档案局执法制度

档案局执法制度一、总则（一）目的为加强档案管理，规范档案执法行为，保障档案法律法规的贯彻实施，维护档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局对辖区内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“各单位”）的档案执法监督检查活动。（三）基本原则1.依法监督原则严格依照档案法律法规开展执法工作，确保执法行为合法、公正、规范。2.客观公正原则以事实为依据，全面、准确地检查各单位档案工作情况，客观公正地作出评价和处理。3.服务指导原则在执法过程中，注重对各单位档案工作进行指导，帮助其提高档案管理水平，促进档案工作更好地服务于单位发展和社会需求。二、执法主体与职责（一）执法主体本局作为档案行政管理部门，负责组织实施本辖区内的档案执法工作。本局设立档案执法机构，配备相应的执法人员，具体承担档案执法任务。（二）职责分工1.档案执法机构职责制定年度档案执法检查计划，并组织实施。对各单位档案工作进行日常监督检查，查处档案违法行为。受理对档案违法行为的举报和投诉，并进行调查处理。负责档案执法案件的立案、调查、取证、审理、处罚等工作。组织开展档案执法培训和宣传活动，提高档案执法人员素质和社会档案意识。2.档案执法人员职责认真学习和掌握档案法律法规及相关业务知识，依法履行执法职责。按照规定程序开展执法检查工作，制作检查记录，收集相关证据。对发现的档案违法行为及时进行制止和纠正，并依法提出处理意见。保守在执法过程中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私。接受档案执法机构的管理和监督，参加执法培训和考核。三、执法检查内容（一）档案工作组织管理1.是否建立健全档案工作管理制度，明确档案管理职责。2.是否配备与档案工作相适应的专（兼）职档案管理人员。3.是否将档案工作纳入单位工作计划和考核体系。（二）档案收集与整理1.各类文件材料的收集是否齐全、完整，归档是否及时。2.档案整理是否符合国家和行业标准，分类是否科学，编号是否规范。3.电子文件的收集、整理和归档是否符合相关规定。（三）档案保管与保护1.档案保管场所是否安全、整洁，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案装具是否符合要求，档案存放是否有序。3.对破损、褪色、霉变等受损档案是否及时采取修复措施。4.电子档案是否进行备份，存储介质是否安全可靠。（四）档案利用与开发1.是否建立档案利用制度，规范档案查阅、借阅手续。2.档案利用是否满足单位工作和社会利用需求，利用效果是否良好。3.是否积极开展档案编研工作，开发档案信息资源。（五）档案信息化建设1.是否制定档案信息化建设规划，推进档案管理信息化进程。2.档案管理系统是否功能完善，运行稳定，能够满足档案管理和利用的需要。3.档案数据是否准确、完整，是否与纸质档案同步更新。四、执法检查程序（一）检查准备1.制定检查方案根据年度执法检查计划和工作实际，确定检查的范围、内容、方法和步骤，明确检查人员的分工和职责。2.组织检查人员培训对参与检查的人员进行档案法律法规和执法业务培训，使其熟悉检查内容和程序，掌握检查方法和技巧。3.通知被检查单位提前向被检查单位发出书面检查通知，告知检查的时间、内容、要求等事项，要求被检查单位做好准备工作。（二）现场检查1.听取汇报检查人员到达被检查单位后，首先听取被检查单位关于档案工作情况的汇报，了解其档案管理的基本情况。2.查阅资料按照检查内容，查阅被检查单位的档案管理制度、文件材料收集归档记录、档案整理目录、利用登记册、信息化建设相关资料等，检查档案工作的实际开展情况。3.实地查看对被检查单位的档案保管场所、档案装具、设备设施等进行实地查看，检查档案保管条件和保护措施是否落实到位。4.询问相关人员与被检查单位的档案管理人员、业务部门人员等进行询问交流，了解档案工作中的具体情况和存在的问题。5.制作检查记录检查人员对检查过程中发现的问题和情况进行详细记录，制作《档案执法检查记录》。记录内容应包括检查时间、地点、检查人员、被检查单位、检查内容、发现的问题及整改建议等，并由检查人员和被检查单位相关人员签字确认。（三）检查结果处理1.情况反馈检查结束后，检查人员及时向被检查单位反馈检查情况，指出存在的问题，提出整改意见和建议。2.下达整改通知书对存在档案违法行为或档案管理问题较为严重的单位，下达《档案执法整改通知书》，责令其限期整改，并明确整改要求和期限。3.跟踪复查对被责令整改的单位进行跟踪复查，检查其整改落实情况。如整改不到位，将依法采取进一步的措施。4.总结归档对每次执法检查的情况进行总结分析，整理相关资料，建立执法检查档案，归档保存。五、执法监督与考核（一）内部监督1.建立执法监督机制本局档案执法机构定期对执法人员的执法行为进行监督检查，确保执法工作严格依法进行。2.开展执法案卷评查定期组织开展档案执法案卷评查活动，对执法案卷的质量进行检查和评估，发现问题及时整改，提高执法办案水平。3.接受社会监督设立举报电话和邮箱，接受社会各界对档案执法工作的监督和举报。对群众反映的问题及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核评价1.制定考核标准建立档案执法人员考核评价制度，制定科学合理的考核标准，对执法人员的德、能、勤、绩、廉等方面进行全面考核。2.定期考核每年对档案执法人员进行一次年度考核，考核结果作为评先评优、职务晋升、奖励惩处的重要依据。3.表彰奖励对在档案执法工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励，激励执法人员积极履行职责，提高执法工作质量。六、法律责任（一）违法行为界定各单位如有下列行为之一的，属于档案违法行为：1.损毁、丢失属于国家所有档案的。2.擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的。3.涂改、伪造档案的。4.不按照国家规定归档或者不按期移交档案的。5.明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。6.档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。7.违反本制度规定的其他档案管理行为，情节严重的。（二）处罚措施1.警告对情节较轻的档案违法行为，给予警告处分，责令限期改正。2.罚款对有违法所得的档案违法行为，可并处违法所得一倍以上三倍以下的罚款；对没有违法所得的，可处一万元以下的罚款。3.没收违法所得对非法获取、利用档案谋取利益的，没收违法所得。4.依法追究刑事责任对档案违法行为情节严重，构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）处罚程序1.立案档案执法机构对发现的档案违法行为线索进行审查，认为需要给予行政处罚的，予以立案，并指定两名以上执法人员负责调查处理。2.调查取证执法人员通过询问当事人、查阅资料、实地检查、抽样取证等方式，收集与案件有关的证据材料。证据材料应包括书证、物证、视听资料、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录和现场笔录等。3.告知权利在作出行政处罚决定前，执法人员应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据，并告知当事人依法享有的权利，包括陈述权申辩权、听证权以及申请行政复议和提起行政诉讼的权利等。4.举行听证当事人要求听证的，档案执法机构应当组织听证。听证按照《中华人民共和国行政处罚法》等相关法律法规规定的程序进行。5.作出决定档案执法机构根据调查取证情况和听证结果（如有），依法作出行政处罚决定。行政处罚决定书应当载明当事人的基本情况、违法事实、处罚依据、处罚种类和幅度、处罚履行方式和期限、申请行政复议和提起行政诉讼的途径和期限等内容，并加盖本局印章。6.送达执行行政处罚决定书应当在宣告后当场交付当事人；当