工会档案信息制度

工会档案信息制度一、总则（一）目的本制度旨在规范工会档案信息的管理，确保档案信息的完整性、准确性、安全性和可利用性，为工会工作的开展提供有力支持，维护工会组织和会员的合法权益。（二）适用范围本制度适用于本工会组织及其所属各部门、各基层工会。（三）基本原则1.真实性原则：档案信息应如实反映工会工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理工会工作中形成的各类档案信息，保证档案资料的齐全完整。3.安全性原则：采取有效措施，确保档案信息的安全，防止信息泄露、损毁和丢失。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，实现规范化、标准化管理。5.服务性原则：充分发挥档案信息的作用，为工会决策、工作指导、会员服务等提供优质高效的信息服务。二、档案信息管理职责（一）工会委员会职责1.领导和监督工会档案信息管理工作，将档案管理工作纳入工会整体工作计划。2.审定档案信息管理工作制度、工作计划和重要档案资料。3.协调解决档案信息管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善工会档案信息管理制度、工作流程和操作规范。2.组织开展档案信息的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对档案信息进行分类、编号、编目、装订等加工处理，建立健全档案信息检索体系。4.负责档案信息管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案信息安全存储。5.组织开展档案信息管理人员的业务培训，提高其业务素质和工作能力。6.定期对档案信息管理工作进行总结、分析和评估，向工会委员会报告工作情况。（三）各部门及基层工会职责1.负责本部门、本基层工会档案信息的收集、整理和初步归档工作，并定期移交至档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案信息的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案信息管理制度，确保本部门、本基层工会档案信息的安全。（四）档案信息管理人员职责1.认真履行档案信息管理岗位职责，严格遵守档案管理工作制度和操作规程。2.负责档案信息资料的日常收集、整理、登记、保管等工作，确保档案资料的完整和安全。3.积极开展档案信息的编研工作，为工会工作提供有价值的参考资料。4.热情接待档案查阅利用人员，及时、准确地提供所需档案信息，做好查阅利用登记工作。5.定期对档案信息进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施加以解决。三、档案信息的收集与整理（一）收集范围1.工会组织建设方面的文件、资料，包括工会成立、换届选举、机构设置、人员编制等相关材料。2.会员管理方面的档案，如会员登记表、会员证发放记录、会员会费缴纳情况等。3.工会会议记录，包括会员大会、工会委员会会议、常委会会议、工作会议等的会议纪要、决议等。4.工会工作计划与总结，包括年度工作计划、季度工作计划、专项工作计划以及相应的工作总结。5.工会活动档案，如各类文体活动、劳动竞赛、技能培训、维权活动等的策划方案、活动记录、照片、视频等资料。6.职工权益维护档案，涉及劳动争议调解、职工信访、困难职工帮扶等方面的文件、记录、报表等。7.财务管理档案，包括工会经费收支预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。8.对外交流与合作档案，如与上级工会、其他单位工会的往来文件、合作协议、交流活动资料等。9.其他与工会工作相关的具有保存价值的文件、资料、实物等。（二）收集要求1.各部门及基层工会应指定专人负责档案信息的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案信息应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.在工作活动结束后，承办部门应及时将相关档案资料整理齐全，移交至档案管理部门。（三）整理方法1.分类：按照档案信息的内容和性质，分为组织建设类、会员管理类、会议记录类、工作计划与总结类、活动档案类、职工权益维护类、财务管理类、对外交流与合作类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等项目，以便快速检索档案信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案信息的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对收集整理好的档案信息进行归档，确保档案资料及时归入相应的档案类别和保管期限。2.归档的档案应编制归档目录，注明档案名称、编号、日期、份数等信息，并与档案实体一一对应。3.归档的档案应按照年度、类别、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：涉及工会组织建设、重大活动、重要决策、职工权益维护等具有长远历史价值和重要凭证作用的档案资料。2.定期保管：30年保管：一般的工作计划、总结、会议记录、活动档案等，在一定时期内具有查考利用价值的档案资料。10年保管：临时性的、短期有效的文件、资料等。（三）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。同时，定期对电子档案进行检查和维护更新，防止数据丢失或损坏。3.实物档案保管：对具有保存价值的实物档案，如奖杯奖牌、证书、纪念品等，应进行妥善保管。可设立专门的实物陈列室或专柜，对实物档案进行分类展示和存放，并做好登记和标识。（四）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放有序、无丢失损坏等情况。3.按照规定的保管期限和保管要求，对档案进行妥善保管，及时处理到期档案。4.做好档案库房的温湿度记录、安全检查记录等工作，发现问题及时报告并采取措施解决。五、档案信息的查阅与利用（一）查阅权限1.工会内部人员查阅档案信息，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及工会重要机密或敏感信息的档案，需经工会委员会批准后方可查阅。3.外部单位或个人查阅工会档案信息，应持有单位介绍信或相关证明文件，说明查阅理由和范围，经工会委员会批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合查阅条件的，予以登记，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人员在指定地点查阅档案，查阅过程中应爱护档案资料，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复制手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（三）利用服务1.档案管理部门应积极主动地为工会工作提供档案信息利用服务，根据工作需要，及时、准确地提供相关档案资料。2.定期对档案信息进行分析研究，整理编研出有价值的参考资料，为工会决策、工作指导、会员服务等提供支持。3.利用档案信息开展宣传教育活动，展示工会工作成果，传承工会历史文化。六、档案信息的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由工会委员会成员、档案管理人员及相关业务人员组成。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值和保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》并报工会委员会批准。（二）销毁程序1.经工会委员会批准后，档案管理部门按照《档案销毁清册》所列内容，组织实施档案销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全，并在销毁清册上签字确认。3.销毁完毕后，销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息管理的信息化建设（一）建设目标逐步建立完善的工会档案信息管理信息化系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、自动化管理和智能化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）主要任务1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案副本，实现档案信息的数字化存储。2.系统建设：开发或选用适合工会档案管理工作的信息化管理系统，涵盖档案收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等各个环节，实现档案管理工作的信息化流程化。3.数据安全管理：建立健全档案信息管理信息化系统的数据安全防护体系，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术手段，确保档案信息数据的安全。（三）实施步骤1.规划阶段：制定工会档案信息管理信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.试点阶段：选择部分档案管理工作基础较好的部门或基层工会进行信息化建设试点，积累经验，发现问题，及时调整完善建设方案。3.推广阶段：在试点成功的基础上，逐步在全工会范围内推广应用档案信息管理信息化系统，实现档案管理工作的全面信息化。（四）人员培训加强对档案管理人员及相关工作人员的信息化技能培训，使其熟悉档案信息管理信息化系统的操作使用，提高信息化管理水平。八、监督与检查（一）监督机制1.工会委员会负责对档案信息管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.设立档案信息管理工作监督小组，定期对档案管理部门及各部门、各基层工会的档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等环节的操作规范执行情况。2.档案信息的完整性、准确性和安全性，检查档案资料是否齐全完整、内容是否真实准确、存储保管是否安全可靠。3.档案管理设施设备的配备和使用情况，检查档案库房、装具、信息化设备等是否满足档案管理工作需要，是否正常运行。4.档案信息管理人员的业务工作情况，包括工作态度、业务能力、工作质量等方面。（三）问题整