档案收集制度

档案收集制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案收集制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种文件材料的收集工作。（三）基本原则1.真实性原则：收集的档案必须是真实反映公司/组织各项工作实际情况的原始材料，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集公司/组织在各个工作环节中产生的各类文件材料，确保档案的系统性和连贯性。3.及时性原则：在文件材料形成后，应及时进行收集，避免散失或延误。4.规范性原则：收集的档案应符合国家有关法律法规、行业标准以及公司/组织内部的档案管理规定，保证档案质量。二、档案收集范围（一）行政管理类1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法、通知、通报等文件。3.公司/组织会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。4.公司/组织领导的重要讲话、批示、指示等文件。5.公司/组织与上级主管部门、政府部门、其他单位的往来文件，包括请示、报告、批复、函等。6.公司/组织人事管理文件，包括员工招聘、录用、考核、奖惩、晋升、调动、离职等相关材料。7.公司/组织财务管理文件，包括财务预算、决算、审计报告、财务报表等。8.公司/组织固定资产管理文件，包括资产购置、登记、清查、处置等相关材料。9.公司/组织行政管理工作中形成的其他文件材料。（二）业务管理类1.公司/组织业务规划、计划、方案、总结等文件。2.公司/组织业务合同、协议、订单、意向书等文件。3.公司/组织业务项目的立项、可行性研究、论证、审批等文件。4.公司/组织业务项目的实施过程中形成的文件材料，包括项目进度报告、质量检验报告、验收报告等。5.公司/组织业务活动中产生的统计报表、数据分析报告等文件。6.公司/组织业务管理工作中形成的其他文件材料。（三）技术研发类1.公司/组织技术研发规划、计划、方案、总结等文件。2.公司/组织技术研发项目的立项、可行性研究、论证、审批等文件。3.公司/组织技术研发项目的设计图纸、技术文档、实验报告、测试报告等文件。4.公司/组织技术研发成果的鉴定、验收、奖励等文件。5.公司/组织技术研发过程中形成的知识产权相关文件，包括专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。6.公司/组织技术研发管理工作中形成的其他文件材料。（四）市场营销类1.公司/组织市场调研、分析报告、市场调研报告等文件。2.公司/组织市场营销策略、计划、方案、总结等文件。3.公司/组织产品宣传资料、广告策划、营销活动方案等文件。4.公司/组织客户信息、客户反馈、客户投诉处理等文件。5.公司/组织市场营销活动中形成的销售合同、订单、发票、收款记录等文件。6.公司/组织市场营销管理工作中形成的其他文件材料。（五）企业文化类1.公司/组织企业文化建设规划、计划、方案、总结等文件。2.公司/组织企业文化活动方案、活动记录、活动成果等文件。3.公司/组织企业形象宣传资料、宣传片、宣传册等文件。4.公司/组织员工文化活动照片、视频、文章等资料。5.公司/组织企业文化建设过程中形成的其他文件材料。三、档案收集职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案收集制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集工作，定期检查档案收集情况。3.负责接收和整理各部门移交的档案，对不符合要求的档案提出整改意见。4.建立档案收集工作台账，记录档案收集的时间、来源、内容等信息。5.负责档案收集工作的培训和宣传，提高员工的档案意识。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整、准确收集。2.按照档案收集范围的要求，负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并进行初步整理。3.定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门做好档案收集工作的检查和整改工作。（三）员工职责1.员工应积极主动地将自己在工作中形成的文件材料及时交至所在部门的档案收集责任人。2.对自己提交的文件材料的真实性、完整性负责。3.协助所在部门做好档案收集工作，提供必要的信息和资料。四、档案收集流程（一）文件材料形成1.公司/组织各部门及员工在工作活动中形成的文件材料，应按照有关规定和要求进行制作和整理。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和纸张，字迹应清晰、工整、规范。（二）部门收集1.各部门档案收集责任人应定期对本部门的文件材料进行收集，确保文件材料无遗漏。2.对收集到的数据文件材料进行初步整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类、编号、装订。3.填写档案收集清单，详细记录文件材料的名称、数量、日期等信息。（三）档案移交1.各部门档案收集责任人应在规定的时间内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行检查，对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行整改。（四）特殊情况处理1.对于重要紧急的文件材料，应在形成后立即收集，并及时移交档案管理部门。2.对于涉及公司/组织机密的文件材料，应按照保密规定进行收集和管理，严格控制知悉范围。3.对于因不可抗力等特殊原因导致文件材料散失或损坏的，应及时采取补救措施，并向档案管理部门报告。五、档案收集质量要求（一）内容完整1.收集的档案应涵盖文件材料的正文、附件、批示、签字等全部内容，确保档案的完整性。2.对于重要文件材料，应收集相关的背景资料、参考文件等，以便更好地理解和利用档案。（二）格式规范1.文件材料应符合国家有关法律法规、行业标准以及公司/组织内部的格式要求，如字体、字号、排版等。2.电子文件应采用通用的格式，如PDF、DOC、XLS等，并确保文件的可读性和可编辑性。（三）签字盖章齐全1.文件材料上的签字、盖章应真实、有效，符合公司/组织的规定和程序。2.对于需要多方签字盖章的文件材料，应确保各方签字盖章齐全，顺序正确。（四）字迹清晰可辨1.文件材料的字迹应清晰、工整、规范，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写材料。2.对于电子文件，应确保文字内容清晰，无乱码、缺页等现象。六、档案收集时间要求（一）定期收集1.各部门应每月定期将本部门的文件材料收集整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门应在收到各部门移交的档案后，及时进行整理和归档。（二）不定期收集1.对于公司/组织重要会议、重大活动、紧急事件等形成的文件材料，应在事件结束后及时收集。2.对于上级主管部门、政府部门等要求及时报送的文件材料，应按照要求及时收集并报送。七、档案收集的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、质量等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.公司/组织应将档案收集工作纳入部门和员工的绩