查阅档案保密制度

查阅档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，特制定本查阅档案保密制度。本制度适用于公司内部各部门及全体员工，以及因工作需要查阅公司档案的外部人员。（二）适用范围本制度适用于公司所有档案的查阅管理，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等各类载体形式的档案资料。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业相关标准，确保档案查阅工作合法合规进行。2.保密原则：对档案内容严格保密，防止信息泄露，维护公司的商业秘密和其他敏感信息安全。3.审批原则：所有档案查阅必须经过严格的审批流程，确保查阅行为符合规定且必要。4.登记原则：对每一次档案查阅进行详细登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息，以便追溯和管理。二、档案查阅申请与审批（一）内部人员查阅申请与审批1.公司内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅档案名称及范围、预计查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字，确认查阅目的合理且必要后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容进行初步审查，对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需报公司分管领导审批。4.经审批通过的申请，档案管理部门为查阅人开具《档案查阅授权书》，明确查阅范围、查阅期限等具体要求。（二）外部人员查阅申请与审批1.因业务合作、审计、法律事务等原因，外部机构或人员需要查阅公司档案时，需由公司相关业务部门提出申请，并填写《外部人员档案查阅申请表》。2.申请表应详细说明外部查阅人员的身份、查阅目的、查阅档案名称及范围、预计查阅时间等信息，并附上外部查阅人员的身份证明文件及相关授权文件（如合作协议、审计通知书、法律文书等）。3.业务部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门进行严格审查，并报公司分管领导审批。如涉及重大事项或敏感信息，还需经公司总经理批准。4.审批通过后，档案管理部门与外部查阅人员签订《档案查阅保密协议》，明确双方的权利义务及保密责任。同时，为外部查阅人员开具《档案查阅授权书》，并安排专人陪同查阅。三、档案查阅流程（一）查阅准备1.查阅人凭《档案查阅授权书》到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据授权书内容，准备好相应的档案资料，并引导查阅人到指定的查阅场所。2.查阅场所应具备必要的安全保密条件，如独立的房间、监控设备等，以确保档案查阅过程的安全与保密。（二）查阅过程管理1.查阅人只能在授权范围内查阅档案资料，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄或复制部分档案内容，应提前向档案管理部门提出申请，并经审批同意。2.档案管理人员应全程陪同查阅人，对查阅过程进行监督，确保查阅人遵守查阅规定。如发现查阅人有违规行为，应立即制止，并收回已查阅的档案资料。3.查阅人在查阅过程中应保持安静，不得对档案资料进行涂改、标记或损坏。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅期限与归还1.查阅人应在《档案查阅授权书》规定的查阅期限内完成查阅工作。如需延长查阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，并经审批同意。2.查阅期限届满后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案资料进行认真核对，确保档案资料完整无损。四、档案保密措施（一）物理安全措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施，确保档案资料的存储安全。2.档案库房应安装门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。档案管理人员应定期检查安全设施的运行情况，确保其正常工作。（二）电子档案安全措施1.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行加密处理。设置不同级别的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应级别的电子档案。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在异地，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.加强对电子档案系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全软件，及时更新系统补丁，防止黑客攻击和病毒感染。（三）人员管理措施1.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。档案管理人员应签订保密协议，明确其保密责任。2.对涉及档案查阅的工作人员进行定期的保密检查和考核，对违反保密制度的人员进行严肃处理。3.在档案查阅场所设置明显的保密标识，提醒查阅人遵守保密规定。同时，对查阅场所的环境进行定期清理和检查，确保无遗留的档案信息。五、档案查阅监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案查阅工作进行审计监督，检查档案查阅申请、审批、查阅过程及保密措施等是否符合规定。2.档案管理部门应定期对档案查阅情况进行统计分析，总结存在的问题，并及时采取措施加以改进。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管机构等外部部门的监督检查，积极配合提供相关档案查阅资料和信息。2.根据外部监督检查意见，及时整改存在的问题，完善档案查阅保密制度和管理流程。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权查阅档案资料。2.超出授权范围查阅、摘抄、复制、传播档案内容。3.擅自涂改、标记、损坏档案资料。4.未按规定期限归还档案资料。5.违反档案查阅场所的安全保密规定。6.向无关人员泄露档案内容。（二）处理措施1.对于内部员工违反档案查阅保密制度的行为，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降职、撤职等处分，并责令其采取措施消除影响。如因违规行为给公司造成经济损失的，应依法追究其赔偿责任。2.对于外部查阅人员违反档案查阅保密协议的行为，公司有权终止合作关系，并依法追究其法律责任。如因违规行为给公司造成经济损失或声誉损害的，应要求其承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司