国管局档案制度

国管局档案制度一、总则（一）目的为加强国家机关事务管理局（以下简称“国管局”）档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，为机关各项工作提供有力支持，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合国管局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国管局机关各部门、局属各单位以及本局管理的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则国管局档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实可靠原则档案内容应真实反映国管局各项工作的实际情况，严禁虚假和伪造档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案服务效能。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门国管局设立专门的档案管理部门，负责全局档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责接收、收集本局各部门和局属各单位形成的各类档案，按照规定的分类标准和整理方法进行整理，确保档案的有序存放。2.档案保管妥善保管档案，做好档案库房的安全管理工作，包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等，确保档案的实体安全。3.档案检索与利用建立健全档案检索体系，为利用者提供高效、准确的档案检索服务。根据利用需求，及时提供档案原件或复印件，办理档案查阅、借阅等手续。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。5.档案统计与分析负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，并进行分析研究，为档案管理决策提供依据。6.档案信息化建设推进档案信息化工作，负责档案信息系统的建设、维护和管理，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理的信息化水平。（三）各部门、各单位职责1.明确专人负责各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作，确保档案工作的顺利开展。2.做好日常收集与整理负责收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行分类整理，定期移交局档案管理部门。3.配合档案管理部门工作积极配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁、统计等工作，提供相关资料和信息，支持档案管理部门的各项工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案包括国管局在履行职能过程中形成的各类通用文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.业务档案涵盖国管局各项业务工作中形成的专业性文件材料，如财务管理档案、资产管理档案、办公用房管理档案、公务用车管理档案等。3.人事档案按照国家人事档案管理规定，收集整理国管局工作人员的人事档案，包括履历材料、考核材料、任免材料、工资待遇材料等。4.基建档案记录国管局基本建设项目从立项到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。5.设备档案包括国管局购置、使用和管理的各类设备的相关文件材料，如设备购置合同、说明书、维修记录等。6.声像档案收集国管局在工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，真实记录重要事件、活动等情况。7.电子档案对国管局形成的电子文件进行收集和管理，确保电子档案的完整性和可读性。（二）收集要求1.及时收集各部门、各单位应在文件材料形成后及时收集，确保档案的完整性和时效性。2.齐全完整收集的档案应齐全完整，能够全面反映工作活动的真实情况，不得遗漏重要文件材料。3.真实准确档案内容应真实可靠，不得篡改、伪造文件材料。（三）整理方法1.分类标准文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；业务档案根据不同业务类型，按照相应的分类标准进行分类；人事档案按照国家规定的人事档案分类方法进行整理；基建档案按照项目阶段进行分类；设备档案按照设备类别进行分类；声像档案按照载体形式和内容主题进行分类；电子档案按照电子文件的类别和存储方式进行分类。2.编号与编目对整理好的档案进行编号，编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，便于查找和管理。档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保档案编号的科学性和规范性。3.装订与装盒文书档案、业务档案等纸质档案应进行装订，保持档案的整齐美观。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。装订后的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。四、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.建筑设计库房建筑应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等要求，具有良好的密封性和隔热性。库房内应有足够的空间，满足档案存放的需要，并设置专门的档案架、档案柜等存储设备。3.安全设施配备配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备、防虫防鼠设备等，确保档案库房的安全。（二）档案保管条件1.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。应定期监测库房的温湿度情况，采取有效措施进行调节。2.防火防盗加强库房的防火防盗管理，严禁在库房内吸烟和使用明火，配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护。安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。3.防虫防鼠采取防虫防鼠措施，如放置防虫药品、封堵鼠洞等，防止档案受到虫害和鼠害的破坏。4.防尘防潮保持库房清洁卫生，定期进行清扫。采取防潮措施，如对档案架、档案柜进行防潮处理，防止档案受潮发霉。（三）档案存储方式1.纸质档案存储按照档案的分类和编号顺序，将纸质档案存放在档案架或档案柜中，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.电子档案存储建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应采用安全可靠的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等，并进行备份存储，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的索引目录，便于快速检索和利用。3.声像档案存储声像档案应根据载体形式进行分类存储，如照片应冲印或扫描后存储，录音、录像资料应进行数字化转换后存储。存储介质应标明档案内容、形成时间、来源等信息，并妥善保管。（四）档案保管期限划分1.永久保管对反映国管局主要职能活动和历史面貌的重要档案，如涉及国家机密、重大决策、重要人事任免等档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，如一般性业务文件、短期工作记录等，可根据实际情况确定保管期限。（五）档案清查与盘点1.定期清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、种类、保管状况等与档案目录一致。2.不定期盘点根据工作需要，可对部分档案进行不定期盘点，重点检查档案的完整性、准确性和存储状况，及时发现和解决存在的问题。3.清查与盘点记录对档案清查与盘点的情况应进行详细记录，包括清查时间、范围、结果等，发现问题应及时采取措施进行处理，并将处理情况记录在案。五、档案的检索与利用（一）检索工具建设1.编制档案目录建立健全档案目录体系，包括案卷目录、卷内文件目录、专题目录、人名索引等，为档案检索提供基础依据。档案目录应按照规范的格式和要求进行编制，确保目录信息的准确、完整。2.建立电子检索系统利用现代信息技术，建立电子档案检索系统，实现档案信息的快速检索和查询。电子检索系统应具备多种检索功能，如按关键词检索、按分类检索、按时间检索等，方便利用者查找所需档案。（二）利用服务1.查阅与借阅规定制定档案查阅、借阅制度，明确查阅、借阅的范围、程序和要求。利用者查阅、借阅档案应填写申请表，经相关部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。2.提供利用方式档案管理部门应根据利用者的需求，提供多种利用方式，如提供档案原件、复印件、电子文档等。对于重要档案的利用，应进行登记和跟踪，确保档案的安全和合理利用。3.利用效果反馈鼓励利用者对档案利用情况进行反馈，档案管理部门应及时收集利用者的意见和建议，不断改进档案利用服务工作，提高档案利用效率。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与标准1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.鉴定标准根据国家有关规定和档案的实际价值，结合国管局的工作需要，制定档案鉴定标准。鉴定标准应明确不同类型档案的保管期限划分原则，以及判断档案是否具有保存价值的具体依据。（二）鉴定程序1.初步审查档案管理部门对到期档案进行初步审查，整理出拟鉴定的档案清单，提交鉴定工作小组。2.详细审查鉴定工作小组对拟鉴定的档案进行详细审查，根据鉴定标准，逐卷、逐件分析档案的内容和价值，确定档案的保管期限和销毁范围。3.形成鉴定意见鉴定工作小组根据审查结果，形成鉴定意见，填写档案鉴定表，明确档案的保管期限、销毁意见等。鉴定意见应经鉴定工作小组全体成员签字确认。（三）销毁程序1.编制销毁清单对经鉴定确定需要销毁的档案，编制销毁清单，清单应包括档案的名称、年度文号、保管期限、数量等详细信息。2.审批与备案销毁清单报经国管局领导审批后，报同级档案行政管理部门备案。3.组织销毁按照审批后的销毁清单，由档案管理部门组织专人进行销毁。销毁档案应采用安全可靠的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息。4.销毁记录存档销毁记录应作为档案管理的重要资料进行存档，以备查考。七、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案数字化管理通过档案信息化建设，将国管局的各类档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理效率利用信息化手段，优化档案管理流程，提高档案收集、整理、保管、检索和利用等环节的工作效率，降低档案管理成本。3.加强档案信息安全建立健全档案信息安全保障体系，确保档案信息在存储、传输和利用过程中的安全，防止档案信息泄露和被篡改。（二）建设内容1.档案数字化加工对纸质档案、声像档案等进行数字化扫描、录入，形成电子档案数据。数字化加工应按照相关标准和规范进行，确保电子档案数据的质量。2.电子档案管理系统建设开发或选用适合国管局档案管理需求的电子档案管理系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅利用、鉴定销毁等功能。电子档案管理系统应具备良好的兼容性、稳定性和安全性，能够与国管局其他业务系统进行有效对接。3.档案信息资源整合整合国管局各部门、各单位的档案信息资源，打破信息孤岛，实现档案信息的共享和互通。通过建立档案信息共享平台，为利用者提供便捷的档案信息服务。4.档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全防护机制，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等技术手段，保障档案信息的安全。制定档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的日常管理和维护，定期进行安全检查和风险评估，及时发现和处理安全隐患。（三）实施步骤1.规划与设计阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。进行系统设计，确定电子档案管理系统的功能架构、技术架构和数据架构。2.试点与推广阶段选择部分部门或单位进行档案信息化建设试点，总结试点经验，完善建设方案。在试点成功的基础上，逐步在全局范围内推广应用档案信息化管理系统