档案管理流程制度

档案管理流程制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本流程制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项业务活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的具体办法和操作规程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、销毁公司的档案资料。3.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.开发和利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案信息服务，编制档案检索工具和参考资料。5.负责公司档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案管理部门的业务指导和监督。2.按照公司档案管理要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，确保档案的及时归档。3.在各项业务活动中，严格执行档案管理规定，保证档案的真实、完整和安全，积极配合档案管理部门做好档案的利用工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案的有序存放和妥善保管。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.积极开展档案信息的开发和利用工作，为公司提供档案查阅、借阅等服务，及时反馈档案利用情况。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，做好相关记录。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案：主要包括公司在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议记录、合同协议等。2.科技档案：指公司在科研、生产、技术改造、设备管理等活动中形成的图纸、技术文件、科研报告、实验数据、设备档案等。3.会计档案：涵盖公司在财务会计核算过程中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务资料等各类会计资料。4.人事档案：包括员工的个人基本信息、履历、学历学位证书、职称证书、劳动合同、考核评价、奖惩记录等人事资料。5.业务档案：根据公司不同业务类型，如市场营销、客户服务、项目管理等形成的各类业务文件、合同、订单、客户资料、项目文档等。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文书档案第1号。2.科技档案编号：按照项目编号类别流水号进行编制。如：XMB01001，其中XMB为项目编号，01表示该项目下的某一类科技档案，001为流水号。3.会计档案编号：根据会计年度类别顺序号编制。如：2023会计凭证001，表示2023年的第1册会计凭证。4.人事档案编号：以员工个人身份证号作为唯一标识。5.业务档案编号：依据业务类型年份流水号确定。如：市场营销2023001，表示2023年市场营销业务的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责及时收集本部门在各项工作中形成的档案资料。2.档案资料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，确保能够全面反映业务活动的真实情况。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应在活动结束后及时收集，确保档案的时效性。（二）整理方法1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，遵循文件的自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，装订成册，并编制备考表。2.科技档案整理：依据项目或专业类别，对图纸、技术文件等进行分类整理。对每份科技文件进行编号、标注密级、填写文件目录，建立科技档案卷内目录和备考表，确保科技档案的系统性和完整性。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别进行整理。会计凭证应按月装订成册，填写封面和封底，注明年度、月份、册数、起止日期、凭证张数等；会计账簿应按年度整理，加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、账簿页数等；财务报告应按年度装订，编写页码，填写封面和目录。4.人事档案整理：按照档案材料的类别进行分类，如履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、职称材料等。对每份材料进行编号、编目，填写人事档案目录，确保人事档案的规范有序。5.业务档案整理：根据不同业务类型的特点，制定相应的整理方法。例如，市场营销业务档案可按客户类别、项目阶段等进行分类整理；项目管理业务档案可按项目周期、文档类型等进行分类。对每份业务档案进行编号、编目，建立卷内目录和备考表。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架、温湿度计等。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于纸质档案，应采用档案盒、档案袋等进行包装，标注档案编号、名称、保管期限等信息。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，如硬盘、光盘等，并进行备份。同时，应建立电子档案的存储目录和索引，便于检索和利用。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的文书档案主要包括公司的重要决策、规章制度、合同协议、财务审计报告等；长期保管期限为10年至50年，主要涉及公司的一般性业务文件、重要会议记录等；短期保管期限为1年至10年，如一般性的通知、便函等。2.科技档案的保管期限根据项目的重要性和使用价值确定，一般与项目的生命周期相关。重要的科技项目档案应永久保管，一般性的科技档案可根据实际情况确定保管期限。3.会计档案的保管期限按照国家有关规定执行。会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报告中月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.人事档案的保管期限为员工在职期间及离职后一定期限，一般为离职后5年至10年。业务档案的保管期限根据业务性质和相关规定确定，一般应保留至业务结束后一定期限，以满足业务查询、审计、纠纷处理等需要。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑销毁。2.对于涉及公司商业秘密、知识产权、法律纠纷等重要档案，应适当延长保管期限，确保档案的安全性和完整性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成鉴定报告，明确档案的存毁意见。2.对确定销毁的档案，编制销毁清单，注明档案编号、名称、数量、保管期限等信息。3.经公司主管领导审批同意后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。4.销毁清单、鉴定报告等相关资料应作为档案进行妥善保管，以备查考。七、档案的利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：员工可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作的顺利进行。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用档案名称、利用目的、归还时间等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，提升档案信息资源的开发利用水平。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够实现各类档案信息的快速录入，包括文件的基本信息、内容摘要、附件等，并支持批量录入。2.分类管理功能：按照档案分类标准，对档案进行分类存储和管理，方便用户查找和使用。3.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期、类别等进行检索，能够快速准确地定位所需档案信息。4.权限管理功能：设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全性和保密性，只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.统计分析功能：对档案的数量、利用情况、保管期限等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。在系统出现故障时