档案追究制度

档案追究制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，维护公司/组织的合法权益，特制定本档案追究制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：明确档案管理各环节的责任主体，做到责任清晰、追究有据。3.客观公正原则：以事实为依据，客观公正地认定责任，实施追究。4.预防为主原则：通过制度建设和管理措施，预防档案管理问题的发生，减少损失。二、档案管理职责与分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度、流程和标准。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对档案管理工作进行监督、检查和指导，及时发现并纠正问题。4.负责档案信息化建设，确保档案信息的安全存储和有效利用。5.参与档案相关责任事故的调查和处理，提出处理建议。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门档案移交至档案管理部门统一保管。3.配合档案管理部门开展档案清查、盘点等工作，提供必要的支持和协助。4.对本部门因工作需要查阅、借阅档案的行为进行管理和监督。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的具体操作，包括收集、整理、编目、上架、保管、检索、利用等工作。3.对档案的完整性、准确性和安全性负责，及时发现并报告档案管理中存在的问题。4.协助开展档案信息化工作，确保档案信息录入准确、及时。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的范围、内容和标准，确保档案资料全面、准确地反映业务活动。2.档案收集应遵循及时、完整的原则，在业务活动结束后规定时间内完成收集工作。3.对于重要业务档案，应实行专人负责收集，确保档案质量。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行分类整理。2.整理过程中要确保档案资料的真实性、完整性，剔除重复、无效的文件。3.对档案进行编目，编制目录索引，便于查找和利用。（三）责任追究1.若因部门或个人原因未按要求及时、完整地收集档案资料，导致档案缺失或不完整，对相关责任人予以警告，并责令限期补齐档案。2.如在档案整理过程中发现故意篡改、伪造档案内容，或因整理不当造成档案损坏、丢失的，视情节轻重给予责任人相应的纪律处分，直至解除劳动合同，并要求其承担相应的经济赔偿责任。四、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的档案应定期移交至档案管理部门进行统一归档。2.档案管理部门接收档案时，应进行认真核对，确保档案的准确性和完整性。3.对归档的档案进行编号、装盒，并填写档案移交清单，双方签字确认。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持适宜的温度、湿度，确保档案安全存储。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质和存储方式，防止数据丢失。（三）保管责任1.档案管理人员负责档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、盘点，确保档案保管状况良好。2.若因保管不善导致档案损坏、丢失，档案管理人员应承担相应责任，根据情节给予批评教育、经济处罚或纪律处分。3.如因不可抗力等特殊原因造成档案损失，应及时采取补救措施，并向上级报告。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限。2.查阅申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理人员应在指定地点提供查阅服务，并对查阅过程进行监督，确保档案安全。（二）借阅程序1.外单位人员因特殊原因需要借阅公司/组织档案，必须经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议。2.借阅申请表应详细注明借阅档案名称、数量、用途、归还时间等信息。3.借阅期限一般不超过规定天数，如需延期，应提前办理续借手续。（三）责任追究1.查阅、借阅人员应严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容。2.若发现查阅、借阅人员违反规定，造成档案损坏、丢失或泄露机密，视情节轻重给予相应的纪律处分和经济赔偿，并依法追究法律责任。3.档案管理人员未按规定履行查阅、借阅手续，或对查阅、借阅过程监管不力，导致档案管理出现问题的，对档案管理人员进行批评教育，情节严重的给予纪律处分。六、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.档案信息化管理系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息安全。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时、准确地将纸质档案信息录入信息化管理系统，确保数据与纸质档案一致。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和准确性。（三）安全保障1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.对档案信息进行加密处理，防止数据泄露。3.制定数据备份策略，定期进行数据备份，并异地存储，确保数据安全。（四）责任追究1.因档案管理人员操作失误或管理不善，导致档案信息化管理系统数据错误、丢失或泄露的，给予责任人警告、罚款等处罚，情节严重的予以辞退。2.如因违反信息安全规定，导致档案信息化管理系统遭受网络攻击或数据破坏，对相关责任人依法追究法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿责任和公司/组织声誉损失。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。2.档案鉴定应遵循国家有关规定和公司/组织档案管理制度，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，防止档案流失。（三）责任追究1.未经批准擅自销毁档案，或在销毁过程中未严格执行监销程序，导致档案未被彻底销毁的，对相关责任人给予纪律处分，造成严重后果的依法追究法律责任。2.若因档案鉴定不准确，导致不应销毁的档案被销毁，对档案鉴定人员进行批评教育，造成损失的要求其承担相应的赔偿责任。八、监督与检查（一）内部监督机制1.建立档案管理内部监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应定期开展自查自纠工作，及时发现并整改存在的问题。3.公司/组织内部审计部门应对档案管理工作进行不定期审计，重点检查档案管理制度执行情况、档案质量和安全等方面。（二）外部监督检查1.积极配合国家有关部门、行业协会等对公司/组织档案管理工作的监督检查。2.对于外部监督检查提出的问题，应认真整改，并及时反馈整改情况。（三）责任追究1.对在监督检查中发现的档案管理问题，应及时查明原因，确定责任主体。2.根据问题的严重程度，对责任部门和责任人给予相应的处罚，包括责令整改、警告、罚款、纪律处分等。