档案局三合一制度

档案局三合一制度一、总则（一）目的为了加强档案局的管理，规范工作流程，提高工作效率，确保档案管理工作的科学性、系统性和规范性，依据相关法律法规及行业标准，特制定本三合一制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员，涵盖档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容的真实性、准确性和完整性，如实反映历史事实。3.安全保密原则：加强档案安全保护措施，确保档案信息不泄露、不损毁、不丢失。4.便捷高效原则：优化工作流程，提高档案管理工作效率，方便档案的查询、利用。二、档案收集制度（一）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种文件材料，包括但不限于上级文件、本单位发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件等。2.本单位形成的各类业务档案，如人事档案、文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等。3.与本单位业务相关的重要资料，如合同协议、调研报告、简报、宣传资料等。4.具有保存价值的实物档案，如印章、奖牌、证书等。（二）收集渠道1.各部门定期向档案局移交应归档的文件材料，明确移交时间、内容和责任人。2.档案局工作人员主动跟踪各部门业务活动，及时收集相关文件材料。3.接收来自外部单位的与本单位有关的文件材料，如上级主管部门的批复、合作单位的文件等。（三）收集要求1.归档文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.对电子文件应同时收集其元数据和背景信息，确保电子档案的可读性和完整性。3.实物档案应保持原状，附上相关说明和照片等资料。4.收集过程中要做好记录，注明文件材料的名称、来源、日期、数量等信息。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和行业规定的整理方法和标准。（二）分类标准1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。2.科技档案：根据项目、专业、阶段等进行分类。3.会计档案：按照会计年度、类别进行分类。4.人事档案：依据档案内容和类别进行分类。（三）整理方法1.文书档案：装订：去除文件上的金属物，采用线装或缝纫机轧边装订。分类编号：按照分类标准编制档号，填写卷内文件目录。编目上架：编制案卷目录，将整理好的档案上架存放。2.科技档案：组卷：按照项目或专业要求，将相关文件材料组成案卷。编号编目：对案卷进行编号，编制卷内目录和备考表。绘制图表：对重要的科技档案绘制相关图表，如工程图纸、设备原理图等。3.会计档案：分类装订：将会计凭证、账簿、报表等分别装订成册。编号编目：编制会计档案目录，注明档案名称、年度、保管期限等信息。专柜存放：将会计档案存放在专用的会计档案柜中。4.人事档案：材料整理：对收集到的人事档案材料进行分类、排序、编目。装订成册：将整理好的材料装订成人事档案册。建立档案信息系统：录入人事档案信息，实现信息化管理。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案局应设置专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。（三）安全管理1.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员的职责和工作流程。2.严格控制库房人员出入，非库房管理人员未经许可不得进入库房。3.定期对库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。4.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案安全。（四）电子档案保管1.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放。2.定期对电子档案进行检测和维护，确保电子档案的可读性和完整性。3.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、检索和利用。五、档案利用制度（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经本单位批准查阅、借阅档案。3.司法机关因办案需要查阅、借阅档案。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案局负责人审批。3.查阅：经审批同意后，利用者在档案局工作人员的陪同下查阅档案。如需复印或摘录档案，应经档案局负责人批准。4.借阅：借阅档案应办理借阅手续，注明借阅期限、归还时间等信息。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。5.归还：借阅者应在规定期限内归还档案，归还时档案局工作人员应进行核对，确保档案完整无损。（三）利用监督1.档案局工作人员应对档案利用情况进行记录，包括利用者姓名、利用时间、利用内容等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，评估档案利用效果，为档案管理工作提供参考依据。3.加强对档案利用过程的监督，防止档案信息泄露和不当利用。六、档案鉴定制度（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合本单位实际情况进行鉴定。2.全面分析档案的历史价值、现实价值和保存价值。3.确保鉴定结果客观、准确、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案局负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责制定鉴定标准、组织鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定内容1.对档案的真实性、完整性、准确性进行审查。2.评估档案的历史价值、现实价值和保存价值。3.确定档案的保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，确定其价值和保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、来源、内容等因素，综合分析其价值。3.专家咨询法：对于专业性较强的档案，可咨询相关专家的意见。（五）鉴定结果处理1.鉴定小组根据鉴定结果，编制档案鉴定意见书，明确档案的保管期限和处置意见。2.对失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。销毁档案应填写销毁清册，经单位负责人批准后，由专人监销。3.对保管期限已满但仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限、密级等信息。3.档案利用效果统计，如查阅人次、借阅次数、利用档案解决的问题等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作的各项数据进行记录。2.利用档案管理系统进行数据采集和统计分析，提高统计工作的准确性和效率。3.定期对统计数据进行汇总和分析，形成档案统计报表。（三）统计报表报送1.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求编制。2.统计报表经档案局负责人审核后，报送上级主管部门和相关部门。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.结合本单位实际情况，选择合适的档案管理软件和硬件设备。（二）数据录入与维护1.及时将档案信息录入档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护，包括数据备份、数据清理、数据更新等。（三）系统安全管理1.建立档案信息化系统安全管理制度，加强系统安全防护措施。2.设置用户权限，严格控制用户对系统的访问和操作。3.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。（四）信息化培训1.组织档案局工作人