档案实体交接制度

档案实体交接制度一、总则（一）目的为了加强公司档案实体交接的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间以及公司与外部单位之间档案实体的交接工作。（三）基本原则1.交接双方应严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，确保档案交接工作的合法性、规范性。2.档案交接应遵循真实、完整、准确、及时的原则，保证交接档案的质量。3.交接过程中应明确双方责任，做好交接记录，确保档案交接的清晰、可追溯。二、档案实体交接的范围（一）公司内部档案交接范围1.各部门在工作过程中形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于：行政管理文件，如通知、报告、会议纪要等。业务合同、协议、订单等。财务报表、凭证、账簿等。人事档案，如员工入职资料、考核记录、薪酬档案等。技术档案，如研发项目文档、产品设计图纸、工艺文件等。市场营销档案，如市场调研报告、客户资料、促销活动记录等。2.公司内部机构调整、人员调动时涉及的档案交接。（二）公司与外部单位档案交接范围1.与供应商、客户等合作伙伴之间往来文件、合同、协议等档案的交接。2.因项目合作、业务外包等与外部单位产生的档案交接，如项目合作协议、外包服务合同、项目成果文件等。3.向政府部门、监管机构等报送的各类文件、资料的交接。三、档案实体交接的流程（一）交接准备1.交接双方应提前确定交接时间、地点和交接人员。2.移交方应按照档案整理要求，对拟移交的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和完整性。3.移交方应填写《档案实体交接清单》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、密级等信息。（二）档案移交1.移交方应在规定的交接时间和地点，向接收方移交档案实体，并同时提交经双方签字确认的《档案实体交接清单》。2.移交过程中，移交方应向接收方介绍档案的形成背景、主要内容和保管要求等情况。3.接收方应对移交的档案进行认真核对，检查档案的数量、质量是否与《档案实体交接清单》一致，档案的整理是否符合要求。（三）交接确认1.经双方核对无误后，接收方应在《档案实体交接清单》上签字确认，并注明接收日期。2.如发现档案存在问题，接收方应及时向移交方提出，移交方应负责进行整改或补充完善后重新移交。3.交接双方应在《档案实体交接清单》上加盖单位公章或部门印章，以明确双方责任。（四）档案入库1.接收方应将接收的档案及时入库保管，并按照公司档案管理制度进行分类存放。2.档案入库后，接收方应建立档案保管台账，记录档案的接收、存放位置等信息。四、档案实体交接双方的职责（一）移交方职责1.负责按照本制度和公司档案管理要求，对拟移交的档案进行整理、编目等工作，确保档案的质量。2.向接收方提供档案的相关背景信息和说明，协助接收方了解档案内容。3.在交接过程中，如实回答接收方提出的关于档案的问题。4.对移交档案的真实性、完整性负责，如因移交方原因导致档案缺失或损坏应承担相应责任。（二）接收方职责1.按照规定的时间和地点接收档案，并认真核对档案的数量、质量等。2.对接收的档案进行妥善保管，确保档案的安全和有效利用。3.及时将档案入库，并建立档案保管台账。4.如发现档案存在问题，应及时向移交方反馈，并督促移交方进行整改。五、档案实体交接的监督与检查（一）公司档案管理部门负责对档案实体交接工作进行监督和检查。（二）监督检查内容包括：1.交接流程是否符合规定。2.交接双方职责是否履行到位。3.档案的整理、编目是否符合要求。4.《档案实体交接清单》填写是否规范、准确。5.档案的保管是否安全、有序。（三）对违反本制度的行为，公司档案管理部门应及时提出整改意见，并视情节轻重给予相应的处罚。六、档案实体交接的保密要求（一）交接双方应对涉及的档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。（二）对于涉及商业秘密、国家机密等敏感信息的档案，应按照相关保密规定进行交接和管理。（三）交接过程中，如发现档案存在保密问题，应及时采取措施进行处理，并报告公司相关部门。七、档案实体交接的信息化管理（一）鼓励采用信息化手段进行档案实体交接管理，如建立电子交接清单、档案管理系统等。（二）通过信息化系统实现档案交接信息的实时记录、查询和统计分析，提高交接工作的效率和准确性。（三）利用信息化技术对档案交接过程进行监控和预警，及时发现和解决交接过程中出现的问题。八、档案实体交接中的特殊情况处理（一）因不可抗力等特殊原因导致档案交接无法按时进行的，交接双方应及时沟通协商，重新确定交接时间。（二）在档案交接过程中，如发现档案存在重大问题或争议，交接双方应暂停交接工作，及时报告公司相关部门，共同研究解决方案。（三）对于历史遗