乡镇会计档案制度

乡镇会计档案制度一、总则（一）目的为了加强乡镇会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇范围内各行政事业单位、村级组织等涉及会计核算的部门和单位。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。乡镇财政部门负责对本乡镇会计档案工作进行统一领导和监督指导，各单位负责本单位会计档案的具体管理工作。2.依法管理。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.完整准确。保证会计档案的内容真实、完整，数据准确，能够全面反映本乡镇经济业务活动情况。4.安全保密。采取有效措施确保会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失，同时严格遵守保密规定，防止会计信息泄露。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始书面证明，如发票、收据、报销单等；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证。（二）会计账簿1.总账。按照总分类账户分类登记经济业务的账簿，能够全面、总括地反映经济活动情况。2.明细账。按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿，详细记录各项经济业务的具体情况。3.日记账。按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账等。4.辅助账簿。对某些在总账和明细账中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，如固定资产卡片、低值易耗品备查账等。（三）财务会计报告包括月度、季度、年度财务会计报告。财务会计报告是企业和其他单位向有关方面及国家有关部门提供财务状况和经营成果的书面文件，主要包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表。是企业银行存款日记账余额与银行对账单余额不一致时，为了核对账目而编制的调节表。2.银行对账单。银行出具的反映企业银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表。企业向税务机关申报纳税情况的报表。4.会计档案移交清册。记录会计档案从一个部门或人员移交到另一个部门或人员时相关信息的清册。5.会计档案保管清册。详细记录会计档案保管情况的清册，包括档案名称、数量、保管期限等。6.会计档案销毁清册。记录会计档案销毁相关信息的清册，包括档案名称、数量、销毁原因、销毁时间等。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.各单位应按照国家有关规定，定期将本单位在经济业务活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料收集齐全，不得遗漏。2.对于从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。（二）整理方法1.会计凭证的整理分类。将原始凭证按照经济业务的性质进行分类，如采购业务、销售业务、费用报销业务等。编号。对每一类原始凭证进行编号，以便于查找和核对。粘贴。将原始凭证粘贴在记账凭证后面，粘贴时应注意整齐、牢固，不得覆盖记账凭证上的内容。装订。将整理好的记账凭证和原始凭证按照顺序进行装订，装订应牢固、整齐，不得有缺页、掉页现象。2.会计账簿的整理结账。在会计期末，对会计账簿进行结账，结出各账户的本期发生额和期末余额。核对。核对账簿记录与会计凭证是否一致，账账是否相符，账实是否相符。编号。对每本账簿进行编号，注明账簿名称、年度、册数等信息。整理账页。将账页整齐排列，去除空白页和破损页，对于活页账应加装账夹。3.财务会计报告的整理核对。核对财务会计报告中的数据是否准确，报表之间的勾稽关系是否正确。装订。将财务会计报告按照顺序进行装订，封面应注明单位名称、年度、月份、报表名称等信息。4.其他会计资料的整理分类。将其他会计资料按照类别进行分类，如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等。编号。对每一类其他会计资料进行编号，注明资料名称、年度、月份等信息。装订或归档。将整理好的其他会计资料进行装订或归档保存。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告类：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.各单位应设置专门的会计档案室或档案柜，用于存放会计档案。会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，保证会计档案的安全保管。2.乡镇财政部门应设立统一的会计档案保管库，对本乡镇范围内各单位的会计档案进行集中保管。保管库应符合国家有关档案保管的要求，配备必要的保管设备和管理人员。（三）保管要求1.会计档案应按照保管期限分类存放，便于查找和利用。2.对于电子会计档案，应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子会计档案的索引和目录，便于快速检索和查询。3.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现会计档案有破损、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。4.严格限制非档案管理人员进入会计档案室，确因工作需要查阅会计档案的，应办理相关手续，并在档案管理人员的监督下进行查阅。五、会计档案的利用（一）查阅权限1.本乡镇内部人员查阅会计档案，应经本单位负责人批准，并办理查阅登记手续。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.外单位人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，并经本乡镇财政部门负责人批准，办理查阅登记手续后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅人员不得将会计档案携带出会计档案室。3.司法机关、审计机关等部门因工作需要查阅会计档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并在档案管理人员的监督下进行查阅。查阅人员如需复印、摘录会计档案的，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经批准人签字同意。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的会计档案，并在查阅登记薄上记录查阅人员的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员在档案管理人员的监督下进行查阅，查阅完毕后，应将会计档案归还档案管理人员，并在查阅登记薄上签字确认。（三）利用限制1.会计档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和保密规定，不得泄露会计档案中的机密信息。2.查阅人员不得擅自将会计档案用于非查阅目的，不得将会计档案提供给无关人员查阅或使用。3.对于涉及国家机密、商业秘密等重要会计档案，应严格控制查阅范围和查阅方式，确保会计信息安全。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序进行销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（三）销毁记录会计档案销毁后，档案管理人员应将会计档案销毁清册永久保存，作为会计档案销毁的证明文件。同时，应在会计档案保管清册中注明会计档案的销毁情况，包括销毁时间、销毁方式、监销人员等信息。七、监督与检查（一）内部监督1.各单位应建立健全会计档案管理制度，加强对会计档案管理工作的内部监督，定期对本单位会计档案管理情况进行检查，发现问题及时整改。2.单位内部审计部门应将会计档案管理情况纳入审计范围，对会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节进行审计监督，确保会计档案管理工作规范、合法。（二）外部监督1.乡镇财政部门应加强对本乡镇范围内各单位会计档案管理工作的监督指导，定期组织开展会计档案管理工作检查，对违反本制度规定的单位，责令其限期整改，并