档案保密制度宣传

档案保密制度宣传一、总则（一）目的为加强公司/组织档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，保障公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理人员、文件起草人员、审批人员、借阅人员等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规及行业标准，确保档案保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识，采取有效措施预防档案信息泄露事件的发生。3.全面管理原则：对档案的收集、整理、存储、利用、销毁等全过程进行保密管理。4.责任追究原则：对违反档案保密制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、档案保密管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案保密管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作，确保档案的安全与完整。3.建立档案保密台账，记录档案的保管、借阅、使用等情况。4.定期对档案进行清查、盘点，发现问题及时处理，并向上级报告。5.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务能力。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案保密制度，保守档案秘密。2.负责档案的日常管理工作，按照规定的程序和方法进行档案的整理、存储、借阅等操作。3.对档案的安全负责，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作。4.不得擅自将档案带出办公区域，严禁在非工作时间私自查阅档案。5.发现档案信息泄露或可能泄露的情况，应立即采取措施，并及时报告上级。（三）文件起草人员职责1.起草文件时，应明确文件的密级，并按照规定的格式和要求进行编写。2.对涉及公司/组织机密的文件，应严格控制知悉范围，确保文件不被无关人员接触。3.文件起草完成后，应及时将文件交档案管理部门归档，并办理交接手续。（四）审批人员职责1.对文件进行审批时，应严格审查文件的内容和密级，确保文件符合保密要求。2.对涉及公司/组织机密的文件，应在审批过程中注意保密，不得随意泄露文件内容。3.审批通过的文件，应签字确认，并督促文件起草人员及时归档。（五）借阅人员职责1.因工作需要借阅档案时，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，并经相关部门负责人批准。2.借阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出指定地点。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、复印、转借他人或泄露档案内容。4.借阅期满后，应及时归还档案，并办理归还手续。三、档案保密范围及密级划分（一）档案保密范围1.涉及公司/组织商业秘密的文件、资料，如产品研发资料、市场策略、客户信息等。2.涉及公司/组织财务信息的文件、资料，如财务报表、审计报告、资金账户信息等。3.涉及公司/组织人事信息的文件、资料，如员工档案、薪酬福利信息、绩效考核结果等。4.涉及公司/组织技术秘密的文件、资料，如技术方案、工艺流程、技术图纸等。5.其他经公司/组织认定需要保密的文件、资料。（二）密级划分1.绝密级：是公司/组织最重要的机密信息，一旦泄露将对公司/组织的利益造成特别重大的损害。如公司/组织的核心技术、重大商业决策、战略规划等。2.机密级：是公司/组织重要的机密信息，泄露后将对公司/组织的利益造成重大损害。如重要客户信息、财务数据、关键技术资料等。3.秘密级：是公司/组织一般的机密信息，泄露后可能对公司/组织的利益造成一定损害。如一般性的市场信息、内部管理制度、员工基本信息等。四、档案收集与整理保密要求（一）收集要求1.各部门应及时将本部门产生的文件、资料收集齐全，确保档案的完整性。2.对涉及保密的文件、资料，应在收集过程中采取保密措施，防止信息泄露。3.档案管理人员在接收档案时，应认真核对档案的数量、内容等，确保档案的准确性。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案管理的规范和标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.在整理过程中，应注意保护档案的原始面貌，不得擅自更改或删除档案内容。3.对涉及保密的档案，应单独存放，并做好标识，防止与其他档案混淆。五、档案存储保密要求（一）存储场所要求1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。2.库房应安装门禁系统，限制无关人员进入。3.库房内的温度、湿度应保持在适宜的范围内，确保档案的质量。（二）存储方式要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立档案目录索引，便于查找和管理。2.对纸质档案，应采用档案盒、档案柜等进行存储；对电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。3.存储介质应标明档案的名称、类别、年度、保管期限等信息，并妥善保管。（三）存储安全要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。2.对发现的档案损坏、丢失等情况应及时报告上级，并采取相应的措施进行处理。3.严禁在档案存储场所内吸烟、使用明火等，防止发生火灾事故。六、档案利用保密要求（一）利用审批要求1.因工作需要利用档案时，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，并经相关部门负责人批准。2.借阅申请表应明确档案的密级，审批人员应根据档案的密级和借阅目的进行审批。3.对涉及绝密级档案的利用，应经公司/组织主要领导批准。（二）利用过程要求1.借阅人员应在档案管理人员的陪同下进行档案查阅，不得擅自将档案带出指定地点。2.借阅人员应按照审批的借阅期限及时归还档案，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。3.在利用档案过程中，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、复印、转借他人或泄露档案内容。4.档案管理人员应对借阅人员的利用情况进行记录，包括借阅时间、归还时间、利用目的等信息。（三）利用登记要求1.档案管理人员应建立档案利用登记台账，对档案的借阅、归还等情况进行详细记录。2.登记台账应包括档案名称、借阅人员姓名、部门、借阅时间、归还时间、利用目的等信息。3.档案管理人员应定期对档案利用登记台账进行核对，确保记录的准确性和完整性。七、档案销毁保密要求（一）销毁审批要求1.对已超过保管期限或已失去保存价值的档案，应进行销毁处理。2.档案销毁前，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、类别、数量、销毁原因等信息，并经相关部门负责人批准。3.对涉及保密的档案，销毁申请表应明确档案的密级，审批人员应根据档案的密级和销毁原因进行审批。4.对涉及绝密级档案的销毁，应经公司/组织主要领导批准。（二）销毁过程要求1.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和相关部门人员共同监督销毁过程。2.销毁方式应根据档案的性质和数量选择合适的方法，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.在销毁过程中，应注意安全，防止发生火灾、爆炸等事故。（三）销毁记录要求1.档案管理人员应建立档案销毁记录台账，对档案的销毁时间、地点、方式、监督人员等信息进行详细记录。2.销毁记录台账应作为档案管理的重要资料进行保存，以备查阅。八、档案保密监督与检查（一）监督检查部门公司/组织设立档案保密监督检查小组，负责对档案保密制度执行情况进行监督检查。监督检查小组由档案管理部门、纪检监察部门等相关人员组成。（二）监督检查内容1.档案保密制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、利用、销毁等环节。2.档案管理人员的保密意识和业务能力，是否熟悉档案保密制度和操作规程。3.档案存储场所的安全设施是否齐全、有效，是否符合保密要求。4.档案利用过程中的审批手续是否齐全，借阅人员是否遵守保密规定。5.档案销毁过程中的审批手续是否齐全，销毁方式是否符合要求，销毁记录是否完整。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组定期对档案保密制度执行情况进行检查，一般每半年进行一次全面检查。2.不定期抽查：监督检查小组不定期对档案管理部门及相关岗位进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对档案管理中的重点环节或存在的问题，开展专项检查，确保档案保密工作的落实。（四）问题处理与整改1.监督检查小组在检查过程中发现问题后，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对存在的问题制定整改措施，并认真组织实施，确保整改工作取得实效。3.整改完成后，责任部门应向监督检查小组提交整改报告，监督检查小组对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。九、档案保密培训与教育（一）培训对象公司/组织内部所有涉及档案管理的部门、岗位及人员。（二）培训内容1.国家有关法律法规及行业标准中关于档案保密的规定。2.公司/组织档案保密制度的内容和要求。3.档案保密意识和技能培训，如如何识别保密信息、如何防止信息泄露等。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或内部资深人员进行授课。2.开展专题讲座，针对档案管理中的重点问题进行讲解。3.发放宣传资料，如手册、指南等，供员工自学。（四）培训效果评估1.建立培训效果评估机制，通过考试、撰写心得体会、实际操作等方式对培训效果进行评估。2.根据评估结果，对培训内容和方式进行调整和改进，提高培训质量。十、档案保密奖惩制度（一）奖励制度1.对在档案保密工作中表现突出的部门和个人，公司/组织将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等。3.具体奖励标