巡察档案室制度

巡察档案室制度一、总则（一）目的为加强巡察档案室管理，确保巡察工作资料的完整、安全和有效利用，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与巡察工作相关的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则巡察档案室对巡察工作形成的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映巡察工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格限制档案查阅范围。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便相关人员查阅利用档案。二、档案管理职责（一）巡察档案室职责1.负责制定和完善巡察档案室管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管巡察工作各类档案，建立健全档案目录和索引。3.对档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，确保档案规范有序。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.按照规定提供档案查阅服务，做好查阅登记和档案归还工作。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，按规定程序进行销毁。7.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理数字化。（二）巡察组职责1.在巡察工作过程中，及时收集、整理各类文件资料，确保资料的真实性和完整性。2.按照巡察档案室要求，定期将巡察工作档案移交档案室。3.协助巡察档案室做好档案的整理、编目等工作，提供必要的档案信息。（三）各部门职责1.配合巡察工作，及时提供相关文件资料和信息。2.对本部门涉及巡察工作的档案进行初步整理，按规定移交巡察档案室。三、档案收集与整理（一）收集范围1.巡察工作方案、计划、通知等文件。2.巡察组与被巡察单位沟通协调的文件、会议记录等。3.巡察组工作底稿、谈话记录、调查问卷等。4.被巡察单位提供的文件资料、财务报表、业务数据等。5.巡察报告、反馈意见、整改建议等文件。6.与巡察工作相关的其他文件、资料、记录。（二）收集要求1.巡察组应在巡察工作结束后[X]个工作日内，将收集的档案资料移交巡察档案室。2.移交的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。（三）整理方法1.分类按照巡察工作流程、文件类型、时间顺序等进行分类，如立项类、实施类、报告类等。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年度、顺序号等信息。3.装订对纸张较多的档案进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于检索。四、档案保管（一）保管场所1.巡察档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管期限1.巡察工作档案的保管期限分为永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.永久保管的档案包括巡察工作报告、反馈意见、整改情况报告等重要文件。3.定期保管的档案根据其重要程度和利用价值确定保管期限。（三）档案存放1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案存放位置索引，标明各类档案的具体存放位置。（四）档案安全管理1.加强档案库房安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案安全。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、防虫药品等。4.对电子档案要进行备份，存储在安全的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅巡察档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报巡察档案室负责人审批。2.涉及重要机密的档案，需经公司/组织分管领导批准后方可查阅。3.外部单位查阅巡察档案，需持有单位介绍信，经公司/组织主要领导批准，并在巡察档案室工作人员陪同下查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息。2.申请表经审批后，巡察档案室工作人员根据查阅要求提供档案，并做好查阅登记。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，巡察档案室工作人员核对无误后，在查阅登记上注明归还日期。（三）利用方式1.提供档案复印件对于一般性查阅需求，可提供档案复印件，但需注明“复印件与原件核对无误”字样，并加盖巡察档案室印章。2.档案借阅对于确需借阅档案的情况，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人。3.档案咨询服务巡察档案室工作人员可根据查阅人员需求，提供档案相关信息咨询服务。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由巡察档案室负责人、相关业务人员及档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限规定，结合档案的重要性、利用价值等因素进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可提出销毁意见。3.对涉及重要历史事件、重大决策等具有长远历史价值的档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清查，逐卷逐件进行审查。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定表》，详细说明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁理由等信息。3.《档案销毁鉴定表》经档案鉴定小组组长签字、公司/组织分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案采用格式化、删除等方式进行销毁，并进行数据覆盖处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现巡察档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平，方便档案信息的检索和共享。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案目录及相关信息录入档案管理系统，建立电子档案数据库。4.挂接存储将扫描图像与电子档案数据库进行挂接，存储在安全的存储设备上。（三）系统功能1.档案录入功能实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限等。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户查找档案。3.借阅管理功能记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅日期、归还日期等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析功能对档案数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案管理系统的安全防护。2.定期对电子档案进行备份，存储在不同的介质上，并异地存