档案制度原则

档案制度原则一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案制度原则。（二）适用范围本制度原则适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）依据本制度原则依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规、行业标准制定，确保公司/组织档案管理工作合法合规。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，确保档案的安全与完整。3.负责档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计和利用等工作，积极开发档案信息资源，为公司/组织各项工作提供服务。4.组织开展档案管理培训，提高员工的档案意识和业务水平。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步保管工作，确保档案的真实、准确、完整。2.明确一名档案管理人员，负责与公司/组织档案管理部门的沟通协调，按时将本部门应归档的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和公司/组织的档案制度原则，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅登记等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取相应措施，确保档案的安全。4.积极开发档案信息资源，为公司/组织提供档案查阅、借阅等服务，提高档案的利用效率。5.参加档案管理培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.公司/组织内各部门及员工在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应按照本制度原则及时归档。2.文件材料应真实、准确、完整，反映公司/组织工作的全过程和实际情况。3.文件材料的书写、制作应符合国家有关标准和规范，字迹清晰，图表准确，签字盖章齐全。（二）收集范围1.文书档案：包括公司/组织的各类公文、函件、会议纪要、工作计划、总结报告、规章制度等。2.业务档案：根据公司/组织业务特点，收集与业务活动相关的合同协议、项目文件、业务报表、技术资料、客户资料等。3.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.人事档案：包含员工的入职登记表、劳动合同、工资档案、考核记录、培训档案、奖惩材料等。5.其他档案：如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案（证书、奖杯、牌匾等）等。（三）收集时间1.各部门应在工作活动结束后及时收集本部门形成的文件材料，并在规定时间内移交至档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的文件材料，应在项目结束或活动完成后[X]个工作日内完成收集和移交工作。（四）收集程序1.各部门档案管理人员按照收集范围和要求，对本部门形成的文件材料进行初步整理，剔除无关材料。2.将整理好的文件材料进行分类、编号，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。3.档案管理部门收到各部门移交的档案后，进行核对和签收，对不符合要求的档案及时返回原部门进行补充或修正。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和信息检索。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“件”的整理方式，以每份文件为一件，进行编号、编目等。2.业务档案：根据业务类型和流程，进行分类整理，如合同档案可按合同类别、签订时间等进行分类；项目档案可按项目阶段、文件性质等进行分类。3.财务档案：按照会计年度、档案类别进行分类整理，如会计凭证可按月装订成册，账簿按年度整理归档。4.人事档案：按照员工类别、档案内容进行分类整理，建立员工个人档案盒，将相关材料有序存放。（三）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限、来源等信息，以便于查找和利用。2.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。3.编目应准确、清晰，确保目录信息与档案实际内容相符。五、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面的、历史的、发展的观点，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为[X]年、[X]年两种。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。保管期限届满后，经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，可按规定进行销毁。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷（件）审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值和保管期限。3.鉴定小组填写档案鉴定意见书，注明档案的鉴定结果、保管期限调整建议等，并签字确认。4.档案管理部门根据鉴定小组的意见，对档案的保管期限进行调整，并在档案目录和检索系统中进行相应更新。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和利用；电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。2.对于重要的档案，可采用异地备份的方式，确保档案的安全性。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对档案的借阅、归还等情况进行详细登记，确保档案的流转记录清晰可查。3.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行及时清理和鉴定，对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。七、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。2.依法依规提供档案利用服务，保障公司/组织和利用者的合法权益。3.充分发挥档案的利用价值，为公司/组织的各项工作提供有力支持。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外部单位因工作需要，经公司/组织批准，可查阅、借阅相关档案，但必须严格遵守保密规定。（三）利用程序1.公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅/借阅申请表，注明查阅/借阅的档案名称、目的、时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅/借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提交查阅/借阅申请函，注明查阅/借阅的档案名称、目的、时间等信息，并加盖单位公章。经公司/组织相关领导审批同意后，档案管理部门与申请人签订保密协议，办理查阅/借阅手续。3.档案管理人员根据查阅/借阅申请表或申请函，提供相应的档案，并对查阅/借阅情况进行登记。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出；借阅档案应按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。（四）利用限制1.涉及公司/组织机密、商业秘密等重要信息的档案，未经授权不得查阅、借阅和公开。2.档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。如因工作需要复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。八、档案的统计与信息化管理（一）统计工作原则1.档案统计工作应准确、及时、全面，如实反映档案管理工作的基本情况。2.建立健全档案统计制度，规范统计指标和统计方法，确保统计数据的可比性和连续性。（二）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计：如查阅、借阅档案的人次、卷（件）数等。3.档案保管状况统计：如档案的完好率、破损率、丢失率等。（三）统计方法1.档案管理人员应定期对档案管理工作进行统计，填写档案统计报表，并报送档案管理部门负责人审核。2.档案管理部门应定期对各部门的档案统计数据进行汇总分析，形成档案管理工作统计报告，为公司/组织决策提供参考依据。（四）信息化管理1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化检索。档案管理信息系统应具备档案录入、存储、查询、借阅管理、统计分析等功能。2.加强档案信息化安全管理，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，保证系统的正常运行和功能的不断完善。九、档案的保密与安全（一）保密制度1.加强档案保密教育，提高员工的保密意识，明确档案管理人员和利用者的保密责任。2.对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要信息的档案，实行专人专管，严格限制查阅和借阅范围。3.在档案利用过程中，档案管理人员应监督利用者遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强档案库房的安全防范措施，确保档案的实体安全。2