档案制度流于形式

档案制度流于形式一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案制度有效执行，杜绝档案制度流于形式的现象，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本专项整治文档。（二）适用范围本文档适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范与监督管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动，数据准确无误。3.完整规范原则：档案资料应齐全完整，整理规范有序，便于查阅和利用。4.安全保密原则：加强档案安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护公司商业机密和信息安全。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.统筹规划公司档案管理工作，指导各部门档案收集、整理、归档等工作。3.集中管理公司各类重要档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.定期对公司档案进行检查、评估和清理，确保档案质量和安全。5.组织开展档案业务培训，提高公司员工档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门档案的日常收集、整理和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照公司档案管理制度要求，定期将本部门档案移交至档案管理部门归档。3.明确专人负责档案管理工作，配合档案管理部门开展档案清查、盘点等工作。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，确保档案安全。（三）员工个人职责1.积极参与公司档案管理工作，及时将个人在工作中形成的各类文件、资料等移交至本部门档案管理人员。2.妥善保管个人涉及的公司档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借他人。3.在工作中严格按照档案管理要求，规范操作，确保所产生档案的质量。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项业务活动中产生的文件，如合同协议、招投标文件、项目报告等。3.公司财务文件，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.公司人力资源文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.公司行政管理文件，如会议纪要、通知、规章制度、工作计划与总结等。6.公司技术研发文件，如研发项目资料、技术方案、专利文件等。7.其他与公司经营管理相关的重要文件资料。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的各类文件资料，确保档案形成的及时性。2.档案收集过程中，应注重文件的完整性，对同一事项的相关文件应一并收集，不得遗漏。3.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或伪造。对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行备份保存。（三）档案整理标准1.档案整理应遵循分类科学、便于查找的原则，按照档案类别进行分类编号。2.纸质档案应进行装订、编页，去除金属物等，保持页面整洁。3.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，并建立清晰的文件夹结构，便于管理和检索。4.档案整理过程中，应编制档案目录，详细记录档案的题名、日期、编号、保管期限等信息。四、档案归档与保管（一）档案归档流程1.各部门档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案符合归档要求。2.审核通过后，填写档案移交清单，将档案移交至公司档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，核对档案数量、内容等是否准确无误。4.审核无误后，将档案进行归档存储，按照档案分类编号顺序排列上架。（二）档案保管期限1.公司档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为3年、5年、10年、15年、20年等。2.具体档案保管期限按照国家法律法规、行业标准以及公司实际情况确定。对于涉及公司核心业务、重要权益等的档案应列为永久保管。3.档案管理部门应定期对档案保管期限进行评估和调整，确保档案保管期限的合理性。（三）档案保管环境与设施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、遮光窗帘等。3.档案存储应采用专用的档案架、档案盒等，确保档案存放安全有序。同时，应建立档案存储位置索引，便于快速查找档案。五、档案查阅与借阅（一）档案查阅规定1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅档案时，应在指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案内容。（二）档案借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人应出具本人有效身份证件，档案管理部门对借阅人进行登记，并收取一定的押金。借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录档案内容。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案。档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的公司档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和共享。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案服务质量。3.确保档案信息的安全可靠，防止档案信息泄露和损坏。（二）档案信息录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入信息的准确无误。录入内容应包括档案的基本信息、文件内容摘要、保管期限等。2.定期对档案信息进行维护和更新，及时补充新产生的档案信息，修正错误或变更的信息。同时，对已归档的电子档案进行定期备份，防止数据丢失。（三）档案信息安全保障措施1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击。2.对档案信息管理系统的用户进行权限管理，根据用户的工作职责和需求，分配不同的系统操作权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。3.定期对档案信息管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。同时，对系统数据进行加密存储，防止数据被窃取或篡改。七、档案监督与检查（一）监督检查机制1.公司建立档案管理监督检查小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理工作联系人。2.监督检查小组定期对公司各部门档案管理工作进行检查，检查内容包括档案制度执行情况、档案收集整理质量、档案归档保管情况、档案查阅借阅管理等。3.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理措施1.对于违反档案制度，导致档案管理工作出现问题的部门或个人，视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、通报批评、罚款等。警告：适用于初次违反档案制度，情节较轻，未造成严重后果的情况。通报批评：适用于违反档案制度，情节较为严重，对公司档案管理工作造成一定影响的情况。罚款：适用于违