县委档案规章制度

县委档案规章制度一、总则（一）目的为加强县委档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在县委工作中的凭证和参考作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于县委机关各部门、各直属单位以及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：县委档案工作实行集中统一管理，由县委办公室档案管理部门负责全县档案的统筹协调和指导工作，确保档案管理的标准化、规范化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映县委各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集县委工作中形成的各类档案，保证档案资料的齐全完整，避免遗漏重要文件和信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及党和国家机密的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为县委各项工作提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）县委办公室档案管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定县委档案工作规章制度并组织实施。2.负责县委机关各部门、各直属单位档案工作的监督、指导和检查，定期开展档案工作考核评估。3.集中统一管理县委机关形成的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等，确保档案的安全保管和有效利用。4.负责档案的收集、整理、鉴定、编目、数字化等基础工作，建立健全档案检索体系，提高档案管理信息化水平。5.组织开展档案编研工作，开发档案信息资源，为县委决策提供参考依据，同时做好档案宣传和利用服务工作。6.负责档案管理人员的业务培训和继续教育，提高档案队伍整体素质。（二）各部门、各直属单位档案工作机构1.设立档案工作领导小组，明确分管领导和专（兼）职档案管理人员，负责本部门、本单位档案工作的组织领导和具体实施。2.贯彻执行县委档案工作规章制度，制定本部门、本单位档案工作实施细则，确保档案工作与业务工作同步开展。3.负责收集、整理、保管本部门、本单位在工作中形成的各类档案，定期向县委办公室档案管理部门移交应归档的档案资料。4.积极配合县委办公室档案管理部门开展档案业务培训、考核评估等工作，不断提高本部门、本单位档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.档案管理部门工作人员职责认真履行岗位职责，严格遵守档案管理工作纪律和各项规章制度。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、上架、借阅登记、归还检查等，确保档案的安全和完整。熟练掌握档案管理业务知识和技能，积极参与档案信息化建设，提高档案管理工作效率和质量。负责档案编研工作，根据县委工作需要，编写档案参考资料、大事记等，为领导决策提供服务。做好档案利用服务工作，热情接待查阅档案人员，及时准确提供所需档案资料，并做好利用效果跟踪反馈。定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决，确保档案账实相符。2.部门、直属单位档案管理人员职责负责本部门、本单位档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案资料的齐全完整和规范有序。按照规定的时间和要求，将应归档的档案资料移交县委办公室档案管理部门，并办理交接手续。协助本部门、本单位做好档案的查阅利用工作，严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和归还工作。负责本部门、本单位档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，发现问题及时报告并采取措施保护档案安全。积极参加县委办公室档案管理部门组织的业务培训和会议，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委及有关部门下发的与县委工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.县委召开的各类会议文件、记录、纪要、决议等，包括县委全会、常委会、书记办公会等重要会议材料。3.县委领导同志在各类会议上的讲话、报告、批示、信件等。4.县委机关各部门形成的工作计划、总结、报告、统计报表、调研材料、业务文件等。5.县委直属单位在工作中产生的各类文件、资料、报表、合同、协议等。6.反映县委工作重大活动、重要事件的照片、录音、录像、实物等声像档案和实物档案。7.县委干部任免、调配、考核、奖惩等人事档案材料。8.县委财务收支、预决算、审计等财务档案材料。9.其他具有保存价值的文件、资料和信息。（二）收集要求1.各部门、各直属单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门、本单位在工作中形成的各类档案资料，确保档案收集的完整性和及时性。不得以任何理由拒绝归档或拖延归档时间。2.档案收集过程中，要注意收集文件的定稿、正本、附件、领导批示、处理结果等相关材料，保证档案内容的全面性。对于重要文件和资料，应收集多份备份，以防原件损坏或丢失。3.对电子文件的收集，要确保其原始性、真实性和完整性。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，并与相应的纸质文件建立关联，实现电子档案与纸质档案的同步归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准应统一、规范，保持前后一致，不得随意变更。3.整理后的档案应达到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐的要求。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度机构保管期限的分类方法进行整理。首先将档案按年度分开，然后在每个年度内按机构分类，最后根据保管期限将档案分为永久、长期（30年）、短期（10年）三类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录、备考表等，装入档案盒，并在档案盒上标明年度、机构、保管期限、起止件号等信息。2.科技档案整理按照项目分类，一个项目的档案集中整理在一起。对项目文件进行编号、编目，建立项目档案目录，包括项目立项文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等，确保科技档案的系统性和完整性。3.人事档案整理按照干部人事档案管理规定，对档案材料进行分类整理，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等十大类。对每份档案材料进行编号、编目，装入档案袋，并在档案袋上标明姓名、档案号、材料类别等信息。4.财务档案整理按照会计年度和档案类别进行整理，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务资料等。对会计凭证进行装订成册，填写凭证封面、封底等信息；对会计账簿、财务报告等进行分类整理，编制目录，确保财务档案资料的规范有序。5.声像档案整理按照内容分类，如重大活动、重要会议、领导视察等，然后按时间顺序排列。对每张照片、每段录音、录像进行编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并配以文字说明，装入档案盒保存。6.实物档案整理对收集到的实物档案进行分类登记，如奖牌、奖杯、证书、锦旗等。每件实物应附简要文字说明，包括获得时间、颁发单位、事由等，然后装入专门的实物档案盒或展示柜保存。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放区域。2.库房面积应根据档案数量和未来发展需求合理确定，保证档案有足够的存放空间。库房内应设置档案架（柜）、温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备等必要的设施。3.档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐有序，便于档案的存放和查找。档案架（柜）应标注清晰的标识，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（二）档案保管条件1.严格控制库房温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。定期对库房温湿度进行监测和记录，采取有效措施进行调节控制。2.做好库房的清洁卫生工作，定期打扫库房地面、货架，清除灰尘和杂物。保持库房内空气流通，防止霉菌滋生。3.对档案进行定期检查和清点，每年至少全面检查一次，重点检查档案的保管状况、有无破损、霉变、虫蛀等现象。发现问题及时采取措施进行处理，并做好记录。4.加强档案库房的安全管理，安装防盗门窗、监控设备、报警装置等安全设施，确保库房安全。严格执行库房出入制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映县委主要职能活动和基本历史面貌的，对县委工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括县委重要会议文件、重大决策、重要法规性文件、干部任免文件、财务决算等档案。2.长期保管：凡是反映县委一般工作活动，在较长时间内对县委工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为30年。主要包括县委一般性会议文件、工作计划、总结、统计报表等档案。3.短期保管：凡是在较短时间内对县委工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为10年。主要包括县委临时性工作文件、一般性业务文件等档案。（四）档案的数字化管理1.积极推进档案数字化工作，按照国家有关标准和规范，对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合存储要求。扫描后的电子文件应进行格式转换、图像处理、数据挂接等工作，确保电子档案与纸质档案内容一致、相互对应。3.加强电子档案的安全管理，建立电子档案备份制度，定期对电子档案数据进行备份存储，防止数据丢失。同时，采取加密、防火墙、防病毒等安全措施，保障电子档案信息安全。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和县委档案工作规章制度，确保档案利用工作合法合规。2.保密安全原则：在档案利用过程中，严格执行保密制度，防止档案信息泄露。同时，确保档案实体安全，避免档案在利用过程中受到损坏。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案检索效率，为利用者提供便捷、高效的服务。（二）利用范围1.县委机关各部门、各直属单位因工作需要查阅本部门、本单位形成的档案。2.县委领导同志因工作需要查阅相关档案资料。3.其他单位或个人因工作需要，按照规定程序查阅县委档案，但必须经过县委办公室档案管理部门批准，并办理相关手续。（三）利用手续1.县委机关各部门、各直属单位查阅本部门、本单位档案，应填写档案查阅申请表，经本部门、本单位负责人签字同意后，到县委办公室档案管理部门办理查阅登记手续。2.县委领导同志查阅档案，可直接向县委办公室档案管理部门提出申请，由档案管理部门安排专人提供服务。3.其他单位或个人查阅县委档案，应提前向县委办公室档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、内容、范围等，并加盖单位公章。经县委办公室档案管理部门审核批准后，办理查阅登记手续。查阅申请函应留存档案管理部门备案。4.查阅档案时，利用者应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定范围内进行。（四）利用效果跟踪1.档案管理部门应建立档案利用效果跟踪反馈机制，对档案利用情况进行记录和统计分析。2.在档案利用结束后，及时向利用者了解档案利用效果，收集利用者对档案管理工作的意见和建议。3.根据利用效果跟踪反馈情况，总结经验教训，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量和水平。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和县委档案工作规章制度为依据，结合县委工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，从档案的内容、来源、时间跨度、保存价值等方面进行全面评估，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由县委办公室档案管理部门负责人、相关业务人员以及档案领域专家组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对到期档案进行一次集中鉴定，根据档案保管期限划分标准，确定档案是否仍具有保存价值。2.随时鉴定：在日常档案管理工作中，对发现的已失去保存价值的档案及时进行鉴定处理。3.重点鉴定：对涉及县委重大决策、重要事件、关键人物等档案进行重点鉴定，确保这些档案的完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出档案的题名、