养殖档案留查制度

养殖档案留查制度一、总则（一）目的为加强公司养殖管理，规范养殖档案的建立、留存与查阅，确保养殖过程的可追溯性，保障养殖产品质量安全，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有养殖场所、养殖品种及相关养殖活动。（三）基本原则1.真实性原则：养殖档案应如实记录养殖过程中的各项信息，确保数据真实可靠。2.完整性原则：涵盖养殖全过程的各个环节，包括养殖环境、种苗来源、饲料投喂、疫病防治、养殖周期等信息，保证档案内容完整。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和要求建立养殖档案，确保档案的规范性和一致性。4.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的养殖档案，应严格保密，防止信息泄露。二、养殖档案的建立（一）档案内容1.养殖场所基本信息养殖场名称、地址、联系方式。养殖场地的面积、布局、设施设备情况。水源、水质情况及养殖用水处理措施。2.种苗信息种苗的品种、来源、数量、规格。种苗的检疫证明、免疫记录。3.饲料与兽药使用记录饲料的品牌、种类、采购日期、用量。兽药的名称、规格、使用日期、用量、停药期。饲料和兽药的供应商信息及相关资质证明。4.养殖过程记录每日的投饵时间、数量、投喂方式。养殖水温、水质监测记录（包括溶解氧、酸碱度）。养殖密度、生长情况记录（定期测量体长、体重等）。日常巡查记录，包括养殖设施设备运行情况、有无异常现象等。5.疫病防治记录疫病发生的时间、症状、诊断情况。采取的防治措施，包括用药情况、隔离处理等。疫病监测与检测记录，如疫苗接种记录、抗体检测结果等。6.销售记录产品的销售日期、数量、规格、去向。购买方的信息，包括名称、地址、联系方式。（二）档案建立要求1.专人负责：指定专人负责养殖档案的建立与管理，确保档案记录的及时性和准确性。2.实时记录：养殖过程中的各项信息应在发生时及时记录，不得事后补记或漏记。3.书写规范：使用钢笔、签字笔或电脑打印等方式进行记录，字迹应清晰、工整，不得随意涂改。如需修改，应在修改处签名并注明修改日期。三、养殖档案的留存（一）留存方式1.纸质档案：采用A4纸张，按照档案内容分类整理，装订成册，妥善保存。2.电子档案：将纸质档案内容进行电子扫描或录入，形成电子文档，存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。（二）留存期限1.种苗采购记录、饲料与兽药采购记录、疫病防治记录等与养殖过程直接相关的档案，留存期限不少于产品销售后2年。2.养殖场所基本信息、销售记录等档案，留存期限不少于5年。（三）留存地点1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，放置在干燥、通风、防火、防盗的场所。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并设置权限管理，防止数据丢失或被非法篡改。同时，应定期对电子档案进行备份，备份数据存储在不同的物理位置。四、养殖档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员养殖管理人员：可查阅与本人职责相关的养殖档案，包括养殖过程记录、疫病防治记录等，以便进行日常管理和数据分析。质量管理人员：有权查阅养殖档案，以检查养殖过程是否符合质量安全要求，确保产品质量可追溯。其他相关部门人员：因工作需要，经部门负责人批准后，可查阅部分养殖档案。2.外部人员政府监管部门：根据法律法规要求，政府监管部门有权查阅公司养殖档案，公司应积极配合，如实提供相关资料。客户：客户因了解产品质量追溯信息等原因，经公司同意后，可查阅部分养殖档案，但应签订保密协议，防止信息泄露。（二）查阅流程及要求1.内部人员查阅填写《养殖档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案内容范围、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供相应的养殖档案，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。如需复制，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。2.外部人员查阅政府监管部门查阅政府监管部门出具查阅函，明确查阅目的和档案内容范围。公司档案管理部门审核查阅函后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅结束后，查阅人员应在查阅记录上签字确认。客户查阅客户向公司提出查阅申请，说明查阅目的和档案内容范围。公司销售部门审核客户申请后，报公司分管领导批准。档案管理部门根据批准意见，安排专人陪同客户查阅，并签订保密协议。查阅过程中，应严格控制查阅范围，不得向客户提供涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案内容。查阅结束后，客户应在查阅记录和保密协议上签字确认。五、档案的整理与归档（一）定期整理档案管理人员应定期对养殖档案进行整理，一般每季度进行一次全面整理。整理内容包括检查档案的完整性、准确性，对破损、褪色的档案进行修复或更换，对电子档案进行数据维护等。（二）归档要求1.按照档案内容的分类，将整理好的档案进行归档，建立清晰的档案目录和索引，便于查找和查阅。2.在档案封面和目录上注明档案名称、年度、月份、保管期限等信息。3.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，确保电子档案的存储和管理有序。六、档案的保密与安全管理（一）档案保密1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、养殖品种信息、客户信息等敏感内容的养殖档案，档案管理人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅过程中，查阅人员应遵守保密规定，不得擅自传播或使用档案中的保密信息。（二）档案安全1.加强档案存储场所的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案的安全保存。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，防止档案损坏、丢失或霉变。3.对电子档案应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止电子档案被非法获取、篡改或丢失。七、监督与考核（一）监督检查1.公司质量安全管理部门定期对养殖档案的建立、留存与查阅情况进行监督检查，确保制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案记录的真实性、完整性、规范性，档案留存期限的合规性，查阅流程的执行情况等。（二）考核机制1.将养殖档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理工作表现优秀的