档案借阅归档制度

档案借阅归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案借阅与归档流程，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中的档案借阅、归档等行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，确保档案信息不泄露，维护公司利益。3.高效利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置及人员职责公司设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理相关专业知识和技能，熟悉公司业务流程，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度，规范档案管理流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.对档案的借阅、归还进行登记和管理，确保档案的安全。5.定期对档案进行清查、核对，保证档案的完整性和准确性。6.参与档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量。7.开展档案管理培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）档案管理部门与其他部门的协作档案管理部门应与公司各部门密切协作，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并配合档案管理部门做好档案的借阅和利用工作。具体协作事项如下：1.各部门在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理、分类，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对各部门移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，应及时反馈给相关部门进行整改。3.各部门因工作需要借阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后办理借阅手续。4.档案管理部门应根据各部门的工作需求，及时提供档案利用服务，协助各部门解决工作中的档案问题。三、档案的分类与编号（一）档案分类标准公司档案按照以下类别进行分类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，人事档案（不含员工个人档案）等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，财务报表，会计凭证，审计报告，税务资料等。3.业务合同类：包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同、服务合同等各类业务合同。4.项目管理类：包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。5.技术研发类：包括技术研发方案、技术图纸、技术报告、专利文件、著作权登记文件等。6.市场营销类：包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。7.其他类：不属于上述类别的其他档案。（二）档案编号规则档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式，具体规则如下：1.类别代码：按照档案分类标准，为每个类别设定一个两位数字代码，如行政管理类为“01”，财务审计类为“02”等。2.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，为每个档案赋予一个四位数字流水号，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“0120230001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集范围公司各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司内部形成的各类公文、报告、请示、批复、会议纪要等。3.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司开展项目活动形成的立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。5.公司技术研发过程中形成的技术方案、技术图纸、技术报告、专利文件、著作权登记文件等。6.公司市场营销活动中形成的市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户资料等。7.公司财务审计工作中形成的财务预算、决算报告、财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。8.公司人事管理工作中形成的员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等相关文件。9.其他与公司工作相关的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行初步分类整理，确保文件材料的准确性和规范性。3.对于重要文件材料，应进行复印件留存，并与原件一并归档，以保证档案的安全性。4.各部门应定期将收集到的档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）档案整理方法档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照以下方法进行整理：1.分类：按照档案分类标准，对档案进行分类，确保同一类别的档案集中存放。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，便于档案的查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照档案编号顺序排列，便于档案的存取。五、档案的保管（一）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度等。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为15年至50年。如公司年度工作计划与总结，财务报表，业务合同等。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如一般性的行政公文，临时性的工作文件等。（二）档案保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的质量。（三）档案的数字化管理为提高档案管理效率和利用水平，公司应逐步推进档案的数字化管理工作。档案数字化管理的主要内容包括：1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.图像处理：对扫描后的电子档案进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等，提高电子档案的清晰度和可读性。3.数据录入：对电子档案的元数据进行录入，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，建立电子档案数据库。4.存储与备份：将电子档案存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。5.检索利用：建立电子档案检索系统，方便用户通过关键词、档案编号、日期等条件快速检索电子档案。六、档案的借阅（一）借阅申请公司员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。（二）借阅审批档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应进行审核。对于一般性档案的借阅，由档案管理部门负责人审批；对于重要档案或涉及公司机密的档案的借阅，需经公司分管领导审批。审批通过后，档案管理部门应在《档案借阅申请表》上签署意见，并通知借阅人办理借阅手续。（三）借阅手续办理借阅人凭审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。档案管理人员应按照申请表上注明的借阅期限，在档案借阅登记薄上进行登记，记录借阅人姓名、部门、档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息，并要求借阅人签字确认。（四）借阅期限档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（五）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。2.借阅人如需在档案上进行标记、批注等操作，应事先征得档案管理部门同意，并使用铅笔或其他可擦除的工具进行。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的归档（一）归档范围公司各部门在工作中形成的各类文件材料，在完成相关工作后，均应按照档案管理要求及时归档。归档范围包括但不限于本制度第四章规定的档案收集范围。（二）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理归档，并移交档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后[X]个工作日内归档。（三）归档要求1.归档的档案应符合档案整理要求，包括分类准确、编号唯一、编目清晰、装订整齐等。2.归档的档案应确保内容完整、准确，签字盖章手续齐全。3.对于电子档案，应按照档案数字化管理要求进行整理归档，确保电子档案与纸质档案内容一致，并存储在安全可靠的存储设备上。（四）归档流程1.各部门档案管理人员按照档案整理要求，对本部门本年度形成的档案进行整理，填写档案移交清单。2.各部门将整理好的档案及档案移交清单一并移交档案管理部门。3.档案管理部门对各部门移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，应及时反馈给相关部门进行整改。4.审核通过后，档案管理部门将档案按照档案分类标准进行分类、编号、编目、装订、上架，并将档案移交清单存档。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案保管期限的划分标准，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。鉴定时应重点考虑档案的内容、价值、历史意义等因素，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和存毁意见。3.档案鉴定工作小组将鉴定结果形成档案鉴定报告，报公司分管领导审批。（四）销毁程序1.经公司分管领导批准后，档案管理部门对需要销毁的档案进行登记造册，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人签字后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，