记录来源、日期、密级等信息。具体操作包括：

①使用《收文登记簿》逐份登记，填写文件名称、发文字号、发文机关、日期、密级、份数等字段。

②对涉密文件标注“秘密”“机密”等级，并粘贴防拆条。

③登记完成后，按文件类型分门别类，如“通知类”“报告类”“会议类”等。

(2)分办流转：根据文件内容，分发给相关职能部门或负责人，并跟踪处理进度。具体步骤为：

①阅读文件内容，判断主办部门及协办部门。

②填写《文件分办单》，注明办理要求、时限及承办人。

③将文件及分办单一并转交承办人，并通过系统或邮件确认接收。

④每日检查分办单进度，对超期文件及时催办。

(3)发文审核：起草、审核、签发各类通知、报告等文件，确保格式规范、内容准确。操作要点包括：

①起草阶段：明确发文事由、依据、要求，语言精练，无错别字。

②审核阶段：由部门主管逐条校对，重点检查数据准确性、格式规范性。

③签发阶段：法定代表人或授权人签字、盖章，并标注签发日期。

(4)印发归档：经签发文件统一打印、盖章，并按类别归档保存，重要文件需双备份。具体流程为：

①文印室核对签发文件，按份数打印并加盖公章。

②发文后立即通知收文单位，并通过系统同步电子版。

③档案管理员将纸质版按年度、类别整理，录入电子目录。

④对重要文件（如年度报告、合同协议）进行双备份，分别存放在不同地点。

2.保密管理

(1)文件借阅：建立借阅登记制度，限制涉密文件外借，并全程监督使用情况。具体要求为：

①借阅人需填写《文件借阅申请表》，经部门主管批准后方可借阅。

②涉密文件不得带离办公场所，确需外带时需两人同行监督。

③借阅期限不超过3个工作日，逾期需重新申请。

(2)销毁程序：对过期或无保存价值的文件，由专人监督销毁，并记录销毁时间、数量。操作规范包括：

①销毁前填写《文件销毁清单》，列明文件名称、数量、销毁原因。

②使用碎纸机销毁纸质文件，确保无法还原。

③销毁人及监督人签字确认，并将清单归档保存3年。

（二）会议组织与管理

1.会议筹备

(1)会前通知：提前3天发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。通知内容需包含：

①会议主题（如“季度工作总结会”）。

②具体时间（年-月-日时:分）。

③参会人员名单（按部门或职务分类）。

④议题清单（如“预算审批”“设备采购”）。

⑤备注（如“请携带提案材料”）。

(2)物资准备：准备会议所需的签到表、席卡、投影仪、饮用水等。具体清单为：

①签到表（按参会人数准备，预留5%备用）。

②席卡（按参会人员姓名或职务制作）。

③技术设备（投影仪、话筒、音响、网络测试）。

④饮用水（每人1瓶，另备茶具）。

⑤其他（纸笔、笔记本、议程打印版）。

(3)场地布置：检查会议室设备，确保环境整洁、设施完好。具体检查项包括：

①灯光、空调、投影仪是否正常工作。

②桌椅摆放是否合理，座位编号是否清晰。

③会场卫生是否达标，禁止堆放杂物。

④紧急出口标识是否可见。

2.会议执行

(1)签到管理：安排专人负责签到，统计参会人数。操作方法为：

①设置签到台，放置签到表和笔。

②参会人员签字并领取席卡。

③统计实际参会人数，与通知名单对比，异常情况及时上报。

(2)议题记录：指定记录员全程记录会议内容，确保决议可追溯。记录要点包括：

①开场白：记录主持人宣布会议开始、说明会议目的。

②讨论环节：按议题顺序记录发言要点、决策事项。

③决议事项：用加粗或不同颜色标注最终决议，并注明责任部门、完成时限。

④结束语：记录主持人总结发言及后续安排。

(3)会后归档：整理会议纪要，分发给参会人员，并归档保存。具体流程为：

①24小时内完成会议纪要初稿，提交部门主管审核。

②审核通过后，通过邮件或系统分发给参会人员。

③将纸质纪要及电子版存入会议档案夹，标注会议名称及日期。

（三）后勤保障服务

1.日常事务

(1)档案管理：对学校各类档案进行分类整理，建立电子化索引系统。具体分类为：

①人员档案（含入职合同、培训记录）。

②资产档案（含设备台账、采购合同）。

③活动档案（含活动方案、照片记录）。

④档案索引：使用Excel或专业档案管理软件，按年度、类别建立电子检索表。

(2)资产登记：定期盘点办公设备、物资，更新资产台账。操作步骤为：

①每季度开展一次盘点，制定《资产盘点表》。

②实地核对设备（如电脑、打印机）的编号、使用部门、状态（正常/维修/报废）。

③对差异项（如丢失、损坏）调查原因并记录。

④更新电子台账，并打印纸质版存档。

(3)信件收发：每日整理部门信件、快递，及时分派至相关收件人。具体流程为：

①早上9点前接收当日信件、快递，按收件人分类。

②通过内部系统或公告栏发布收件通知。

③重要文件（如合同、快递单）需专人跟进签收。

④每日下班前清点未分发信件，确保无遗漏。

2.应急处理

(1)设备维修：建立设备报修流程，优先处理影响正常教学运行的故障。具体步骤为：

①教职工通过系统提交《设备维修申请》，注明故障现象、位置。

②综合办公室确认优先级，紧急情况（如投影仪损坏）需1个工作日内响应。

③维修完成后，申请人确认并反馈处理结果。

④定期汇总维修记录，分析高频故障设备（如打印机）。

(2)突发事件：遇水电中断、网络故障等，第一时间联系供应商协调解决。操作规范为：

①发现问题后，立即通过供应商合同联系负责人（如水电公司、网络服务商）。

②现场拍照取证，记录故障时间、影响范围。

③每小时更新处理进度，通过公告栏或邮件通知教职工。

④事件解决后，撰写《突发事件处理报告》，分析原因并预防措施。

（四）信息沟通协调

1.内部沟通

(1)通报发布：通过公告栏、企业微信等渠道发布学