吉安档案保密制度

吉安档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吉安公司各部门及全体员工在档案管理工作中的保密行为。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.预防为主原则：强化档案保密意识，采取有效的防范措施，防止档案信息泄露。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确保密责任。4.谁使用谁负责原则：档案的使用人员对档案的保密负有直接责任。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司的各类行政文件、会议记录、规章制度等。2.人事档案：员工的个人信息、履历、考核、奖惩等资料。3.财务档案：财务报表、账目、凭证等财务相关文件。4.业务档案：公司在业务活动中形成的合同、协议、项目文档等。5.技术档案：研发成果、技术资料、工艺文件等。（二）档案分级1.绝密级档案：涉及公司核心商业秘密、重大决策、关键技术等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的档案。2.机密级档案：包含重要业务信息、客户资料、财务数据等，泄露后会对公司产生较大影响的档案。3.秘密级档案：一般性的业务资料、内部文件等，泄露可能给公司带来一定不便的档案。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.在业务活动中形成的各类文件、资料，应及时收集并移交档案管理部门。3.对于外来文件，如政府公文、合作方提供的资料等，应进行登记并妥善保管。（二）整理规范1.档案管理部门对收集到的档案进行分类整理，按照档案的类别和形成时间顺序进行编号、编目。2.对于纸质档案，应进行装订、编页，确保整齐规范；对于电子档案，应进行分类存储，建立清晰的目录结构。3.对档案中的重复、无效文件进行清理，确保档案的精炼性。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。2.电子档案：应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.重要档案的存储：绝密级档案应采用加密存储，并限制访问权限。（二）保管环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、防盗报警装置等，确保档案存储场所的安全。（三）保管期限1.各类档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定。2.对于已过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.绝密级档案：仅限公司高层管理人员、经授权的特定业务人员查阅，查阅需经公司主要领导批准。2.机密级档案：公司相关部门负责人及经授权的人员可查阅，查阅需经部门主管领导批准。3.秘密级档案：公司员工因工作需要可查阅，查阅需经所在部门负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、期限等信息。2.申请表经批准后，查阅人员持有效证件到档案管理部门查阅档案。3.档案管理部门应安排专人陪同查阅，查阅过程中查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。（三）借阅规定1.借阅档案必须严格履行审批手续，经档案管理部门负责人和相关领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时追究借阅人员的责任。六、档案的传递与交接（一）传递方式1.纸质档案传递：应通过专门的机要渠道或专人送达，确保档案的安全传递。2.电子档案传递：应采用加密传输方式，确保传输过程中档案信息不被泄露。（二）交接手续1.在档案传递或交接过程中，双方应办理详细的交接手续，填写《档案交接清单》。2.交接清单应包括档案的名称、数量、状态等信息，交接双方应签字确认。3.对于重要档案的交接，应进行现场监督，确保交接过程的规范和安全。七、档案的保密措施（一）人员管理1.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。2.档案管理人员应签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.对涉及档案管理的人员进行背景审查，确保人员可靠。（二）物理防护1.档案存储场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对档案柜、存储设备等进行定期检查和维护，确保其安全可靠。（三）技术防护1.采用先进的加密技术对档案进行加密处理，防止档案信息在传输和存储过程中被窃取。2.安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防范网络攻击和恶意软件入侵。（四）制度约束1.严格执行档案保密制度，对违反制度的行为进行严肃处理。2.定期对档案保密制度的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并加以改进。八、档案的销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无保存价值的档案。2.因特殊原因需要销毁的档案，如档案内容涉及违法违规、商业秘密已公开等。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经相关领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应有专人监督，并填写《档案销毁记录》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，监督人员和执行人员应签字确认。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案保密监督小组，负责对档案保密制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对各部门的档案管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案的收集、整理、存储、保管等环节是否符合规定。2.档案的查阅、借阅、传递、交接等手续是否齐全。3.档案保密措施的落实情况，如人员管理、物理防护、技术防护等。4.档案销毁工作是否规范。（三）违规处理1.对于违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处