廉政档案制定制度

廉政档案制定制度一、总则（一）目的为加强公司廉政建设，规范廉政档案管理，准确掌握公司员工廉洁从业情况，有效预防腐败行为，根据国家法律法规及相关行业标准，结合公司实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员等。（三）基本原则1.真实性原则：廉政档案内容应如实记录员工廉洁从业情况，确保信息真实、准确、完整。2.保密性原则：严格保密廉政档案信息，未经授权，任何人不得擅自查阅、复制、传播档案内容。3.动态管理原则：根据员工廉洁从业情况变化，及时更新廉政档案信息，保持档案的时效性。二、廉政档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌。2.学历、学位、专业。3.入职时间、所在部门、职务、岗位。4.联系方式，包括手机号码、电子邮箱等。（二）廉政承诺员工入职时签订的廉政承诺书，明确廉洁从业的责任和义务。（三）廉洁自律情况1.遵守廉洁纪律情况：是否存在违反廉洁纪律的行为，如接受礼品礼金、宴请、旅游、娱乐等。2.执行廉洁制度情况：是否严格执行公司各项廉洁制度，如财务报销制度、采购制度、招投标制度等。3.廉洁风险防控情况：个人廉洁风险点排查及防控措施落实情况。（四）奖惩情况1.廉洁奖励：获得的与廉洁从业相关的表彰、奖励等。2.廉洁处罚：受到的与廉洁从业相关的纪律处分、行政处罚、法律制裁等。（五）廉政谈话记录1.入职廉政谈话记录：记录入职时公司对员工进行廉政谈话的内容。2.定期廉政谈话记录：公司定期与员工进行廉政谈话的记录，包括谈话时间、地点、谈话人、被谈话人、谈话内容等。3.专项廉政谈话记录：针对特定事项或问题与员工进行专项廉政谈话的记录。（六）廉洁从业报告1.年度廉洁从业报告：员工每年撰写的廉洁从业情况报告，包括本人廉洁自律情况、廉洁风险防控措施落实情况、存在问题及改进措施等。2.重大事项廉洁从业报告：员工在涉及重大事项时，如职务晋升、岗位调整、项目招投标、大额资金使用等，提交的廉洁从业报告。（七）其他需要记录的廉洁从业相关信息如群众举报及调查处理情况、外部审计及检查发现的廉洁问题及整改情况等。三、廉政档案建立（一）建档主体公司人力资源部门负责组织建立员工廉政档案，各部门协助提供相关信息。（二）建档流程1.员工填报：员工按照要求填写廉政档案登记表，提供个人基本信息、廉政承诺等资料。2.部门审核：员工所在部门对填报信息进行审核，确保信息真实、准确，并签字确认。3.档案录入：人力资源部门将审核通过的信息录入廉政档案管理系统，建立电子档案。同时，将纸质档案资料整理归档，妥善保管。（三）档案初始建立时间员工入职后[X]个工作日内完成廉政档案的初始建立。四、廉政档案更新（一）定期更新1.每年[具体时间]，员工对本人廉政档案进行更新，填写年度廉洁从业报告等相关内容。2.人力资源部门对更新后的廉政档案进行审核，如有需要，补充相关资料。（二）即时更新1.员工廉洁自律情况发生变化时，应在[X]个工作日内填写廉政档案变更登记表，报所在部门审核。2.涉及廉洁奖惩、廉政谈话、廉洁从业报告等重要事项的，应及时将相关材料提交人力资源部门，更新廉政档案。（三）更新审核1.部门审核：员工所在部门对廉政档案更新内容进行审核，核实信息真实性，签字确认后报人力资源部门。2.档案管理部门审核：人力资源部门对提交的更新材料进行审核，确保档案信息完整、准确。审核通过后，对廉政档案进行更新。五、廉政档案查阅（一）查阅主体1.内部查阅：公司纪检监察部门、人力资源部门、审计部门等因工作需要，可查阅廉政档案。2.外部查阅：司法机关、纪检监察机关等依法依规需要查阅廉政档案时，按照相关程序办理查阅手续。（二）查阅审批1.内部查阅审批：查阅部门填写廉政档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。2.外部查阅审批：司法机关、纪检监察机关等查阅廉政档案时，应出具正式的查阅函，经公司主要领导审批后，由档案管理部门安排查阅。（三）查阅方式1.现场查阅：查阅人员持审批通过的查阅申请表或查阅函，到档案管理部门现场查阅廉政档案。查阅过程中，档案管理部门应安排专人在场监督，确保查阅行为规范、安全。2.复制查阅：因工作需要，查阅人员可申请复制廉政档案部分内容。复制内容应经档案管理部门负责人审核，并加盖档案管理专用章。（四）查阅记录档案管理部门对每次查阅情况进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等，并存档备查。六、廉政档案保管（一）保管主体公司档案管理部门负责廉政档案的保管工作。（二）保管方式1.电子档案保管：廉政档案管理系统应具备完善的安全防护措施，定期备份电子档案数据，确保数据安全、完整。2.纸质档案保管：纸质廉政档案应存放在专用档案柜中，按照档案类别、年度、员工姓名等进行分类存放，便于查找和管理。（三）保管期限廉政档案保管期限为员工离职后[X]年。期满后，经公司分管领导批准，可按照档案管理规定进行销毁。七、廉政档案保密（一）保密责任公司全体员工应严格遵守廉政档案保密规定，并签订保密承诺书。档案管理部门工作人员应履行保密职责，确保廉政档案信息安全。（二）保密措施1.物理隔离：档案管理场所应设置专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备、防火防盗设备等，防止档案信息泄露。2.网络安全：廉政档案管理系统应采取安全可靠的网络架构，设置严格的用户权限管理，对数据传输、存储进行加密处理，防止网络攻击和数据泄露。3.人员管理：加强对档案管理部门工作人员的保密教育和培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。工作人员不得擅自将廉政档案信息提供给无关人员，不得在非工作场所谈论、传播档案内容。（三）违规处理对违反廉政档案保密规定的行为，公司将视情节轻重，给予批评教育、纪律处分等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、廉政档案利用（一）干部选拔任用参考在干部选拔任用过程中，人力资源部门应将廉政档案作为重要参考依据，对廉洁自律情况进行审查，确保选拔任用的干部清正廉洁。（二）绩效考核参考公司绩效考核部门可将廉政档案内容纳入员工绩效考核体系，对廉洁从业表现优秀的员工给予适当加分，对存在廉洁问题的员工进行