下发档案制度通知

下发档案制度通知一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容应真实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。4.保密性原则根据档案内容的机密程度，采取相应的保密措施，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则优化档案整理和保管方式，提高档案检索和利用效率，为公司/组织各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司/组织的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管和统计公司/组织各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为档案利用提供便利条件。4.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.组织开展档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行妥善处理。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和水平。7.对公司/组织各部门档案管理工作进行业务指导和培训，定期检查和考核各部门档案管理工作情况。（二）档案管理人员档案管理部门配备专职档案管理人员，负责具体的档案管理业务工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司/组织业务情况，遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。其主要职责包括：1.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案整理规范、排列有序。2.按照档案利用规定，为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和档案归还工作。3.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决，确保档案数量准确、质量完好。4.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，做好相关记录。5.参与档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和管理。6.完成档案管理部门交办的其他工作任务。（三）各部门档案管理职责公司/组织各部门负责本部门档案的形成、收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.在各项工作中形成的文件材料，应按照档案管理要求及时收集、整理，确保文件材料的齐全完整。2.对本部门形成的档案进行分类整理，编制档案目录，定期向档案管理部门移交。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。5.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，对本部门档案管理工作中存在的问题及时整改。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件，人事任免、调配、奖惩等文件，劳动工资、社会保险等文件，外事活动文件等。2.经营管理类涵盖市场营销、客户关系管理、合同管理、财务管理、审计管理、投资管理、风险管理等方面的文件。3.生产技术类涉及产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理、技术改造等文件。4.基本建设类包含工程项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等文件。5.党群工作类如党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等文件。6.声像档案类包括照片、录像、录音等反映公司/组织重要活动、事件及工作场景的声像资料。7.实物档案类如公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对各类档案进行统一编号。编号采用“年度类别流水号”的结构，具体如下：1.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“20XX”。2.类别：根据档案分类设置相应代码，如行政管理类用“XZ”表示，经营管理类用“JY”表示等。3.流水号：按照档案形成时间顺序依次编号，从“XXXX”开始，位数根据实际情况确定。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“2023XZ0001”。四、档案的形成与收集（一）文件材料形成要求公司/组织各部门和员工在各项工作中应按照档案管理要求，及时、准确地形成各类文件材料。文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料书写文件。（二）文件材料收集范围各部门应收集本部门在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下方面：1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门制定的工作计划、总结、报告、规章制度、会议记录、统计报表等。3.对外签订的合同、协议、意向书、委托书等。4.各类业务活动中形成的文件材料，如市场调研资料、项目可行性研究报告、技术方案、产品说明书等。5.人事档案材料，包括员工入职登记表、履历表、考核鉴定、培训记录、奖惩材料等。6.财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.基本建设项目档案材料，如项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工文件等。8.党群工作档案材料，如党组织活动记录、党员名册、工会会员登记表等。9.其他具有保存价值的文件材料。（三）文件材料收集时间1.日常工作中形成的文件材料，承办部门应在工作结束后[X]个工作日内收集齐全，并移交本部门档案管理人员。2.会议文件材料，会议主办部门应在会议结束后[X]个工作日内收集整理完毕，并移交档案管理人员。3.项目文件材料，项目承办部门应在项目完成后[X]个月内，将项目全过程形成的文件材料收集齐全，整理归档后移交档案管理部门。（四）文件材料收集要求1.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的文件材料进行检查和收集，确保文件材料无遗漏。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理筛选，剔除重复、无用的文件，保证收集的文件材料真实、有效、完整。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止因意外事件导致文件丢失。五、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理类档案按照文件的性质、时间顺序进行分类整理，同一类文件按发文时间先后排列，依次编号装订。2.经营管理类档案根据业务类型，如市场营销、合同管理、财务管理等，分别进行分类整理。各类档案按业务流程顺序排列，相关文件集中在一起，形成完整的业务档案卷宗。3.生产技术类档案按照产品研发、生产工艺、设备管理等类别进行分类，以项目为单元，将项目过程中形成的各类文件材料按时间顺序排列，组成项目档案卷宗。4.基本建设类档案依据工程项目建设程序，分为项目前期、设计、施工、竣工验收等阶段进行分类整理。每个阶段的文件按其内在联系和时间顺序排列，组成工程项目档案卷宗。5.党群工作类档案按照党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等类别进行分类，以活动为单元，将活动中形成的文件材料按时间顺序排列，组成活动档案卷宗。6.声像档案类按照照片、录像、录音等不同载体进行分类，逐件编号，注明拍摄（录制）时间、地点、内容、拍摄（录制）人等信息，并配以文字说明。7.实物档案类对实物档案进行逐一登记，注明实物名称、来源、日期，并拍摄照片留存。实物档案应妥善保管，确保安全无损。（三）归档要求1.各部门档案管理人员应在文件材料整理完毕后，及时向档案管理部门移交归档。移交时应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、类别、保管期限等信息，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合整理要求的档案，应退回原部门重新整理。3.档案管理部门按照档案分类编号规则，对归档档案进行统一编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，以便于检索和利用。六、档案的保管期限与鉴定销毁（一）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司章程、股东名册、股东会、董事会、监事会会议记录、年度财务报告、重大合同协议、重要人事任免文件等。2.长期保管对公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为[X]年。主要包括一般性业务文件、项目档案、人事档案等。3.短期保管对公司/组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为[X]年。主要包括临时性文件、一般性报表等。（二）档案鉴定档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的实际利用价值和历史意义，对档案的保管期限进行重新审定。在鉴定过程中，应重点审查档案的内容是否涉及公司/组织核心机密、是否对公司/组织未来发展具有参考价值、是否有继续保存的必要等因素。（三）档案销毁经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁前，应编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息，报公司/组织主管领导审批。档案销毁工作应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和安全性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，销毁清册应永久保存。严禁擅自销毁档案，对于涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应按照国家有关保密规定进行处理。七、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司/组织各项工作提供服务。（二）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须经公司/组织主管领导批准，并按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅公司/组织内部员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅内容、目的、时间等信息，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请表提供相应档案，并在档案查阅登记薄上记录查阅情况。外部单位查阅档案，应提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅内容、目的、时间等信息，并加盖单位公章。经公司/组织主管领导批准后，档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅过程中，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确需摘抄、复制、拍照的，须经档案管理部门负责人同意。2.借阅公司/组织内部员工借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、数量、期限等信息，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。外部单位借阅档案，须经公司/组织主管领导批准，并签订档案借阅协议，明确借阅期限、保密责任、归还要求等事项。档案管理部门按照协议要求提供档案，并做好借阅登记和跟踪管理工作。借阅期满，借阅单位应按时归还档案，档案管理人员应对归还档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅单位责任。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记薄，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、档案名称、数量、归还时间等信息。档案利用登记薄应定期整理归档，保存期限与相应档案保管期限一致。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标推进档案管理信息化建设，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和智能化检索，提高档案管理工作效率和服务质量，为公司/组织发展提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化档案采集对公司/组织现存的各类档案进行全面数字化采集，确保档案信息的完整性和准确性。数字化采集过程中，应按照档案整理要求对档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，建立数字化档案数据库。（三）档案信息系统建设建立功能完善的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询利用、借阅管理、统计分析、安全保密等功能。档案信息系