不断完善档案制度

不断完善档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，结合公司/组织实际情况，制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则。档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司/组织各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.开展档案的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息支持。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案工作的顺利开展。3.按照档案管理部门的要求，做好档案的整理、分类、编号等基础工作，保证档案质量。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅等。3.对档案进行科学分类、编号，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。5.积极开展档案的编研工作，为公司/组织提供有价值的档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等档案。2.公司/组织各项业务活动中形成的合同、协议、文件、报表、记录等档案。3.公司/组织内部管理工作中形成的规章制度、会议纪要、工作计划、总结等档案。4.公司/组织员工人事档案，包括员工入职、离职、考核、培训、奖惩等相关材料。5.公司/组织财务档案，包括会计凭证簿、会计账簿、财务报表、审计报告等。6.公司/组织固定资产档案，包括设备购置合同、发票、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.公司/组织知识产权档案，包括专利、商标、著作权等相关文件。8.其他与公司/组织工作相关的具有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门工作中形成的各类档案材料，确保档案的完整性。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式进行存储，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的数据进行分类。分类应科学合理，便于管理和查找。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.对档案进行装订、编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.建立档案盒，将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照不同类别、保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用档案盒、档案架等方式进行存放，档案盒应直立放置，便于抽取。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。4.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司/组织设立、变更、注销等重要文件，以及涉及公司/组织核心机密的档案。3.长期保管的档案期限为10年以上，包括公司/组织重要业务活动的档案、员工人事档案等。4.短期保管的档案期限为110年，包括一般性业务活动的档案、日常管理工作的档案等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时进行处理。3.对清查结果应进行记录，并形成清查报告，报公司/组织领导审阅。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司/组织员工因个人需要查阅本人人事档案。3.根据法律法规规定或公司/组织批准，外部单位或个人查阅公司/组织档案。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公司/组织员工查阅本人人事档案，需填写《人事档案查阅申请表》，经人力资源部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。3.外部单位或个人查阅公司/组织档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经公司/组织领导批准后，到档案管理部门查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等信息。2.查阅档案时，查阅人应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行操作。3.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完整无损。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保管价值和保管期限。2.对拟销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，经档案鉴定小组审核签字后，报公司/组织领导批准。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应由档案管理部门指定专人负责销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，可采用格式化、删除等方式销毁。3.销毁过程中，应安排专人监销，并在销毁记录上签字。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为公司/组织各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化。对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息录入。将档案的基本信息、内容摘要等录入档案信息化管理系统，建立档案检索体系。3.档案信息安全管理。采取加密存储、身份认证、访问控制等措施，确保档案信息安全。4.档案信息化系统维护。定期更新档案信息化管理系统，保证系统的正常运行和数据的准确性。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档