档案制度通知

档案制度通知一、总则1.目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工。3.定义本制度所称档案，是指公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司/组织各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。对各部门档案管理工作进行监督、检查和指导，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，及时提供所需档案资料。负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向档案管理部门报告。三、档案的收集与整理1.收集范围公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，包括章程、协议、批复、决定等。公司/组织各项业务活动中形成的文件材料，如合同、协议、项目计划、报表、报告等。公司/组织行政管理活动中形成的文件材料，如会议纪要、通知、请示、批复、规章制度等。公司/组织财务活动中形成的文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。公司/组织人事管理活动中形成的文件材料，如员工档案、招聘资料、培训记录、考核材料等。公司/组织科研、技术开发活动中形成的文件材料，如科研项目立项报告、研究成果报告、技术合同等。公司/组织对外宣传、文化活动中形成的文件材料，如宣传资料、活动方案、照片、音像资料等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。收集的文件材料应真实、准确、规范，字迹清晰，签字盖章齐全。对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。便于档案的整理、编目、检索和统计。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。文书档案可进一步按照年度、保管期限等进行分类；科技档案可按照项目、专业等进行分类；会计档案按照会计年度、保管期限等进行分类；人事档案按照员工类别、档案内容等进行分类；声像档案按照载体形式、内容等进行分类。编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。文书档案编号可采用年度保管期限流水号的形式；科技档案编号可采用项目编号分类号流水号的形式；会计档案编号可采用会计年度类别保管期限流水号的形式；人事档案编号可采用员工编号档案类别流水号的形式；声像档案编号可采用录制时间载体形式流水号的形式。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固。编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等项目。同时，根据档案的内容和特点，编制档案索引，方便档案的查询和利用。四、档案的归档与移交1.归档时间文书档案应在次年上半年完成归档工作。科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。人事档案应在员工离职后一个月内完成归档工作。声像档案应在活动结束后及时整理归档。2.归档要求各部门兼职档案员应按照档案整理的要求，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订、编目等整理工作，形成规范的档案案卷。档案案卷应编制封面、卷内目录、备考表等，确保档案案卷的完整、规范。各部门兼职档案员应在规定的归档时间内，将整理好的档案案卷移交至档案管理部门，并填写档案移交清单，双方签字确认。3.移交手续档案移交时，移交部门应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级、数量等内容。档案管理部门应对移交的档案进行核对，核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认。档案移交清单一式两份，移交部门和档案管理部门各执一份，作为档案移交的凭证。五、档案的保管与保护1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件。档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.保管方式档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。对纸质档案应采用卷盒、卷皮等方式进行包装，防止档案受损。对电子档案应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存储在不同的地点。对声像档案应采用专用的存储设备进行保管，并建立相应的目录和索引，便于查找和利用。3.安全保护措施档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，并严格执行。加强对档案库房的安全管理，安装监控设备，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对档案的查阅、利用等情况进行登记，严格控制档案的流向，确保档案的安全。加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员的安全意识和防范能力。六、档案的查阅与利用1.查阅权限公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的查阅，应经公司/组织分管领导批准。外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经公司/组织档案管理部门负责人审核，报公司/组织分管领导批准后，方可查阅。2.查阅程序查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅人员应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅人员如需复印、拍照、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理相关手续。查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。3.利用规定档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司/组织的利益和形象。档案管理部门应根据档案的内容和利用需求，为查阅人员提供必要的帮助和服务。对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析档案内容和价值的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。档案鉴定工作应根据国家有关法律法规和公司/组织档案管理制度的规定进行，严格执行鉴定标准和程序。2.鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。3.鉴定内容档案鉴定工作应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面审查，综合分析档案的保存价值。判断档案是否反映公司/组织的主要职能活动，是否对公司/组织的发展具有重要查考利用价值。审查档案的完整性、准确性、系统性，以及与其他档案的关联程度。根据国家有关法律法规和公司/组织档案管理制度的规定，确定档案的保管期限。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级、数量等内容。档案销毁清册经档案鉴定工作