医院档案统计制度

医院档案统计制度一、总则（一）目的为加强医院档案统计工作，规范档案统计行为，充分发挥档案统计在医院管理中的作用，为医院决策提供准确、及时、全面的档案信息依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门以及全体员工在档案管理与统计工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则档案统计数据必须如实反映档案的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则统计数据应准确无误，计算方法正确，计量单位规范。3.及时性原则按照规定的时间和要求及时完成档案统计工作，确保统计信息的时效性。4.完整性原则全面涵盖医院各类档案的统计内容，保证统计资料的完整性。二、档案统计机构与人员（一）档案统计机构设置医院设立档案统计工作领导小组，由医院分管档案工作的领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、各相关科室负责人。领导小组负责统筹协调医院档案统计工作，制定统计工作计划，审核统计报表，解决统计工作中的重大问题。档案管理部门作为档案统计工作的具体执行机构，配备专职统计人员，负责日常档案统计工作的组织、实施、汇总和分析。（二）档案统计人员职责1.负责制定档案统计工作方案和统计报表制度，明确统计范围、内容、方法和时间要求。2.收集、整理、汇总各类档案数据，确保数据的准确性和完整性。3.运用科学的统计方法对档案数据进行分析，撰写统计分析报告，为医院管理决策提供参考依据。4.定期向档案统计工作领导小组汇报档案统计工作进展情况，及时反馈统计工作中发现的问题。5.负责档案统计资料的归档和保管，建立健全档案统计工作台账。三、档案统计范围与内容（一）档案数量统计1.各类档案的年度新增数量，包括病历档案、科研档案、教学档案、行政档案、财务档案等。2.历年累计档案数量，反映医院档案资源的总量。（二）档案利用情况统计1.档案查阅人次，统计不同时间段内档案被查阅的次数。2.档案借阅人次和借阅量，记录借阅档案的人员数量和档案份数。3.档案复制份数，统计因工作需要复制档案的数量。（三）档案质量统计1.档案完整率，通过对各类档案的完整性检查，计算完整档案的比例。2.档案准确率，对档案内容的准确性进行评估，统计准确档案的数量占比。3.档案规范率，检查档案的整理、编目、装订等是否符合规范要求，统计规范档案的比例。（四）档案信息化建设统计1.档案数字化进度，统计已完成数字化处理的档案数量和占比。2.档案信息系统的使用情况，包括登录次数、操作模块使用频率等。四、档案统计方法与流程（一）统计方法1.定期统计每月、每季度、每年定期对档案进行统计，形成阶段性统计报表。2.专项统计针对特定的档案管理工作或医院需求，开展专项统计调查，如某项科研项目档案的统计分析。3.抽样统计对于数量较大的档案类别，可以采用抽样统计的方法，选取一定比例的样本进行统计分析，以推断总体情况。（二）统计流程1.数据收集档案管理人员按照统计范围和内容要求，收集各类档案相关数据。病历档案数据从医疗信息系统中提取，科研档案数据由科研管理部门提供，行政档案数据从各行政科室收集等。2.数据整理对收集到的数据进行审核、分类、汇总，剔除重复、错误的数据，确保数据的一致性和准确性。3.数据录入将整理好的数据录入档案统计信息系统，建立电子统计台账。4.数据分析运用统计软件或工具对录入的数据进行分析，制作统计图表，撰写统计分析报告。5.结果上报统计人员将统计报表和分析报告按照规定的时间和渠道上报给档案统计工作领导小组及相关部门。五、档案统计报表与报告（一）档案统计报表1.档案统计月报表每月[具体日期]前，档案管理部门填报档案统计月报表，内容包括本月新增档案数量、利用情况等。2.档案统计季报表每季度末[具体日期]前，报送档案统计季报表，除包含月报表内容外，增加季度累计数据及分析。3.档案统计年报表每年年底[具体日期]前，提交档案统计年报表，全面反映医院年度档案管理工作的各项统计数据。（二）档案统计报告1.定期统计分析报告每季度撰写档案统计分析报告，对本季度档案管理工作的总体情况、存在问题及改进建议进行分析总结。2.年度统计分析报告每年撰写年度档案统计分析报告，系统回顾全年档案管理工作，分析档案数量变化趋势、利用效果、质量状况等，提出下一年度档案管理工作的目标和措施。六、档案统计资料的管理与保密（一）档案统计资料的管理1.档案统计资料应按照档案管理的要求进行分类整理、装订成册，并建立专门的统计资料档案。2.统计资料档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案库房内。3.定期对档案统计资料进行清查核对，确保资料的完整性和准确性。（二）档案统计资料的保密1.档案统计人员应严格遵守国家保密法律法规，对在统计工作中知悉的医院机密信息予以保密。2.统计资料的查阅、借阅应严格履行审批手续，未经批准，不得擅自对外提供或公布统计数据。3.涉及医院商业秘密、患者隐私等敏感信息的统计资料，应采取加密存储、专人管理等措施，防止信息泄露。七、档案统计工作的监督与考核（一）监督机制1.档案统计工作领导小组定期对档案统计工作进行监督检查，确保统计工作按照制度要求规范开展。2.医院内部审计部门不定期对档案统计数据的真实性、准确性进行审计监督。（二）考核办法1.建立档案统计工作考核指标体系，对档案管理部门及统计人员的工作进行量化考核。考核指标包括统计数据准确性、及时性、完整性，统计分析报告质量等。2.考核结果与绩效挂钩，