人事档案归集制度

人事档案归集制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的归集工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，为公司的人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工人事档案的归集、整理、保管、查阅和转递等工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实反映员工的实际情况，严禁虚假信息。2.完整性原则：全面收集员工各类人事信息，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护员工人事档案信息安全，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案归集工作，保证档案质量。二、人事档案的内容（一）履历材料1.员工个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、毕业院校、专业、参加工作时间、现工作单位及职务等。2.员工履历表，记录其工作经历、任职情况等。（二）自传材料员工撰写的自传，反映个人成长经历、思想变化等。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、绩效考核表等。2.任职期满考核材料。3.各类专项考察材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件。2.培训结业证书、学习成绩单等。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。（五）政审材料1.入党、入团政审材料。2.出国（境）政审材料。（六）党团材料1.入党志愿书。2.入党申请书。3.转正申请书。4.思想汇报。5.团组织关系材料。（七）奖励材料1.各级各类奖励证书、表彰决定等。2.先进事迹材料。（八）处分材料1.违纪违规处分决定、通报批评等。2.受处分人员的检查、申诉材料等。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等。2.任免文件、职务变动登记表等。3.出国（境）审批表、护照复印件等。（十）其他可供组织参考的材料1.员工健康体检报告。2.员工职业资格证书复印件。3.员工发表的论文、著作等。三、人事档案的归集流程（一）新员工入职档案归集1.新员工入职时，人力资源部门应向其发放《员工人事档案材料清单》，告知其应提交的档案材料。2.新员工按照清单要求，准备好个人档案材料，包括身份证、学历学位证书、就业报到证、劳动合同等原件及复印件，以及其他相关材料。3.新员工将档案材料提交至人力资源部门，人力资源部门安排专人进行审核。审核内容包括材料的真实性、完整性、规范性等。4.审核通过后，人力资源部门将新员工档案材料进行整理、分类，装入人事档案袋，并在档案袋上标注员工姓名、部门、岗位等信息。5.将整理好的新员工人事档案移交至档案管理部门进行保管。（二）在职员工档案材料更新归集1.人力资源部门定期收集员工的各类档案材料，如年度考核登记表、工资变动审批表、职务任免文件等。2.员工所在部门负责及时将涉及员工的奖惩、培训、岗位变动等信息反馈给人力资源部门。3.人力资源部门对收集到的档案材料进行审核，确保材料真实、准确。4.审核通过后，将更新的档案材料及时归入员工人事档案，并对档案进行相应调整。（三）离职员工档案归集1.员工离职时，人力资源部门通知其办理档案转出手续。2.离职员工需提交离职证明、工作交接清单等材料。3.人力资源部门对离职员工档案进行清理，检查档案材料是否齐全、完整。4.如档案材料齐全，人力资源部门在档案袋上加盖“离职”章，并注明离职日期。5.将离职员工人事档案移交至档案管理部门，按照规定进行保管或转递。四、人事档案的整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照人事档案的内容，分为履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位培训专业技术职务材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国境材料等十大类。2.排序：每一类材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、姓名、类别、序号、题名、日期、页数等信息。4.装订：将每一类材料按照编目顺序进行装订，确保整齐、牢固。五、人事档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管要求1.档案管理部门应建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责。2.档案保管人员应定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.严格控制档案查阅人员的范围，防止档案丢失、损坏或泄露。（三）档案信息化管理1.公司应建立人事档案信息化管理系统，将员工人事档案信息录入系统，实现档案信息的电子化存储和查询。2.档案信息化管理系统应具备数据备份、安全防护等功能，确保档案信息的安全。六、人事档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅人事档案，需填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，报档案管理部门备案。2.查阅人事档案的人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.涉及员工个人隐私的档案材料，未经员工本人同意，不得查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅范围、查阅时间等信息。2.所在部门负责人对申请表进行审批，签署意见。3.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门审核通过后，安排专人陪同查阅。4.查阅人员在指定地点查阅档案，查阅完毕后，将档案归还档案管理部门，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅记录档案管理部门应建立人事档案查阅记录，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅事由、查阅范围等信息。查阅记录应妥善保管，以备查询。七、人事档案的转递（一）转递条件1.员工因工作调动、辞职、退休等原因需要转递人事档案的。2.按照国家有关规定，需要将人事档案转至其他单位或部门的。（二）转递流程1.人力资源部门根据员工转递人事档案的申请，开具《人事档案转递通知单》。2.将《人事档案转递通知单》及员工人事档案一并密封，加盖密封章。3.通过机要交通、专人送取或邮政特快专递等方式将人事档案转至接收单位。4.接收单位收到人事档案后，应在《人事档案转递回执》上签字盖章，并及时将回执寄回公司档案管理部