文件档案存放制度

文件档案存放制度一、总则（一）目的为了加强公司文件档案的管理，确保文件档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件档案的存放管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则按照文件档案的来源、内容、形式等进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止文件档案的丢失、损坏和泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案检索体系，提高文件档案的利用效率。二、文件档案的分类（一）行政文件类1.公司红头文件，包括各类通知、决定、通报等。2.公司规章制度、管理办法等。3.会议文件，如会议通知、议程、纪要等。4.行政事务文件，如请示、报告、函等。（二）业务文件类1.市场营销文件，如市场调研报告、销售合同、促销方案等。2.生产管理文件，如生产计划、工艺流程、质量控制文件等。3.财务管理文件，如财务报表、预算方案、审计报告等。4.人力资源管理文件，如员工档案、招聘资料、培训记录等。（三）项目文件类1.项目立项文件，如项目申请书、可行性研究报告等。2.项目实施过程文件，如项目进度报告、技术文档、变更记录等。3.项目验收文件，如验收报告、总结评估等。（四）合同协议类1.采购合同、销售合同、租赁合同等各类经济合同。2.合作协议、技术转让协议等。（五）证照类1.公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.资质证书、许可证等。（六）声像档案类1.照片、录像、录音等资料，反映公司重大活动、业务场景等。2.电子文档类，包括各类办公软件文档、数据库文件等。三、文件档案存放地点及设施（一）存放地点1.设立专门的档案库房，用于存放纸质文件档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.配备电子存储设备，如服务器、磁盘阵列等，用于存储电子文件档案。电子存储设备应定期进行备份，确保数据安全。（二）存放设施1.档案架：用于存放纸质文件档案，应按照分类标准进行排列，便于查找。2.档案盒：用于存放零散文件，应标明文件类别、年度、保管期限等信息。3.防火设备：如灭火器、自动喷水灭火系统等，确保档案库房的消防安全。4.防潮设备：如除湿机、空调等，控制档案库房的湿度。5.防虫设备：如防虫剂、防虫网等，防止虫害对文件档案的破坏。6.防盗设备：如门禁系统、监控设备等，保障档案库房的安全。四、文件档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责文件档案的收集工作，确保本部门形成的文件档案及时、完整地收集上来。来源：[具体部门名称]2.文件档案收集人员应按照公司规定的文件格式和要求，对文件进行初步整理，确保文件的规范性。（二）整理1.档案管理人员对收集上来的文件档案进行分类整理，按照分类标准进行编号、编目。2.对纸质文件档案进行装订、编页，确保文件的整齐、牢固。3.对电子文件档案进行格式转换、命名规范，建立电子文件索引目录。五、文件档案的归档与保管期限（一）归档1.整理后的文件档案应及时归档，按照规定的存放地点和排列顺序进行存放。2.归档文件应编制归档目录，注明文件名称、编号、日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的文件档案分为30年、10年两种期限。保管期限为三十年的主要包括：涉及公司重大决策、重要业务活动、资产权益等方面的文件档案。保管期限为十年的主要包括：一般性业务文件、短期的工作计划、总结等。六、文件档案的借阅与利用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅文件档案的，应填写《文件档案借阅申请表》，注明借阅文件档案的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息。2.《文件档案借阅申请表》经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理借阅手续。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据文件档案的保管期限、密级等情况，决定是否批准借阅。2.对于涉及公司机密、重要商业秘密的文件档案，应严格控制借阅范围，经公司分管领导批准后方可借阅。（三）借阅登记1.批准借阅的文件档案，档案管理人员应进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认。（四）借阅期限1.一般文件档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。2.对于重要文件档案和密级文件档案，借阅期限应根据实际情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（五）归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还所借文件档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.档案管理人员应对归还的文件档案进行检查，如发现文件档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。（六）利用1.公司鼓励员工充分利用文件档案资源，为公司的决策、管理、业务开展等提供支持。2.档案管理部门应根据员工的利用需求，提供必要的档案查阅、复印、扫描等服务。七、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的文件档案进行鉴定，确定是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司分管领导组成的鉴定小组进行。（二）销毁审批1.经鉴定确无保存价值的文件档案，可以进行销毁。销毁前应填写《文件档案销毁申请表》，注明销毁文件档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《文件档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁方式1.纸质文件档案应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保文件档案无法恢复。2.电子文件档案应采用数据擦除软件进行多次擦除，确保数据彻底删除。（四）销毁记录1.档案管理部门应对文件档案的销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。2.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。八、文件档案的数字化管理（一）数字化范围1.对具有重要保存价值的纸质文件档案和电子文件档案进行数字化处理。2.数字化范围应根据公司实际情况和业务需求确定。（二）数字化流程1.扫描：采用专业的扫描设备对纸质文件档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的文件档案与原文件档案的目录信息进行挂接，建立电子索引。4.存储：将数字化后的文件档案存储到电子存储设备中，并进行备份。（三）数字化管理1.建立数字化文件档案管理系统，对数字化文件档案进行分类、检索、利用等管理。2.定期对数字化文件档案进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。九、文件档案管理的监督与检查（一）监督检查部门公司设立文件档案管理监督检查小组，由档案管理部门负责人、内部审计人员等组成，负责对公司文件档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.文件档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合本制度的要求。2.文件档案的借阅、利用、鉴定、销毁等工作是否规范。3.文件档案管理设施设备是否完好，安全保密措施是否落实。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组定期对公司文件档案管理工作进行全面检查，发现问题及时整改。2.不定期抽查：根据工作需要，监督检查小组不定期对部分部门的文件档案管理工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督检查小组应下达《文件档案管理问