单位档案查询制度

单位档案查询制度一、总则（一）目的为了加强单位档案管理，规范档案查询行为，保障档案信息的安全与合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门及全体员工，以及因工作需要依法依规查询本单位档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查询活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。3.合理利用原则：在保障档案安全的前提下，充分发挥档案的价值，为单位各项工作提供有效支持，促进档案信息的合理利用。二、档案管理部门职责（一）档案管理机构设置本单位设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责单位档案的集中统一管理。（二）职责分工1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等日常工作。建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则，确保档案管理工作规范化。对档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案损坏或变质等问题。负责档案查询的受理、登记、审核和提供等工作，按照规定程序办理档案查询手续。对档案查询情况进行记录和统计，定期向上级领导汇报档案利用情况。2.部门负责人职责负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整性和准确性。指导和监督本部门员工正确使用档案，教育员工遵守档案查询制度。审核本部门员工的档案查询申请，对涉及重要事项的查询申请进行审批。配合档案管理部门做好档案管理相关工作，及时反馈本部门档案管理工作中存在问题。三、档案查询范围（一）内部查询范围1.员工个人档案查询员工本人可查询与其工作、薪资、培训、奖惩等相关的个人档案信息，以了解自身职业发展情况。例如，查询个人的入职履历、薪资调整记录、参加培训课程的详细信息以及获得的各类奖励和处罚情况等。员工所在部门负责人为了解决工作中的具体问题或进行绩效评估等工作需要，可查询本部门员工的相关档案信息，但需遵循规定的审批程序。2.部门工作档案查询各部门为开展日常工作、制定工作计划、总结工作经验等目的，可查询本部门形成的各类档案，包括文件、会议记录、业务报表、项目资料等。例如，市场营销部门查询以往的市场调研报告、销售数据统计报表等，以便分析市场趋势，制定更有效的营销策略。（二）外部查询范围1.司法机关查询司法机关因办理案件需要，依法依规可查询本单位相关档案。例如，公安机关在侦查刑事案件时，可查询与案件有关的单位财务账目、人员往来记录等档案信息。司法机关查询档案时，需出具正式的查询函，并按照规定程序办理查询手续。2.行政机关查询行政机关因履行行政管理职能，在法定职责范围内可查询本单位相关档案。例如，税务机关为核实单位纳税情况，可查询单位的财务报表、税务申报记录等档案。行政机关查询档案时，同样需提供合法有效的查询依据，并遵循相应的查询流程。3.其他经授权的外部单位查询经本单位书面授权，其他外部单位因特定工作需要，可查询本单位部分档案信息。例如，合作单位为履行合作协议，在授权范围内查询与合作项目相关的档案资料。外部单位查询档案前，需与本单位签订档案查询授权协议，明确查询范围、期限、保密责任等事项，并按照协议约定办理查询手续。四、档案查询流程（一）查询申请1.内部查询申请员工本人查询个人档案，需填写《个人档案查询申请表》，注明查询内容、查询目的等信息，提交至所在部门负责人审核。部门负责人查询本部门员工档案或本部门工作档案，应填写《部门档案查询申请表》，详细说明查询原因和查询范围，经本部门负责人签字后，提交至档案管理部门。2.外部查询申请司法机关、行政机关等外部单位查询档案，应出具正式的查询函，明确查询事项、查询范围等内容，并加盖单位公章。查询函应通过机要交换、专人送达或其他符合保密要求的方式传递至本单位档案管理部门。其他经授权的外部单位查询档案，需提交经本单位签署的查询授权协议及《外部单位档案查询申请表》，申请表中应注明查询依据、查询范围、查询期限等信息。（二）申请审核1.内部申请审核档案管理部门收到内部查询申请表后，对申请内容进行审核。重点审核查询目的是否合理、查询范围是否与工作需要相符、申请手续是否齐全等。对于涉及重要事项或敏感信息的查询申请，档案管理部门应报上级领导审批。经审核同意后，档案管理部门在申请表上签署审核意见，并注明查询期限等相关信息。2.外部申请审核档案管理部门收到外部单位查询函或查询申请表后，首先对查询主体的合法性进行核实，确认查询函或申请表上加盖的公章及相关手续是否齐全。然后，根据法律法规及本单位规定，对查询范围进行严格审查，确保外部单位查询档案符合法定要求。对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，档案管理部门应在审核时特别谨慎，必要时征求相关部门或领导意见。审核通过后，档案管理部门填写《档案查询审批表》，报单位主管领导审批。单位主管领导审批同意后，档案管理部门通知外部单位办理查询手续。（三）档案提供1.内部查询档案提供档案管理人员根据审核通过的内部查询申请表，按照规定的查询范围和期限查找相关档案。对于可以当场提供的档案信息，档案管理人员应在指定地点为查询人员提供查阅服务，并做好查阅记录，记录内容包括查询人员姓名、部门、查询时间、查询内容等。对于不能当场提供原件的档案，档案管理人员可根据查询人员需求，提供复印件或摘录相关信息，并加盖档案管理部门印章。复印件或摘录内容应与原件核对无误，确保其真实性和完整性。2.外部查询档案提供档案管理部门根据单位主管领导审批意见，按照与外部单位约定的方式提供档案信息。对于司法机关、行政机关等依法查询档案的情况，档案管理部门应严格按照相关法律程序进行操作，确保档案提供过程合法合规。一般情况下，档案管理部门可提供档案复印件，并在复印件上加盖档案管理部门印章，注明“与原件核对无误”字样。对于其他经授权的外部单位查询档案，档案管理部门应根据授权协议的要求，提供相应的档案信息，并做好交接记录，明确交接时间、交接人员、档案内容等信息，确保档案信息传递安全、准确。（四）查询记录与跟踪1.查询记录档案管理部门对每一次档案查询活动都要进行详细记录，记录内容包括查询申请日期、查询申请人（包括内部员工或外部单位名称及联系人）、查询内容、查询目的、审核意见、查询期限、档案提供情况等信息。查询记录应采用书面形式或电子文档形式进行保存，保存期限不少于[具体年限]年，以便日后查阅和统计分析。2.查询跟踪对于外部单位查询档案的情况，档案管理部门应进行跟踪管理。在查询期限届满后，及时提醒外部单位归还档案或办理续期手续。如发现外部单位未按规定使用档案或存在档案信息泄露等问题，档案管理部门应立即采取措施，要求外部单位停止违规行为，并追究其法律责任。对于内部员工查询档案的情况，档案管理部门可根据实际工作需要，对查询后的档案使用情况进行适当跟踪，确保档案信息得到合理利用，避免出现违规使用档案的情况。五、档案查询的保密与安全（一）保密措施1.查询场所管理档案查询应在专门设置的档案查阅室进行，查阅室应具备必要的安全保密设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。查阅室内应配备桌椅、档案柜等基本设施，方便查询人员查阅档案。档案管理人员应在查阅室内全程陪同查询人员，确保档案信息安全。2.查询人员管理查询人员进入查阅室前，档案管理人员应告知其档案查询的保密规定和注意事项，要求查询人员严格遵守。查询人员不得擅自将档案带出查阅室，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在规定的范围内进行操作。复印或摘录的档案资料应妥善保管，不得泄露给无关人员。对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查询人员应严格保密，不得向任何第三方透露档案内容。3.档案信息保密档案管理人员在提供档案查询服务过程中，应严格控制档案信息的知悉范围，只向查询人员提供与其查询目的相关的档案信息，不得随意扩大查询范围。对于档案中涉及的敏感信息，档案管理人员应进行必要的技术处理或采取其他保密措施，确保信息不被泄露。在档案查询结束后，档案管理人员应对查阅室内的档案进行清点和整理，确保档案完整无缺，并关闭查阅室的相关设备和设施。（二）安全保障1.档案保管安全档案管理部门应加强档案保管场所的安全管理，确保档案存放环境安全可靠。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件，配备必要的消防设备、除湿设备、防虫药品、防盗门窗等设施。定期对档案保管场所进行检查和维护，及时发现并排除安全隐患。2.档案传输安全对于需要通过电子方式传输档案信息的情况，应采取加密传输等安全措施，确保档案信息在传输过程中不被窃取或篡改。档案管理人员应使用安全可靠的电子传输工具和软件，并对传输的档案信息进行备份，防止传输过程中出现数据丢失等问题。3.应急处理机制制定档案查询安全应急预案，明确在发生档案信息泄露、火灾、水灾等突发事件时的应急处理措施。定期对应急预案进行演练，提高档案管理人员的应急处理能力。一旦发生突发事件，档案管理人员应立即采取措施，保护档案信息安全，并及时向上级领导报告，按照应急预案进行处置，最大限度地减少损失和影响。六、违规处理（一）内部违规处理1.内部员工违反档案查询制度，未经批准擅自查询档案、扩大查询范围、泄露档案信息或违规使用档案的，档案管理部门应责令其立即停止违规行为，并视情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分。2.对于因违规查询档案给单位造成损失的员工，应依法依规追究其赔偿责任。赔偿责任的范围包括但不限于因档案信息泄露导致的经济损失、因违规使用档案影响单位正常工作秩序而产生的间接损失等。（二）外部违规处理1.外部单位违反档案查询授权协议或法律法规规定，擅自扩大查询范围、泄露档案信息、违规使用档案或逾期未归还档案的，本单位档案管理部门应及时向其发出书面通知，要求其停止违规行为，并采取措施消除不良影响。2.对于情节严重的外部单位，本单位有权解除档案查询授权协议，并依法追究其法律责任。法律责任的追究方式包括但不限于要求外部单位承担因违规行为给本单位造成的经济损失赔偿责任、向相关监管部门举报其