美团档案制度

美团档案制度一、总则（一）目的为了加强美团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于美团公司总部及各分支机构、子公司等所属部门及员工。（三）档案定义本制度所指档案是美团公司在经营管理、业务活动、技术研发、文化建设等各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、数据、影像、电子文档等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得篡改、伪造。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案严格保密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，指导各部门做好档案收集、整理、归档等工作。3.集中管理公司重要档案，建立档案库房，配备必要的档案管理设施设备。4.负责档案的鉴定、销毁、统计等工作，定期对档案进行清查盘点。5.开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和利用。6.组织档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。7.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记和跟踪管理。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、整理和初步归档工作。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交至综合管理部门。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁、统计等工作，提供档案利用相关信息。4.负责本部门档案的安全保管，确保档案的完整和安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司经营管理活动中产生的文件，包括年度工作计划、总结、报告、会议纪要、规章制度等。3.业务合同、协议，如合作协议、采购合同、销售合同、服务合同等。4.财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。5.技术研发资料，如项目立项报告、技术方案、测试报告、专利文件等。6.人力资源档案，包括员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、绩效考核资料等。7.市场营销档案，如市场调研报告、广告宣传资料、客户信息等。8.行政办公档案,如办公用品采购记录、办公设备维护记录、车辆使用记录等。9.企业文化建设相关资料，如公司活动照片、视频、宣传册等。10.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件资料，确保档案的完整性和及时性。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交。3.在收集档案时，应确保文件资料的原件或原始电子数据，如有特殊情况需提供复印件的，应注明原件保存地点和出处。4.收集的档案应保持整洁、完整，严禁随意涂改、损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.根据文件的内容、性质、时间等因素进行分类整理，便于查找和利用。3.同一类别的文件应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度等。4.对每份文件进行编号、编目，编制文件目录，注明文件的名称、日期、编号、来源等信息。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。将每年形成的文件分为永久、定期（30年、10年）保管，再按照机构或问题进行排列。2.合同档案：按照合同类别（如采购合同、销售合同等）签订时间进行分类整理，每份合同单独编号，建立合同台账，记录合同的基本信息、履行情况等。3.财务档案：按照会计年度类别（如凭证、账簿、报表等）进行分类整理，会计凭证应按月装订成册，注明凭证日期、编号、摘要、金额等信息。4.人事档案：按照员工类别（如正式员工、试用期员工等）个人进行分类整理，建立员工人事档案袋，将员工的各类人事资料集中存放，并按照规定的档案目录顺序排列。5.电子档案：按照电子文件的类别（如文档、表格、图片、视频等）年度保管期限进行分类整理，建立电子文件目录，对电子文件进行命名和标注，确保电子文件的可读性和可检索性。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕并移交至综合管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[规定时间]内及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息。2.综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行核对、清点，确认无误后在档案移交清单上签字。3.综合管理部门将接收的档案按照规定的分类方法进行再次整理和编目，然后存入档案库房或电子档案管理系统。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）三种。2.确定档案保管期限的原则：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。其中，反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考价值的档案，列为30年保管；反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司有查考价值的档案，列为10年保管。3.具体档案保管期限的划分按照国家相关档案保管期限规定及公司实际情况确定，详见《美团档案保管期限表》。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘、防光、防磁等设施设备，确保档案的安全。3.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明各类档案的存放架位、箱柜等信息。4.电子档案应进行备份存储，备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。定期对电子档案进行维护和检查，确保电子档案的完整性和可读性。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的质量。6.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应遵守国家法律法规和公司相关规定，不得损害公司利益和他人合法权益。2.服务工作原则：档案利用应紧密围绕公司各项工作开展，为公司决策、业务拓展、内部管理等提供有力支持。3.严格审批原则：档案利用应经过严格的审批程序，确保档案使用的必要性和安全性。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到综合管理部门档案查阅室查阅档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助，按照查阅人员的需求提供相关档案，并做好查阅登记。2.借阅：因特殊情况需要将档案借出的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等信息，经部门负责人审批后，报综合管理部门负责人批准。借阅期限一般不得超过[规定天数]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。档案借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容，按时归还档案。3.出具证明：根据公司工作需要，综合管理部门可依据档案内容为相关部门或人员出具档案证明。出具证明时，应严格审核档案内容，确保证明内容真实、准确，并做好登记。（三）利用审批1.查阅档案：由查阅人所在部门负责人审批，审批通过后查阅人可到综合管理部门档案查阅室查阅档案。2.借阅档案：借阅申请表应依次经查阅人所在部门负责人、综合管理部门负责人审批。审批通过后，借阅人方可到综合管理部门办理借阅手续。3.出具证明：由申请出具证明的部门负责人审批，综合管理部门根据审批意见出具档案证明。（四）利用登记1.档案利用过程中，档案管理人员应建立档案利用登记台账，详细记录利用日期、利用人姓名、所在部门、利用方式、利用档案名称及数量、审批情况、归还日期等信息。2.档案利用登记台账应定期进行核对和统计，确保登记信息的准确性和完整性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长,成员包括各部门负责人代表、档案管理人员等。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定；同时，结合公司实际情况，对已失去保存价值的档案进行鉴定。2.对涉及公司商业秘密、敏感信息等的档案，即使超过保管期限，也应按照公司保密规定进行妥善保管，不得擅自销毁。3.鉴定档案时，应审查档案的内容是否真实、完整，是否对公司具有查考利用价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案清单。2.档案管理人员对需要鉴定的档案进行初步整理，提供档案的基本情况说明。3.档案鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出存毁意见。4.对鉴定为销毁的档案，编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清单经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报公司分管领导审批。（四）销毁实施1.经公司分管领导批准后，由综合管理部门负责组织实施档案销毁工作。档案销毁应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的安全、规范进行。监督人员应在档案销毁清单上签字确认。3.档案销毁后，档案管理人员应将档案销毁清单归档保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成档案统计报表，上报公司领导和相关部门，为公司档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应包括档案数量统计、档案利用情况统计、档案保管期限统计等内容，确保统计数据真实、准确、完整。（二）移交工作1.