档案库房制度通知

档案库房制度通知一、总则1.目的为加强公司档案库房管理，确保档案的安全与完整，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及所有涉及档案管理的相关人员。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案库房管理职责1.档案管理部门职责负责档案库房的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等。制定和完善档案库房管理制度，并监督执行。定期对档案库房进行安全检查，确保档案存储环境安全。组织开展档案管理培训，提高相关人员的档案管理意识和技能。2.库房管理人员职责严格遵守档案库房管理制度，负责档案库房的日常操作和维护。负责档案的上架、下架、整理和盘点工作，确保档案存放有序、查找方便。定期检查档案的保管状况，发现问题及时报告并采取相应措施。做好档案库房的安全防范工作，包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等。3.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整性和准确性。按照档案管理部门的要求，及时提供档案利用所需的相关材料。配合档案管理部门做好档案管理工作，接受档案管理部门的监督和指导。三、档案库房建设与布局1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.建筑结构档案库房的建筑结构应坚固耐用，具有良好的防火、防潮、防虫、防鼠等性能。库房墙体应采用不燃材料，地面应平整、光洁、耐磨，屋顶应防水、隔热。3.内部布局档案库房应合理划分档案存储区、整理区、查阅区、办公区等功能区域。档案存储区应根据档案类别和保管期限进行分类存放，设置明显的标识牌。整理区应配备必要的办公设备和整理工具，方便档案的整理和装订。查阅区应提供舒适、安静的查阅环境，配备桌椅、电脑、复印机等查阅设备。办公区应设置档案管理人员的办公桌椅、文件柜等办公设施。4.安全设施档案库房应配备完善的安全设施，包括消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备、防虫防鼠设备等。消防器材应定期检查和维护，确保其性能良好。防盗报警装置应安装在库房的出入口、门窗等关键部位，确保24小时监控。温湿度监测设备应定期校准，保证监测数据的准确性。防虫防鼠设备应定期投放药物，防止虫害和鼠害对档案的破坏。四、档案收集与整理1.收集范围公司各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各种档案材料，包括但不限于以下内容：上级文件、公司文件、会议文件、内部规章制度等。各类合同、协议、订单、招投标文件等。财务报表、审计报告、税务资料等。技术文件、图纸、专利证书等。人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。市场调研资料、客户资料、营销活动记录等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。收集的档案材料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。对收集的档案材料应进行初步整理，剔除重复、无效的材料，确保档案的质量。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作应按照档案分类方案进行，包括年度、机构（问题）、保管期限等分类方法。4.整理方法分类：按照档案分类方案，对档案材料进行分类，确定档案的类别和编号。编号：为每一份档案材料编制唯一的编号，便于档案的管理和查找。编号应按照一定的规则进行，确保编号的系统性和逻辑性。装订：对纸张较多的档案材料应进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和检索。五、档案归档与保管1.归档要求各部门应定期将整理好的档案材料移交档案管理部门进行归档。归档时间应按照公司规定执行，一般为每年的[具体时间]。档案管理部门应按照档案分类方案和编号规则，对移交的档案材料进行审核和归档，确保档案的准确性和规范性。归档后的档案应及时上架存放，确保档案存放有序、查找方便。2.保管期限档案的保管期限应根据档案的重要性和价值确定，分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限一般为[具体年限]年。短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司有参考价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限一般为[具体年限]年。3.保管措施档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[具体温度范围]℃，湿度控制在[具体湿度范围]%。档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。档案柜应定期进行检查和维护，确保其牢固、完好。对重要的档案应采取备份措施，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和更新。档案库房应配备专人负责管理，管理人员应严格遵守档案库房管理制度，不得擅自离岗。档案管理人员应定期对档案进行盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。六、档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员查阅档案应按照以下权限执行：一般员工查阅档案应经部门负责人批准，并在档案管理部门登记备案。部门负责人查阅档案可直接到档案管理部门查阅，但应在查阅登记本上注明查阅目的和查阅内容。公司高层管理人员查阅档案可根据工作需要直接查阅，但应在查阅登记本上注明查阅目的和查阅内容。2.查阅程序查阅人员应提前向档案管理部门提交查阅申请，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅权限的，予以批准，并安排专人协助查阅。查阅人员应在档案管理部门指定的查阅区域进行查阅，不得擅自将档案带出查阅区域。查阅过程中应保持档案的整洁和完好，不得涂改、损坏或丢失档案。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。3.借阅权限公司外部单位或个人查阅档案应按照以下权限执行：因工作需要查阅档案的外部单位或个人，应经公司分管领导批准，并与公司签订保密协议。借阅档案应严格控制借阅数量和期限，一般不得超过[具体天数]天。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请。4.借阅程序借阅人员应提前向档案管理部门提交借阅申请，注明借阅目的、借阅内容（详细清单）、借阅时间等信息，并提供有效身份证明。档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅权限的，予以批准，并办理借阅手续。借阅手续应包括借阅登记、借阅清单、保密协议（外部单位或个人）等。借阅人员应按照档案管理部门指定的方式和时间归还档案，归还时应确保档案的完整性和准确性。如发现档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。七、档案保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅权限等。档案库房应设置门禁系统，无关人员不得进入。档案管理人员应妥善保管库房钥匙，不得随意转借他人。2.安全制度档案库房应建立健全安全管理制度，加强安全防范措施，确保档案的安全。档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备、防虫防鼠设备等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。档案管理人员应熟悉安全操作规程，掌握安全防范技能，如火灾扑救、防盗报警等。加强对档案库房的日常巡查，及时发现和排除安全隐患。如发生安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司领导。定期对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处理能力。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.数字化扫描对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理的要求，一般不低于[具体分辨率]dpi。扫描后的电子档案应进行质量检查，确保图像清晰、完整。3.数据录入与存储将扫描后的电子档案进行数据录入，建立电子档案数据库。电子档案数据库应按照档案分类方案进行分类存储，确保数据的系统性和逻辑性。同时，应对电子档案进行备份存储，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和更新。4.信息化系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、报表生成等功能，方便档案的管理和利用。同时，应具备权限管理功能，对不同人员的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全。5.信息化系统维护定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。同时，应加强对系统数据的安全管理，防止数据丢失、损坏或泄露。九、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定方法直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值。分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值大小。效益评估法：从档案的利用效益、经济效益等方面进行评估，确定其价值。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案