生产档案制度

生产档案制度一、总则（一）目的为加强公司生产档案管理，确保生产过程中各类文件、资料的完整性、准确性和可追溯性，有效支持生产运营、质量控制、技术研发及管理决策，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产活动相关的部门、车间、班组及个人，涵盖从原材料采购到产品交付全过程所形成的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映生产实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集生产过程中的各类文件资料，保证档案的系统性和连贯性。3.准确性原则：档案记录应准确无误，数据、文字表述清晰规范。4.及时性原则：文件资料应及时归档，避免积压和遗漏。5.保密性原则：对涉及公司机密的生产档案，严格按照保密规定进行管理。二、生产档案的分类与编号（一）分类1.生产计划类：包括年度、季度、月度生产计划，生产订单，生产任务安排等。2.物料管理类：原材料采购合同、供应商资料、物料入库单、领料单、退料单、库存盘点记录等。3.生产工艺类：工艺流程图、操作规程、作业指导书、工艺变更记录等。4.质量控制类：检验标准、检验报告、质量检验记录、不合格品处理记录等。5.设备管理类：设备台账、设备维护保养记录、设备维修记录、设备操作规程等。6.人员管理类：员工培训记录、考勤记录、绩效评估记录等。7.安全生产类：安全管理制度、安全检查记录、事故报告与处理记录等。8.环境管理类：环境监测报告、环保设施运行记录、环境事故处理记录等。（二）编号采用统一的编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。编号格式如下：[生产年份][档案类别代码][流水号]例如：2023P01001，表示2023年生产计划类的第1份档案。档案类别代码：P：生产计划类M：物料管理类T：生产工艺类Q：质量控制类E：设备管理类H：人员管理类S：安全生产类E：环境管理类三、生产档案的形成与收集（一）文件形成部门职责1.各部门负责本部门职责范围内生产文件的起草、审核、批准和发放。2.明确文件起草人、审核人、批准人的职责，确保文件质量。3.对文件的变更进行及时跟踪和记录，按规定程序进行审批和更新。（二）文件收集要求1.生产过程中产生的各类文件资料，由文件形成部门指定专人负责收集，确保文件齐全、完整。2.收集的文件应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并定期备份。（三）文件传递与交接1.文件在部门之间传递时，应填写文件传递清单，明确传递文件的名称、数量、传递时间、接收部门和接收人等信息。2.交接双方应在文件传递清单上签字确认，确保文件传递的准确性和完整性。四、生产档案的整理与归档（一）整理要求1.收集后的文件资料应进行分类整理，按照档案编号顺序排列。2.对每份文件进行编号、编目，编制文件目录，注明文件名称、编号、日期来源等信息。3.去除文件上的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.电子文件应与纸质文件相对应，建立电子文件索引目录，便于查询和管理。（二）归档流程1.整理好的文件资料由档案管理人员进行审核，确保符合归档要求。2.审核通过后，档案管理人员将文件资料按照类别和编号顺序装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。3.建立档案台账，记录档案的编号、名称、归档日期、保管期限等信息，便于查询和统计。五、生产档案的保管与存储（一）保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限，具体如下：1.永久保管：涉及公司核心机密、重大历史事件、长期保存的重要文件等。2.长期保管：一般为10年以上，包括生产计划、重要工艺文件、关键设备档案等。3.短期保管：一般为110年，如一般性的生产记录、普通设备档案等。（二）存储环境1.档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案安全。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行备份，并异地存储一份，防止数据丢失。（三）档案保管责任1.档案管理人员负责档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。3.档案管理人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自查阅、销毁档案。六、生产档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅生产档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，需经公司主管领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司生产档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）借阅规定1.因工作需要借阅生产档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、损毁档案。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。（三）查阅与借阅记录档案管理人员应对查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅人员姓名、部门、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、批准人等信息，以备查询和统计。七、生产档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导参加。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）销毁1.《档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理人员会同相关部门人员进行销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。八、生产档案的信息化管理（一）建立档案管理系统1.公司应建立生产档案管理系统，实现档案的电子化录入、存储、查询、借阅、统计等功能。2.档案管理系统应与公司其他业务系统进行集成，实现数据共享和业务协同。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案信息录入档案管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）安全管理1.加强档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据