电力企业档案制度

电力企业档案制度一、总则（一）目的为加强电力企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在企业生产、经营、管理和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本电力企业及所属各部门、各单位。（三）档案定义本制度所称档案，是指电力企业在各项活动中直接形成的对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则。企业档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实性原则。档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理企业在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为企业各项工作提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，负责统筹企业档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施企业档案管理制度。2.负责企业各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全企业档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为企业提供档案利用服务。5.指导、监督和检查所属各部门、各单位的档案工作。（二）各部门、各单位档案管理人员职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门开展档案利用工作，提供所需的档案资料和相关信息。4.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，不断提高本部门、本单位的档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括企业制定的各项规章制度、会议文件、工作计划与总结、人事档案、印章管理记录等。2.生产技术类档案：涵盖电力工程设计图纸、设备技术资料、运行维护记录、检修报告、技术改造方案等。3.经营管理类档案：如财务报表、合同协议、市场营销资料、物资采购档案等。4.基本建设类档案：包括工程项目立项文件、可行性研究报告、施工图纸、竣工验收文件等。5.科研项目类档案：涉及科研项目立项申报材料、研究过程记录、成果鉴定文件等。6.声像类档案：如企业重大活动照片、视频资料、录音文件等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案形成后及时收集，不得积压或散失。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、签署齐全，符合档案整理要求。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。3.采用纸质档案与电子档案同步整理的方式，确保两者内容一致。4.对档案进行编号、编目，编制检索工具，便于查找和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.行政管理类档案应在次年上半年完成归档。2.生产技术类档案应在项目结束或设备检修完成后及时归档。3.经营管理类档案应在业务活动结束后一个月内归档。4.基本建设类档案应在工程项目竣工验收后三个月内归档。5.科研项目类档案应在项目鉴定或验收后两个月内归档。6.声像类档案应在活动结束后及时整理归档。（二）归档程序1.各部门、各单位档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案质量。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、年度及保管期限等信息。3.将档案移交至档案管理部门，双方办理交接手续。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。3.对纸质档案应进行分类存放，标识清晰；对电子档案应进行备份存储，定期检查维护。4.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，做到账物相符。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和企业实际情况，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专家组成。（三）鉴定方法1.依据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，综合评估档案的保存价值。2.对超过保管期限的档案进行重点鉴定，确定是否仍需保存。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、年度、保管期限等信息。2.经企业主管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁清册存档。六、档案的利用与统计（一）利用范围1.为企业内部各项工作提供决策依据、参考资料和历史凭证。2.满足企业对外宣传、合作交流等方面的档案信息需求。（二）利用方式1.查阅：企业内部人员根据工作需要，可到档案管理部门查阅档案。2.借阅：确需将档案借出使用的，应办理借阅手续，注明借阅期限、用途等，并按时归还。3.复制：根据利用者需求，可为其提供档案复印件，但应注明出处并加盖档案管理部门印章。（三）利用要求1.利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案时，应在规定的地点进行，不得将档案带出指定场所。3.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准。（四）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和企业领导报送，为企业档案管理决策提供数据支持。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立涵盖企业各类档案信息的数字化管理平台，实现档案的在线检索、利用和共享。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.数据录入：将档案目录及相关信息录入系统，建立准确的数据库。3.挂接存储：将扫描图像与对应的电子目录进行挂接，存储于档案管理信息系统中。（三）系统功能1.档案录入与编辑：实现档案信息的快速录入、修改和删除。2.检索查询：通过多种检索方式，如关键词、年度、保管期限等，快速定位所需档案。3.借阅管理：记录档案借阅情况，设置借阅权限和提醒功能。4.统计分析：生成各类档案统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，保障档案信息安全。（四）数据备份与维护1.定期对档案管理信息系统数据进行备份，备份数据应存储于不同介质，并异地存放。2.加强系统维护，及时更新软件版本，确保系统正常运行。八、档案保密管理（一）保密措施1.对涉及企业机密的档案，应严格限制接触范围，实行专人专管。2.在档案库房、办公场所等设置保密标识，加强安全防范。3.对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任。（二