档案制度字体

档案制度字体一、总则（一）目的为确保公司/组织档案的规范性、可读性和长久保存价值，统一档案制度字体的使用标准，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内所有部门及员工在档案文件制作、整理、归档过程中对字体的选用。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准中关于文字使用的规定。2.规范性原则：统一字体标准，确保档案文件的格式规范、整齐划一。3.可读性原则：选用的字体应易于辨认，保证档案内容能够清晰、准确地传达信息。4.耐久性原则：考虑档案长期保存的需求，选用的字体应具有较好的耐久性，不易褪色、模糊。二、字体选用标准（一）标题字体1.一级标题字体：黑体字号：二号加粗：是颜色：黑色行距：固定值30磅2.二级标题字体：宋体字号：三号加粗：是颜色：黑色行距：固定值28磅3.三级标题字体：仿宋字号：小三加粗：是颜色：黑色行距：固定值26磅（二）正文文字字体1.字体：仿宋2.字号：小四3.加粗：否4.颜色：黑色5.行距：固定值22磅（三）表格内文字字体1.字体：宋体2.字号：五号3.加粗：否4.颜色：黑色5.行距：固定值20磅（四）页码字体1.字体：宋体2.字号：五号3.加粗：否4.颜色：黑色5.位置：页面底端居中（五）特殊情况说明1.对于一些具有特定历史时期或文化背景的档案资料，在确保内容完整、准确传达的前提下，可适当保留原始字体，但需在档案备注中说明字体情况及保留原因。2.对于外文档案，应根据国际通用标准或相关专业领域习惯选用合适的字体，如TimesNewRoman等。同时，涉及中文内容的部分应按照本规范中的中文字体要求进行标注。三、字体排版要求（一）段落格式1.首行缩进：2个字符2.对齐方式：两端对齐（二）页面设置1.页边距：上2.54厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，右3.17厘米2.纸张大小：A4（三）页眉页脚1.页眉：一般为公司/组织名称，字体为宋体，字号五号，加粗，颜色黑色，居中显示。2.页脚：一般为页码，格式为“第X页共X页”，字体为宋体，字号五号，颜色黑色，居右显示。四、电子档案字体要求（一）文件格式1.电子档案应尽量采用PDF格式进行保存，以确保字体的一致性和稳定性。2.对于需要进行编辑的电子文档，如Word文档等，应按照本规范设置字体，保存时注意选择合适的字体嵌入选项，以保证在不同设备上打开时字体显示正常。（二）字体嵌入1.在将电子文档转换为PDF格式时，应选择“嵌入所有字体”选项，确保文档中的字体能够完整嵌入，避免因字体缺失而导致显示异常。2.对于一些特殊字体，如版权受限字体或公司/组织自定义的特殊字体，在嵌入时应确保符合相关法律法规及字体授权要求。五、档案整理过程中的字体检查（一）自查1.档案制作人员在完成档案文件的起草、编辑后，应按照本规范对字体的选用、排版进行自查，确保符合要求。2.自查内容包括标题字体、正文文字字体、表格内文字字体、页码字体等是否正确，段落格式、页面设置、页眉页脚等是否符合规范。（二）互查1.部门内部可组织档案整理人员进行互查，相互检查档案文件的字体规范性。2.互查过程中应做好记录，对于发现的问题及时反馈给相关人员进行修改。（三）审核1.档案整理完成后，应由部门负责人或指定的审核人员进行审核，确保档案整体的字体使用符合规范。2.审核通过后的档案方可进行归档。六、培训与宣传（一）培训计划1.人力资源部门应定期组织关于档案制度字体规范的培训，培训对象包括新入职员工、档案整理人员及相关业务部门人员。2.培训内容应涵盖字体选用标准、排版要求、电子档案字体处理等方面，并通过实际案例进行讲解，确保培训人员能够熟练掌握。（二）宣传推广1.在公司/组织内部办公平台、宣传栏等渠道发布档案制度字体规范的相关内容，进行广泛宣传，提高员工对规范的认知度。2.制作宣传海报或手册，张贴在办公区域显眼位置，方便员工随时查阅。七、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织设立专门的档案管理监督小组，定期对各部门的档案字体规范执行情况进行检查。2.监督小组应制定详细的检查清单，对档案文件的字体选用、排版格式、电子档案字体处理等方面进行逐一核对。（二）考核措施1.将档案制度字体规范的执行情况纳入员工绩效考核体系，对严格遵守规范、档案字体质量高的部门和个人给予适当奖励。2.对于违反字体规范的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，如警告、绩效扣分等，并要求限期整改。八、附则（一）解释权本规范由公司/