煤矿应急档案制度

煤矿应急档案制度一、总则（一）目的为加强煤矿应急管理工作，规范应急档案管理，提高应对各类突发事件的能力，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿在应急管理活动中形成的各类档案的管理，包括应急管理工作中涉及的文件、资料、记录、图表、预案等。（三）基本原则1.真实性原则：应急档案应如实反映应急管理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集应急管理活动中产生的各类文件和资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对应急档案进行整理、分类、编号和存储，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对应急档案中涉及的敏感信息和机密内容，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。（四）管理职责1.应急管理部门负责制定和完善应急档案管理制度，并组织实施。指导和监督各部门对应急档案的收集、整理、归档工作。负责应急档案的集中保管和日常维护，确保档案的安全和完整。定期对应急档案进行整理和鉴定，按照规定进行销毁和移交。2.各部门负责本部门应急管理活动中产生的文件和资料的收集、整理，并及时移交应急管理部门归档。配合应急管理部门做好应急档案的管理工作，提供必要的协助和支持。二、应急档案的分类与编号（一）分类1.应急预案类：包括综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案等。2.应急管理文件类：如应急管理工作的通知、规定、办法等。3.应急演练记录类：演练计划、演练方案、演练总结、演练评估报告等。4.应急物资与装备管理类：物资清单、采购合同、维护记录、使用记录等。5.应急培训记录类：培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩等。6.应急事件处理记录类：事件报告、调查处理报告、救援记录、恢复重建记录等。7.应急资源信息类：应急救援队伍信息、专家信息、避难场所信息、应急物资储备点信息等。（二）编号1.应急档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式。2.年份：用四位数字表示档案形成的年份。3.类别代码：根据应急档案的分类，对应不同的类别代码，如“JY应急预案类”、“WL应急管理文件类”等。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，2023年形成的第5份应急预案，编号为“2023JY005”。三、应急档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责应急档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对应急管理活动中形成的各类文件、资料、记录等，应在活动结束后及时收集，不得遗漏。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或销毁。（二）整理要求1.应急管理部门应按照分类标准，对收集到的应急档案进行整理。2.每份档案应按照文件的形成时间、内容重要性等进行排序，确保档案排列有序。3.对档案中的文件资料进行编号、编目，编制目录清单，便于查找和管理。4.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，保证档案的可读性。四、应急档案的归档与保管（一）归档1.各部门收集整理好的应急档案，应定期移交应急管理部门归档。2.应急管理部门在接收档案时，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.对归档的应急档案，应建立档案台账，详细记录档案的编号、名称、类别、归档时间、保管期限等信息。（二）保管1.应急档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案盒、温湿度计设备等。设备应定期维护，确保正常运行。3.应急档案应按照保管期限进行分类存放，便于查找和管理。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及煤矿重大决策、重要事件、关键技术等具有长期保存价值的档案。长期保管的档案：保存期限为10年以上的档案，如重要的应急管理文件、应急预案等。短期保管的档案：保存期限为110年的档案，如一般性的应急演练记录、应急事件处理记录等。五、应急档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本煤矿内部人员查阅应急档案，应填写《应急档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，方可到应急管理部门查阅。2.涉及煤矿机密信息的应急档案，查阅人应经煤矿分管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。3.外部单位查阅应急档案，须持有单位介绍信，经煤矿主要领导批准后，由应急管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅登记1.应急管理部门应对档案查阅情况进行详细登记，记录查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅人不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏档案内容。如需复印或摘录档案内容，应经应急管理部门负责人同意，并注明出处。（三）利用1.应急档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.利用应急档案形成的资料，如报告、总结等，应注明档案来源，并按照档案管理规定进行保存。六、应急档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.应急管理部门应定期对应急档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应由应急管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、重要程度、历史价值等因素进行综合评估。3.对鉴定后确定已无保存价值的档案，应编制《应急档案销毁清单》。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的应急档案，应报煤矿主要领导批准后，按照规定进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人应在销毁清单上签字确认。3.销毁清单应作为档案管理的重要资料，与其他档案资料一同保存。七、应急档案的信息化管理（一）建立应急档案数据库1.利用信息技术手段，建立应急档案数据库，将应急档案的电子文件和相关信息录入数据库，实现档案的信息化管理。2.数据库应具备档案录入、查询、统计、备份等功能，方便档案管理人员进行操作和管理。（二）电子档案管理1.对应急档案的电子文件，应按照档案管理的要求进行分类、编号、存储，并