会计档案安全制度

会计档案安全制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，确保会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计档案管理：是指对会计档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等一系列工作的总称。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司总部负责制定统一的会计档案管理制度，各分支机构负责本单位会计档案的具体管理工作，并接受公司总部的监督和指导。2.依法管理原则。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.安全保密原则。采取有效措施确保会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失，同时严格遵守保密规定，防止会计信息泄露。二、会计档案的范围和分类（一）会计档案的范围1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。（二）会计档案的分类1.按年度分类：将每年形成的会计档案分为一类。2.按类别分类：在年度内，再按会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别进行细分。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.各会计岗位人员应按照会计核算工作流程，及时将各类会计资料收集齐全，不得遗漏。2.对于从外部取得的会计资料，如发票、收据、银行对账单等，应确保其真实性、完整性和合法性，并进行妥善保管。（二）整理要求1.会计凭证的整理按记账凭证的编号顺序排列，检查凭证日期、编号、摘要、会计科目、金额等是否齐全，相关人员签章是否完备。将原始凭证附在对应的记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，并在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。2.会计账簿的整理总账、明细账、日记账应按账户顺序排列，检查账页是否齐全，有无缺页、跳行现象。对于活页式账簿，应去除空白账页，并将账页编号连续编排，加具封面、封底，装订成册。在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、所属年度、账簿册数等信息。3.财务会计报告的整理按月度、季度、年度分别整理，检查报告内容是否完整，数据是否准确，签章是否齐全。将不同时期的财务会计报告分别装订成册，并在封面上注明单位名称、报告所属时期、报告种类等信息。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单等应按时间顺序整理，每年度单独装订成册。纳税申报表应按税种、所属时期分别整理，每年度装订成册。会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书等应按类别整理，每年度装订成册。四、会计档案保管（一）保管期限1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告类：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久保管。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件。2.会计档案保管库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（三）保管方式1.纸质会计档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的会计档案，如年度财务会计报告、会计档案保管清册等，应采用纸质和电子两种方式同时保管。（四）保管要求1.建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放位置等信息，并定期进行核对，确保账实相符。2.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。对于破损、变质的会计档案，应及时进行修复或更换。3.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，确需查阅会计档案的，应经相关负责人批准，并办理查阅登记手续。4.会计档案管理人员应做好库房的安全防范工作，下班前应检查库房门窗是否关闭，电源是否切断，确保库房安全。五、会计档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案的，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到会计档案管理部门办理查阅手续。2.查阅会计档案时，应在会计档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将会计档案带出保管库房。查阅过程中不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，不得抽换会计凭证、账页等。3.查阅完毕后，应及时将会计档案归还保管库房，并由会计档案管理人员在《会计档案查阅申请表》上注明归还时间。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅会计档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经公司财务负责人批准后，到会计档案管理部门办理借阅手续。2.借阅会计档案时，应向会计档案管理部门提供有效担保，并签订《会计档案借阅承诺书》，承诺遵守本制度规定，确保会计档案安全。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。4.借阅人应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。借阅期满后，应及时将会计档案归还会计档案管理部门，并由会计档案管理人员进行检查，如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。鉴定工作应由公司财务部门牵头，组织档案管理部门、审计部门等相关人员共同进行。2.鉴定小组应根据会计档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对会计档案进行逐一审查，提出鉴定意见。对于仍有保存价值的会计档案，应继续保管；对于确无保存价值的会计档案，应提出销毁意见。3.鉴定小组应形成会计档案鉴定意见书，由鉴定小组成员签字确认，并报公司财务负责人批准。（二）销毁1.经批准销毁的会计档案，应编制会计档案销毁清册，详细记录会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等信息。2.会计档案销毁清册应经公司财务负责人、档案管理部门负责人等相关人员签字确认。3.销毁会计档案时，应指定专人负责监销。监销人应在销毁现场进行监督，确保销毁工作按照规定程序进行。销毁完毕后，监销人应在会计档案销毁清册上签字确认。4.对于电子会计档案的销毁，应采用符合国家有关规定的技术手段进行，确保电子会计档案数据彻底删除，无法恢复。七、会计档案信息化管理（一）电子会计档案的管理要求1.公司应按照国家有关规定，加强电子会计档案的管理，确保电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性。2.电子会计档案应采用电子签名、电子印章等技术手段进行加密处理，防止电子会计档案被篡改。3.电子会计档案应存储在符合安全标准的存储介质上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。4.建立电子会计档案索引目录，便于查找和利用电子会计档案。（二）会计档案信息化系统建设1.公司应建立会计档案信息化管理系统，实现会计档案的电子化收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等全过程管理。2.会计档案信息化管理系统应具备权限管理、数据加密、备份恢复、审计跟踪等功能，确保会计档案信息安全。3.加强会计档案信息化管理系统的维护和升级，确保系统的稳定运行和数据的准确性。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案管理制度的执行情况，会计档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等工作是否符合规定要求。2.对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。整改情况应进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.接受财政部门、档