档案工作制度

档案工作制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司/组织各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，数据准确无误，手续完备齐全。3.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的分类体系和检索工具，提高档案查询和使用效率。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不损坏。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责统筹协调公司/组织档案工作，履行以下职责：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案工作制度和业务规范。2.负责接收、收集、整理、保管、统计公司/组织各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。4.对档案利用情况进行登记和统计，分析档案利用效果，为公司/组织决策提供参考依据。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.负责对公司/组织各部门档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。7.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司/组织业务，负责具体的档案管理工作，履行以下职责：1.按照档案管理工作制度和业务规范，做好档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作。2.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境安全、整洁，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.严格执行档案借阅制度，办理档案借阅、归还手续，对借阅档案进行跟踪管理，确保档案按时归还和安全使用。4.积极开展档案信息开发利用工作，根据公司/组织工作需要，提供档案资料和信息服务。5.参与档案鉴定工作，提出档案存毁意见，做好档案销毁记录。6.完成档案管理部门交办的其他工作任务。（三）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，履行以下职责：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案分类标准和整理要求，对本部门文件材料进行初步整理，定期移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好本部门档案的查询、利用等工作。4.接受档案管理部门的业务指导和培训，提高本部门档案管理水平。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成公司/组织各部门及员工在各项工作活动中应及时形成真实、准确、完整的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料等。文件材料的形成应符合国家有关法律法规和公司/组织内部规定，确保其合法性、有效性和规范性。（二）文件材料的收集范围1.行政管理类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件；各类会议文件、决议、纪要；工作计划、总结、报告；规章制度、办法、细则；人事任免文件、劳动合同、员工档案；印章管理文件；信访、纪检监察文件等。2.业务管理类包括市场调研、营销策划、客户资料、合同协议、订单、销售统计报表等业务文件；生产计划、工艺文件、质量检验报告、设备维护记录、物资采购文件等生产管理文件；财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等财务管理文件；科研项目立项、研究报告、成果鉴定文件等科研管理文件。3.党群工作类包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件材料。4.其他类包括公司/组织获得的荣誉证书、资质证书、专利证书、商标注册文件；对外宣传资料、广告策划文件；与外部单位往来的重要文件等其他具有保存价值的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门形成的文件材料进行收集、整理，确保文件材料不丢失、不遗漏。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应及时收集，并指定专人负责跟踪管理。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保其可读性和可追溯性。电子文件形成部门应定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。4.声像材料应及时整理归档，注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并进行数字化处理，以便长期保存和利用。四、档案的整理（一）整理原则与要求档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作应做到分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（二）分类方法公司/组织档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度按照文件材料形成的年度进行分类，不同年度的文件材料分别整理。2.机构（问题）按照公司/组织内部机构设置或业务职能，将文件材料分为不同的类别。如行政管理类、业务管理类、党群工作类等，每类再根据具体业务内容进一步细分。例如，业务管理类可分为市场部、生产部、财务部、研发部等部门形成的文件；行政管理类可分为综合管理、人力资源、行政事务等方面的文件。3.保管期限根据文件材料的重要程度和历史价值，确定保管期限，分为永久、定期（长期：15年以上、短期：15年以下）。（三）编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的标识和管理。编号方法如下：1.全宗号本公司/组织档案全宗号为[具体全宗号]。2.年度号采用四位阿拉伯数字表示，如“2023”代表2023年形成的档案。3.机构（问题）代码根据分类方案，为每个机构（问题）赋予一个代码，代码采用两位阿拉伯数字表示，如“01”代表行政管理类中的综合管理，“02”代表人力资源等。机构（问题）代码应保持相对稳定，如有新增或调整机构（问题），应及时修订代码。4.保管期限代码永久保管的档案代码为“Y”，长期保管的档案代码为“C”，短期保管的档案代码为“D”。5.件号以每份文件为单位，从“1”开始依次编号，件号应连续编写，不得重复。例如，一份2023年行政管理类综合管理部门形成的永久保管文件，其编号为：[全宗号]202301Y001。（四）排列与编目1.排列按照分类编号顺序，将档案依次排列上架存放。同一类别的档案应按照年度、机构（问题）、保管期限的顺序排列，不同保管期限的档案应分开排列。2.编目编制档案目录，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号、题名、日期、责任者、文号、页数、备注等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。五、档案的保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的房间，并配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。2.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，确保档案安全。（二）档案装具与存放1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应坚固耐用，档案盒应规格统一，材质优良。2.档案应按照分类编号顺序依次上架存放，不同保管期限、不同类别、不同年度的档案应分开存放，便于查找和管理。3.档案存放应遵循上轻下重、竖放为主的原则，避免档案挤压变形。对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施。（三）档案保管期限的确定1.永久保管的档案凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要会议记录、重要合同协议、财务决算报告、人事任免文件等。2.定期保管的档案定期保管的档案分为长期和短期。长期保管期限为15年以上，短期保管期限为15年以下。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。如一般性的工作计划、总结、报告；一般性的合同协议；短期的财务报表等。（四）档案的定期检查与维护1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。每年至少进行一次全面检查，并做好检查记录。2.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如档案受潮、发霉的，应进行干燥、消毒处理；档案破损的，应进行修复或复制；档案丢失的，应及时查找并补充。3.定期对档案装具进行检查和维护，如发现档案柜损坏、档案盒老化等情况，应及时更换或维修。4.根据档案保管期限的规定，定期对到期档案进行鉴定，确定存毁意见，并按照规定程序进行销毁。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司/组织档案管理规定，确保档案利用活动合法合规。2.服务公司/组织原则档案利用工作应围绕公司/组织中心工作，为公司/组织决策、管理、业务开展等提供有力支持。3.方便快捷原则简化档案利用手续，提高档案查询、借阅效率，为利用者提供优质、高效的服务。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，可按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案的，须持有单位介绍信，并经公司/组织档案管理部门负责人批准。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照国家有关保密规定执行，确保档案信息安全。（三）利用手续1.公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、内容、用途、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理。2.档案管理部门对申请表进行审核，批准后，为利用者提供档案查阅或借阅服务。查阅档案应在档案管理部门指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出查阅室。借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，并提交单位介绍信，经公司/组织档案管理部门负责人批准后，办理查阅或借阅手续。查阅档案应在档案管理部门监督下进行，借阅档案应按照规定期限归还。（四）利用登记与统计1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅档案名称、内容摘要、利用时间、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，如档案利用人次、利用档案类别、利用目的等，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与人员成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.对已过保管期限，且在今后工作中无查考利用价值的档案，可予以销毁。2.对虽已过保管期限，但仍具有一定查考利用价值的档案，应继续保存。3.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要档案，应按照国家有关保密规定进行保管，不得擅自销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、年度、机构（问题）、保管