档案制度指引

档案制度指引一、总则（一）目的本档案制度旨在规范公司/组织档案的管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行严格保密。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集、整理、归档负责收集公司/组织各部门在工作过程中形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、归档，确保档案的系统性和完整性。3.档案的保管和维护建立档案保管设施，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，采取必要的防护措施，确保档案的安全。4.档案的检索和利用建立档案检索系统，方便档案的查阅和检索，根据公司/组织工作需要，及时提供档案利用服务。5.档案的鉴定和销毁定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。6.档案信息化建设推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率。7.对各部门档案管理工作的指导和监督负责对公司/组织各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期检查各部门档案管理情况，提出改进意见和建议，促进公司/组织档案管理工作水平的整体提升。三、档案分类及编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文、人事档案、印章管理、证照管理等档案。2.业务经营类涵盖市场营销、客户关系管理、合同协议、项目管理、生产运营、质量控制等方面形成的档案。3.财务审计类包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、资金管理等档案。4.技术研发类涉及产品研发、技术创新、工艺改进、知识产权等方面的档案。5.企业文化类如公司/组织的文化活动记录、宣传资料、员工文化作品等档案。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.一级编码代表档案类别，如“1”代表行政管理类，“2”代表业务经营类，“3”代表财务审计类，“4”代表技术研发类，“5”代表企业文化类。2.二级编码根据每类档案的具体内容进行细分编码，如行政管理类中的人事档案编码为“101”，会议纪要编码为“102”等。3.三级编码按照档案形成的时间顺序或其他逻辑顺序进行流水编码，以确保同一类档案编号的唯一性。例如，一份2023年5月形成的行政管理类会议纪要，其编号为“102202305”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责公司/组织各部门负责本部门工作中形成档案的收集工作，指定专人负责档案的整理和移交，并确保档案的及时、完整。2.收集范围各部门应收集的档案包括但不限于：部门工作计划、工作总结、工作报告、各类文件、合同协议、会议记录、统计报表、业务数据、技术资料、培训资料、员工考核记录等。3.收集时间各类档案应在形成后及时收集，一般每月或每季度进行一次集中整理和移交，重要紧急档案应随时收集移交。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应清晰、准确地反映档案的类别和顺序。装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保档案整齐、牢固。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。五、档案归档（一）归档时间各部门整理好的档案应及时移交档案管理部门进行归档，一般应在次年上半年完成上一年度档案的归档工作。（二）归档流程1.移交清单各部门向档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的类别、编号、题名、日期、数量等信息。2.审核接收档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或整改。审核无误后，办理档案接收手续。3.上架存放档案管理部门将接收的档案按照分类编号顺序上架存放，确保档案存放有序，便于查找和利用。六、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设施1.档案架根据档案的存放需要，配备合适的档案架，档案架应坚固耐用，便于档案的存放和取用。2.温湿度控制设备安装温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火防盗设备配备火灾自动报警系统、灭火设备、防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。4.防虫防鼠设备放置防虫药品、灭鼠器具等，防止档案受到虫蛀、鼠咬。（三）档案保管要求1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等，发现问题及时处理，并做好检查记录。2.安全防护加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗、切断电源。3.数字化备份对重要档案进行数字化备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行数据维护和更新，确保数字化档案的可用性。七、档案检索与利用（一）检索工具1.纸质目录编制纸质档案目录，包括档案分类目录、全宗目录、专题目录等，方便档案的手工检索。2.电子检索系统建立电子档案检索系统，录入档案的基本信息，实现档案的快速检索和查询。电子检索系统应具备多种检索方式，如按关键词、编号、日期等进行检索。（二）利用流程1.申请公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的类别、编号、题名、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。2.审核档案管理部门对查阅申请表进行审核，根据档案的保密级别和利用规定，确定是否批准查阅申请。对于涉及机密的档案，需经公司/组织保密管理部门审批。3.查阅经批准后，档案管理人员按照查阅申请表提供的信息，为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或进行涂改、损毁等行为。4.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案无缺失、损坏等情况。（三）利用限制1.保密限制严格遵守国家有关保密法律法规和公司/组织保密制度，对涉及公司/组织机密的档案，限制查阅范围和使用方式，严禁泄露档案内容。2.使用限制档案仅供公司/组织内部人员因工作需要查阅和利用，未经档案管理部门批准，不得擅自复制、转借、传播档案信息。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行鉴定。档案的保存价值分为永久、长期和短期三种，保管期限分别为：1.永久反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下。（三）鉴定程序1.初步审核档案管理部门对库存档案进行清查，按照档案分类顺序列出档案清单，标注每份档案的形成时间、保管期限等信息。2.小组鉴定档案鉴定工作小组根据档案鉴定标准，对档案清单中的档案进行逐一鉴定，确定档案的保存价值和保管期限，形成档案鉴定意见书。3.审批公示档案鉴定意见书经公司/组织主管领导审批后，在公司/组织内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，由档案鉴定工作小组进行复查核实，并根据复查结果进行调整。（四）销毁程序1.编制销毁清单经批准销毁的档案，档案管理部门编制档案销毁清单，详细注明档案的类别、编号、题名、日期、数量等信息。2.审批签字档案销毁清单经档案管理部门负责人、公司/组织主管领导签字确认。3.组织销毁档案管理部门按照档案销毁清单组织实施档案销毁工作，销毁过程应进行现场监督，确保档案销毁彻底。4.销毁记录对档案销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，记录应保存备查。九、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.收集范围电子档案包括公司/组织各部门在工作过程中形成的电子文件、电子数据、电子图表、电子影像等各类数字化信息。2.整理要求电子档案的整理应遵循电子文件的形成规律和特点，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保电子档案的系统性和完整性。同时，应建立电子档案元数据，对电子档案的背景、来源、形成时间、保管期限等信息进行记录。（二）电子档案的存储与备份1.存储方式电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，并采用异地备份的方式，确保电子档案数据的安全性。2.备份策略制定电子档案备份策略，定期对电子档案进行全量备份和增量备份，备份周期根据电子档案的重要程度和变化频率确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每周进行一次增量备份。备份数据应存储在与生产数据不同的物理位置，并定期进行数据恢复测试，确保备份数据的可用性。（三）电子档案的检索与利用1.检索工具建立电子档案检索系统，提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、文号等进行检索，方便电子档案的快速查找和利用。2.利用权限根据电子档案的保密级别和利用规定，设置不同的利用权限，对涉及公司/组织机密的电子档案，限制查阅范围和使用方式，确保电子档案信息的安全。（四）电子档案的安全管理1.安全防护措施采取防火墙、入侵检测、防病毒等安全防护措施，防止电子档案数据受到网络攻击和病