档案检查制度

档案检查制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案检查制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的档案检查活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案检查工作必须严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.全面覆盖原则：涵盖公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等，对档案管理的各个环节进行全面检查。3.定期与不定期相结合原则：通过定期开展全面检查和不定期进行专项抽查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。4.责任明确原则：明确档案检查工作中各部门及人员的职责，确保检查工作有序开展，责任落实到人。二、档案检查组织与职责（一）档案检查小组成立以公司档案管理部门负责人为组长，各相关部门档案管理人员为成员的档案检查小组。档案检查小组负责制定档案检查计划、组织实施档案检查工作、撰写检查报告并提出整改建议。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案检查制度，并组织实施。2.定期组织档案检查工作，对检查中发现的问题及时进行汇总分析，并提出整改意见。3.指导和监督各部门的档案管理工作，协助各部门解决档案管理中遇到的问题。4.负责档案检查工作的记录、总结和归档，建立档案检查工作档案。（三）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的日常整理、保管和自查工作，确保档案的完整、准确和安全。2.配合档案管理部门开展档案检查工作，提供相关档案资料，协助查找问题并进行整改。3.定期向档案管理部门汇报本部门档案管理工作情况，及时反馈档案管理中存在的问题。三、档案检查内容（一）档案管理制度执行情况1.检查各部门是否建立健全档案管理制度，制度内容是否符合国家法律法规和公司实际情况。2.查看档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节是否按照制度要求进行操作。（二）档案实体质量1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否存在应归档而未归档的文件材料。2.档案的准确性：核对档案内容与实际情况是否相符，文件材料的题名、日期、文号等信息是否准确无误。3.档案的系统性：查看档案分类是否合理，编号是否规范，卷内文件排列是否有序，是否保持了文件之间的有机联系。4.档案的安全性：检查档案保管条件是否符合要求，是否存在档案损坏、丢失、泄密等安全隐患。（三）档案信息化建设1.档案信息化系统的运行情况：检查档案信息化系统是否正常运行，数据是否准确、完整，是否能够满足档案管理工作的需要。2.电子档案的管理：查看电子档案的收集、整理、存储、利用等环节是否符合相关规定，电子档案与纸质档案是否一致。3.档案信息资源的开发利用：评估档案信息化建设对档案信息资源开发利用的支持程度，是否能够通过信息化手段提高档案的利用效率和服务质量。（四）档案人员业务能力1.档案管理人员的专业知识和技能：检查档案管理人员是否具备档案管理专业知识，是否熟悉档案管理业务流程和相关法律法规。2.档案管理人员的工作责任心：观察档案管理人员在档案管理工作中的态度和责任心，是否认真履行职责，确保档案管理工作的质量。四、档案检查方式与频率（一）定期检查1.每年组织一次全面的档案检查工作，对公司各部门的档案管理情况进行集中检查。2.定期检查的时间安排在每年的[具体月份]，由档案检查小组制定详细的检查方案，并提前通知各部门做好准备工作。（二）不定期抽查1.根据档案管理工作的实际情况，不定期对各部门的档案进行专项抽查。2.抽查内容可以针对档案管理中的某个环节或某类档案进行重点检查，如档案的整理质量、电子档案的备份情况等。3.不定期抽查由档案管理部门根据工作需要随时组织实施，抽查结果及时反馈给被检查部门。五、档案检查程序（一）检查准备1.档案检查小组制定检查方案，明确检查目的、范围、内容、方法、时间安排和人员分工等。2.收集与档案检查相关的法律法规、行业标准、公司档案管理制度等文件资料，作为检查依据。3.准备检查所需的工具和表格，如档案检查表、文件清单、调查问卷等。（二）实施检查1.档案检查小组按照检查方案，深入各部门开展实地检查。2.通过查阅档案资料、现场查看、询问相关人员等方式，对档案管理情况进行全面检查。3.检查过程中，检查人员要认真做好记录，详细记录检查发现的问题及相关情况。（三）问题汇总与分析1.检查结束后，档案检查小组对检查中发现的问题进行汇总整理，形成问题清单。2.对问题进行分析，找出问题产生的原因，评估问题的严重程度和影响范围。（四）撰写检查报告1.根据问题汇总与分析的结果，撰写档案检查报告。2.检查报告应包括检查基本情况、发现的问题、问题分析、整改建议等内容，报告内容要客观、准确、详实。（五）反馈与整改1.将档案检查报告及时反馈给各部门，要求各部门针对报告中提出的问题制定整改措施，并在规定的时间内完成整改。2.档案管理部门对各部门的整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。（六）复查1.对整改后的部门进行复查，检查整改效果是否达到要求。若复查仍存在问题，责令继续整改，直至达到标准。2.复查情况应记录在案，作为对各部门档案管理工作考核评价的重要依据。六、档案检查结果的处理（一）通报表扬对档案管理工作成绩突出的部门和个人，在公司内部进行通报表扬，并给予一定的奖励。奖励方式可以包括荣誉证书、奖金、晋升机会等，以激励各部门和员工积极做好档案管理工作。（二）责令整改对档案检查中发现的问题，下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改要求和整改期限，被检查部门要按照通知书要求认真组织整改，并按时提交整改报告。（三）责任追究对因档案管理不善导致严重后果的部门和个人，按照公司相关规定进行责任追究。责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、辞退等，情节严重的将依法追究法律责任。七、档案检查工作档案管理（一）档案检查工作档案的建立档案管理部门负责建立档案检查工作档案，将每次档案检查的相关资料进行整理归档。档案检查工作档案应包括检查计划、检查方案、检查记录、检查报告、整改通知书、整改报告、复查记录等文件材料。（二）档案检查工作档案的保管期限档案检查工作档案的保管期限为[具体年限]，保管期限届满后，按照公司档案销毁制度的规定进行鉴定和销毁。（三）档案检查工作档案的利