档案接收归档制度

档案接收归档制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司/组织的各项工作提供有力支持，特制定本档案接收归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全完整。4.及时性原则：档案形成后应及时进行整理、归档，确保档案信息的时效性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案接收（一）接收范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的文件、资料、图表、数据、声像等不同载体的材料，包括但不限于以下几类：行政管理类：公司/组织的各类公文、会议纪要、工作计划、总结、规章制度、人事档案等。业务管理类：项目文件、合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告、市场调研报告等。技术研发类：科研项目文档、技术方案、设计图纸、实验数据、专利文件等。企业文化类：公司/组织的宣传资料、活动记录、荣誉证书、员工作品等。2.外部单位发送给公司/组织的与工作相关的文件、函件、资料等。（二）接收要求1.各部门应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确接收。2.档案移交人员应按照档案分类目录，对档案进行初步整理，确保档案资料齐全、完整，编号清晰，装订整齐。3.移交的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案内容。4.对于电子档案，应确保其格式规范、存储介质完好，并按照规定进行命名和分类，同时提供相应的元数据信息。（三）接收流程1.档案移交人员填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、日期、来源等信息，并签字确认。2.将填写好的《档案移交清单》及档案一并提交至公司/组织档案管理部门。3.档案管理部门接收人员对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与移交人员沟通，要求其补充或更正。4.核对无误后，档案管理部门接收人员在《档案移交清单》上签字确认，并将档案妥善保管。三、档案分类（一）分类原则根据公司/组织档案的形成特点和管理需要，采用年度机构保管期限分类法进行分类。（二）具体分类1.行政管理类年度：按照档案形成的年度进行划分。机构：根据公司/组织内部的部门设置进行分类。保管期限：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。2.业务管理类年度：按年度归类。业务类别：根据不同的业务领域进行细分，如项目管理、合同管理、财务管理等。保管期限：根据业务档案的重要程度和保存价值确定保管期限，一般分为永久、长期、短期。3.技术研发类年度：以年度为界。项目名称：按照具体的科研项目或技术研发项目进行分类。保管期限：依据项目的性质和重要性，分为永久、长期、短期。4.企业文化类年度：按年份整理。文化活动类别：如宣传活动、文体活动、企业文化建设等。保管期限：根据活动的影响力和保存价值，确定为永久、长期或短期。四、档案整理（一）整理要求1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.对档案进行系统排列和编目，编制档案目录、索引等检索工具，提高档案查找效率。3.去除档案中的金属物，对破损或褪色的档案进行修复和复制，确保档案的质量。4.电子档案应进行规范化整理，建立电子档案数据库，实现电子档案的有效管理和利用。（二）整理方法1.纸质档案按照分类方案，对档案进行分类排列。编写页码，在每一页档案的右上角或右下角编写连续的页码。编制卷内目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。装订成册，采用线装或胶装的方式，确保档案牢固、整齐。填写卷皮，包括案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等信息。2.电子档案按照电子档案分类方案，建立文件夹结构，对电子档案进行分类存储。对电子档案进行命名，命名规则应简洁明了，体现档案的主题和日期等关键信息。建立电子档案元数据，记录档案的基本信息、背景信息、保管期限等，便于检索和利用。定期对电子档案进行备份，采用异地备份等方式，确保电子档案的安全性。五、档案归档（一）归档时间1.各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕并移交至档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[规定时间]内及时归档。（二）归档方式1.纸质档案：以纸质形式移交至档案管理部门，按照档案库房的存储要求进行上架存放。2.电子档案：通过网络传输、移动存储设备等方式移交至档案管理部门的电子档案服务器，并进行备份存储。（三）归档手续1.档案管理部门接收归档档案时，应与移交部门办理交接手续，双方在《档案交接清单》上签字确认。2.《档案交接清单》应一式两份，双方各执一份，作为档案移交的凭证。六、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案保管期限1.档案保管期限根据国家有关规定和公司/组织实际情况确定，分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、法规性文件、年度财务报告、人事档案等。3.长期保管的档案一般为10年以上，如重要的业务合同、项目文件、技术资料等。4.短期保管的档案为10年以下，如一般性的文件、资料等。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案进行审查。2.经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁清单》，报公司/组织领导审批。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁过程的安全、彻底。4.销毁档案时，应邀请相关部门人员进行监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅人员应经公司/组织保密管理部门批准，并严格遵守保密规定。3.外部单位查阅公司/组织档案，应提前提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员持审批后的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅登记手续。2.档案管理部门工作人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.需要复印或摘录档案内容的，查阅人员应填写《档案复印/摘录申请表》，经档案管理部门负责人审批后，按照规定进行复印或摘录。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司/组织利益和他人合法权益。2.利用档案形成的资料，如需对外提供或