档案交接班制度

档案交接班制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案交接工作的规范、有序进行，保证档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案交接过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：交接的档案必须是真实反映公司各项业务活动的原始记录。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.保密性原则：严格遵守档案保密规定，防止档案信息泄露。二、档案交接的范围（一）文书档案1.公司各类文件、通知、报告、决议等。2.会议记录、纪要及相关文件。3.工作计划、总结、汇报材料等。（二）人事档案1.员工入职、离职、调动等相关资料。2.员工薪酬、绩效考核、培训记录等。3.员工奖惩、晋升、岗位变动等档案。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等。2.财务审计报告、税务资料等。3.资金往来、预算决算等相关档案。（四）业务档案1.项目立项、审批、执行、验收等全过程资料。2.销售合同、采购合同、租赁合同等。3.客户资料、市场调研、业务统计等档案。（五）其他档案1.公司证照、印章管理档案。2.固定资产档案、设备维护档案等。3.公司重大活动、突发事件档案。三、档案交接的流程（一）交接准备1.交接双方应提前确定交接时间、地点，并通知相关人员。2.移交方应整理好待交接的档案，编制档案交接清单，清单应详细列出档案的名称、数量、日期、保管期限等信息。3.接收方应提前熟悉交接档案的大致内容，准备好接收档案所需的工具和场地。（二）现场交接1.交接双方应在规定时间和地点进行现场交接，交接过程应有专人负责监督。2.移交方应按照档案交接清单逐一核对档案，向接收方介绍档案的基本情况、保管要求及注意事项。3.接收方应认真核对档案的数量、内容、完整性等，对不符合要求的档案应及时提出异议。4.双方核对无误后，在档案交接清单上签字确认，一式两份，双方各执一份。（三）后续工作1.接收方应及时将接收的档案进行整理、分类、归档，并按照公司档案管理制度进行妥善保管。2.交接过程中发现的问题，如档案缺失、损坏等，应及时查明原因，明确责任，并采取相应的补救措施。3.交接完成后，交接双方应将交接情况及时向各自的上级领导汇报。四、档案交接的责任划分（一）移交方责任1.确保移交档案的真实性、完整性和准确性，对档案的质量负责。2.按照规定的时间、内容和要求进行档案整理和交接，不得拖延或遗漏。3.向接收方提供必要的档案说明和解释，协助接收方做好档案接收工作。4.对交接过程中发现的问题及时进行整改，承担相应的责任。（二）接收方责任1.认真核对接收的档案，对不符合要求的档案有权拒绝接收，并要求移交方重新整理。2.及时将接收的档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。3.在档案接收过程中发现问题应及时与移交方沟通解决，如因接收方原因导致问题未及时发现或处理，接收方应承担相应责任。4.按照公司档案管理制度对接收的档案进行管理和利用，不得擅自更改或销毁档案。（三）监督方责任1.对档案交接过程进行全程监督，确保交接工作符合规定要求。2.协调解决交接过程中出现的争议和问题，保证交接工作顺利进行。3.对交接双方的责任履行情况进行检查和评估，对违规行为提出处理意见。五、档案交接的时间要求（一）定期交接1.公司应根据档案管理的实际情况，确定定期档案交接的时间间隔，一般为每季度或半年进行一次。2.定期交接时，移交方应提前准备好待交接的档案，并在规定时间内完成交接工作。（二）临时交接1.因工作调动、岗位变动、离职等原因，相关人员应在办理手续前及时进行档案临时交接。2.临时交接应在接到通知后的[X]个工作日内完成，确保档案的及时流转和妥善保管。（三）特殊情况交接1.如遇公司重大活动、突发事件、审计检查等特殊情况，需要进行档案紧急交接的，交接双方应按照公司要求迅速办理交接手续，确保档案资料的及时提供和安全。2.特殊情况交接完成后，应及时将交接情况向公司领导和相关部门报告。六、档案交接的保密规定（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要档案资料。2.在档案交接过程中知悉的公司内部管理情况、业务流程等信息。（二）保密措施1.交接双方应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.交接过程中应采取必要的保密措施，如限制交接场所人员、对档案进行加密存储等。3.接收方不得擅自将交接的档案提供给无关人员查阅、使用或泄露给第三方。4.如因工作需要查阅交接档案的，应按照公司档案查阅制度办理相关手续，并严格遵守保密规定。（三）违规处理1.如发现交接双方违反保密规定，泄露档案信息的，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至追究法律责任。2.因违反保密规定给公司造成损失的，应依法承担赔偿责任。七、档案交接的培训与考核（一）培训1.公司应定期组织档案交接相关知识和技能的培训，提高员工对档案交接工作的认识和操作水平。2.培训内容包括档案管理基础知识、档案交接流程、责任划分、保密规定等。3.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。（二）考核1.公司应建立档案交接工作考核机制，对参与档案交接的员工进行考核。2.考核内容包括档案交接的准确性、及时性、完整性，以及对档案管理制度和保密规定的执行情况等。3.考核结果将作为员工绩效评价、晋升、奖励等的重要依据，对考核不合格的员工应进行补考或重新培训，直至合格。八、档案交接的监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门应定期对档案交接工作进行内部监督检查，确保交接工作符合制度要求。2.监督检查内容包括交接流程的执行情况、档案质量、责任划分、保密措施等。3.对监督检查中发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计1.公司应按照国家法律法规和行业标准的要求，定期接受外部审计机构对档案管理工作的审计。2.外部审计重点关注档案交接工作的合规性、真实性和完整性，对审计发现的问题应积极配合整改，并及时向公司领导报告。（三）问题处理1.对于监督检查和审计中发现的档案交接问题，应及时查明原因，明确责任主体。2.