档案馆门禁制度

档案馆门禁制度一、总则（一）目的为了加强档案馆的安全管理，保护档案资料的安全与完整，防止未经授权的人员进入档案馆，特制定本门禁制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有进入档案馆的人员，包括员工、访客、外包服务人员等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保档案馆内档案资料的安全，防止丢失、损坏、篡改等情况发生。2.授权进入原则：所有人员必须经过授权方可进入档案馆，严禁未经授权人员擅自进入。3.严格管理原则：对进入档案馆的人员进行严格管理，规范门禁操作流程，确保制度有效执行。二、门禁管理职责（一）档案馆管理部门1.负责制定和修订档案馆门禁制度，并监督制度的执行情况。2.负责门禁系统的日常管理和维护，确保门禁设备正常运行。3.负责对进入档案馆的人员进行身份验证和登记，发放临时通行证等。（二）安全保卫部门1.协助档案馆管理部门做好门禁管理工作，负责门禁区域的安全巡逻。2.对违反门禁制度的行为进行制止和处理，维护档案馆的正常秩序。（三）各部门1.负责本部门人员进入档案馆的申请和审批工作，确保本部门人员遵守门禁制度。2.对本部门人员进行门禁制度的宣传和教育，提高员工的安全意识。三、门禁系统管理（一）门禁设备1.档案馆应配备先进、可靠的门禁设备，包括门禁读卡器、门锁、控制器、监控摄像头等。2.门禁设备应定期进行检查和维护，确保设备正常运行，如发现设备故障应及时报修。（二）门禁权限设置1.根据工作需要，为不同人员设置不同的门禁权限，如长期权限、临时权限等。2.门禁权限应严格按照人员的工作职责和授权范围进行设置，严禁超权限授权。3.定期对门禁权限进行审核和清理，确保权限的准确性和有效性。（三）门禁记录管理1.门禁系统应具备记录功能，能够记录人员的进出时间、进出地点等信息。2.门禁记录应保存一定期限，以便在需要时进行查询和审计。3.对门禁记录进行定期备份，防止数据丢失。四、人员进出管理（一）员工1.员工进入档案馆应凭本人有效工作证件刷卡进入，严禁使用他人证件或冒用他人身份进入。2.员工应妥善保管自己的工作证件，如证件遗失或损坏应及时向人力资源部门申请补办。3.员工因工作需要携带档案资料外出时，应按照档案借阅制度办理相关手续，并在规定时间内归还。（二）访客1.外部访客进入档案馆前，必须提前与档案馆管理部门联系，经同意后填写《访客登记表》，注明来访事由、来访时间、被访人等信息。2.访客应在档案馆管理部门人员的陪同下进入档案馆，严禁自行进入。3.访客离开档案馆时，应将临时通行证交还给档案馆管理部门人员，并在《访客登记表》上签字确认离开时间。（三）外包服务人员1.外包服务人员进入档案馆前，应由其所属公司向档案馆管理部门提交申请，经审批同意后办理临时通行证。2.外包服务人员应在规定的工作区域内工作，严禁擅自进入其他区域。3.外包服务人员离开档案馆时，应将临时通行证交还给档案馆管理部门人员，并接受检查。五、特殊情况处理（一）门禁设备故障1.当门禁设备出现故障无法正常使用时，档案馆管理部门应及时通知安全保卫部门，并采取临时措施确保档案馆的安全。2.如遇紧急情况，可暂时开放门禁通道，但必须安排专人进行值守，对进出人员进行登记和管理。3.门禁设备故障排除后，应及时恢复正常使用，并对故障原因进行分析和总结，采取相应的改进措施。（二）人员忘带证件1.员工忘带工作证件时，应向档案馆管理部门人员说明情况，经核实身份后可进入档案馆，但应在规定时间内补办证件。2.访客忘带有效证件时，应联系被访人核实身份，经档案馆管理部门人员同意后可进入档案馆，并填写《访客登记表》。（三）紧急事件1.在发生火灾、地震等紧急事件时，所有人员应按照应急预案的要求迅速撤离档案馆，此时门禁系统应处于开放状态。2.紧急事件处理完毕后，应及时对门禁系统进行检查和恢复，确保正常使用。六、监督与检查（一）内部监督1.档案馆管理部门应定期对门禁制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。2.安全保卫部门应加强对门禁区域的巡逻，及时发现和处理违反门禁制度的行为。（二）外部审计1.公司/组织内部审计部门应定期对档案馆门禁制度进行审计，评估制度的有效性和合规性。2.接受上级主管部门或相关监管机构的检查和监督，对提出的问题及时整改落实。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权进入档案馆。2.使用他人证件或冒用他人身份进入档案馆。3.未按规定办理相关手续携带档案资料外出。4.违反门禁设备操作规定，导致设备损坏。5.其他违反门禁制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违反门禁制度的人员，给予口头警告，并记录在案。2.对于多次违反门禁制度或情节严重的人员，给予书面警告、罚款、暂停门禁权限等处理措施。3.对于因违反门禁制度导致档案资料丢失、损坏、篡改等严重后果的人员，将依法追究其责任。八、培训与宣传（一）培训1.档案馆管理部门应定期组织对员工、访客、外包服务人员等进行门禁制度培训，提高人员的安全意识和遵守制度的自觉性。2.培训内容应包括门禁制度的目的、适用范围、操作流程、违规处理等方面。（二）宣传1.通过内部公告、宣传栏、电子邮件等方式，向全体员工宣传门禁制