档案内控制度

档案内控制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作，涵盖公司在经营管理、业务活动、财务核算、人力资源等方面形成的各类档案。（三）基本原则1.合法性原则：档案管理工作必须符合国家法律法规和行业标准的要求，确保档案的真实性、完整性和保密性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项业务活动的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个环节形成的档案资料，确保档案的门类齐全、内容完整。4.保密性原则：严格控制档案的访问权限，确保涉及公司商业秘密、敏感信息等档案的安全，防止信息泄露。5.时效性原则：及时对档案进行整理、归档和更新，保证档案信息的时效性，以便为公司决策提供准确依据。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，对档案的收集、整理、保管（存）、鉴定、统计、利用等工作进行全面监督和指导。定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。2.各部门负责本部门档案的收集（形成）、整理和初步保管，并按规定定期向档案管理部门移交。明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管，配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。对涉及本部门的档案利用需求进行审核，并根据实际情况提出利用意见。3.档案管理人员具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。负责档案的日常管理工作，包括档案整理、编目、上架、保管、统计等，确保档案的有序存放和安全保管。按照规定办理档案的查阅、借阅、归还等手续，做好档案利用记录。对档案管理系统进行操作和维护，保证系统数据的准确和完整。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：公司设立、变更、注销等相关文件；股东会、董事会、监事会会议文件；公司规章制度、工作计划、总结、报告；各类行政公文、通知、函件等。2.经营管理类：市场调研报告、营销策划方案、销售合同、采购合同、招投标文件、客户资料、业务往来信函等。3.财务核算类：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料、资金管理文件等。4.人力资源类：员工入职、离职、调动等手续文件；薪酬福利文件；绩效考核文件；培训记录；人事档案等。5.项目管理类：项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。6.技术研发类：研发项目资料；技术方案、设计图纸、实验报告、专利申请文件等。7.其他类：公司获得的荣誉证书、资质证书、重大活动记录、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集本部门在工作中产生的各类文件资料。2.收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，并确保电子文件格式的通用性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件的形成时间先后顺序、重要程度以及内在联系进行整理。2.保持文件之间的有机联系：将同一主题、同一项目或同一业务流程的文件组合在一起，便于查找和利用。3.区分不同保管期限：根据档案的重要性和时效性，将档案划分为永久、长期、短期等不同保管期限。（四）整理方法1.分类根据档案的性质和内容，将档案分为行政管理、经营管理、财务核算、人力资源、项目管理、技术研发、其他等七大类别。在每个大类下，再根据具体情况设置若干二级类目，如行政管理类下可设公司文件、会议文件、规章制度等二级类目。2.编号为每个类别和二级类目编制统一的代码，以便于档案的标识和管理。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和统计。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。电子档案应建立相应的电子目录，便于在档案管理系统中进行检索。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物及易锈蚀的物品，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属钉。三、档案的保管与存储（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，并定期进行检查和维护。（二）存储方式1.纸质档案应按照档案类别、保管期限、年度等进行分类存放，上架排列应整齐有序，便于查找。建立纸质档案索引，标明档案存放位置，提高查找效率。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份，防止数据丢失。对电子档案进行分类存储，建立电子档案库，通过档案管理系统进行管理和检索。电子档案应进行加密处理，设置访问权限，防止数据泄露。（三）档案保管期限1.永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、重大决策文件等。2.长期保管：保管期限为16年至50年的档案，如重要业务合同、财务报表、人事档案等。3.短期保管：保管期限为15年以下的档案，如一般性业务文件、临时性通知等。（四）档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员和相关领导组成。鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。2.销毁程序经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案销毁清册应经档案管理部门负责人审核，报公司主管领导批准。档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。四、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正确使用，不得损害公司利益和他人权益。2.优先满足公司内部各项工作的需要，为公司决策、业务开展、财务管理、人力资源管理等提供支持。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等内容，经本部门负责人审核后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定。2.借阅因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经本部门负责人和档案管理部门负责人审核，报公司主管领导批准。借阅人员应按照批准的借阅期限及时归还档案，如需延期借阅，应办理延期手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容，不得在档案上圈划、批注，确保档案的安全和完整。（三）利用记录1.档案管理部门应建立档案利用记录台账，详细记录档案查阅、借阅的时间、人员、档案名称、编号、查阅内容、借阅期限、归还时间等信息。2.档案利用记录台账应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要资料保存。五)档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，加强对档案的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）系统功能要求1.档案录入：能够实现纸质档案和电子档案的批量录入、单条录入，支持多种文件格式的上传。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户角色和权限，对档案的访问进行严格控制，确保只有授权人员能够访问相应的档案。4.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，自动生成借阅记录。5.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。6.安全管理：具备数据备份、恢复、加密、防病毒等安全功能，保障档案信息的安全。（三）数据维护1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.及时更新档案管理信息系统中的数据，确保档案信息的准确性和时效性。3.对档案管理信息系统进行维护和升级，保证系统的正常运行，满足公司档案管理工作的需要。六、监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案管理监督机制，由档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行日常监督检查，定期对档案管理工作进行全面评估。2.审计部门应定期对公司档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况：包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节是否符合制度要求。2.档案管理工作的质量：如档案的完整性、准确性、规范性，档案整理的质量，档案利用的效率等。3.档案安全管理情况：档案库房的安全设施是否完好，档案存储设备是否安全可靠，档案信息是否存在泄露风险等。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制