落实档案制度情况

落实档案制度情况一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集公司/组织在各个阶段、各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管工作，确保档案存储环境安全，配备必要的档案保管设施设备，定期对档案进行检查、清点和维护，防止档案损坏、变质和丢失。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和安全性。6.积极开展档案利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息支持，根据工作需要及时、准确地提供档案资料。7.负责对公司/组织各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平和全体员工的档案意识。8.做好档案统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理决策提供依据。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类档案包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议记录、纪要，工作计划、总结，各类通知、通报，人事档案，行政事务处理文件等。2.业务管理类档案根据公司/组织业务范围，分为市场营销、财务管理、生产管理、质量管理、技术研发等各类业务工作中形成的文件材料，如合同协议、业务报表、项目文档、技术资料等。3.基本建设类档案公司/组织基本建设项目从项目立项、可行性研究、设计、施工到竣工验收等全过程形成的文件材料，包括项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。4.会计档案公司/组织财务会计工作中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告等各类会计资料。5.声像档案以照片、录音、录像等形式记录公司/组织重要活动、事件、人物等的档案资料。6.电子档案存储在电子介质上的各类档案信息，包括办公自动化系统产生的文件、电子文档、数据库文件等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用层次分类编码法，具体规则如下：1.一级代码：用大写字母表示档案类别，如“A”代表行政管理类档案，“B”代表业务管理类档案，“C”代表基本建设类档案，“D”代表会计档案，“E”代表声像档案，“F”代表电子档案。2.二级代码：根据一级代码下的具体分类，用两位数字表示，如“A01”表示行政管理类档案中的公司设立文件，“A02”表示行政管理类档案中的公司章程等。3.三级代码：在二级代码基础上，根据档案形成时间或顺序等因素，用三位数字表示，如“A01001”表示公司设立时的第一份文件。4.电子档案编号在纸质档案编号基础上，添加“E”标识，如“A01001E”表示对应的电子档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后及时整理并移交档案管理部门。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的与工作相关的档案资料全部移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案进行逐页检查，确保文件齐全、完整，对破损或字迹模糊的文件进行修复或复制。3.按照档案编号规则对档案进行编号，并编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者等信息。4.将整理好的档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。5.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储和管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照类别、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的档案应及时修复或复制，对丢失的档案要查明原因并采取相应措施。3.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度情况及时进行调节，确保档案存储环境适宜。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。5.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位因法律法规规定或与公司/组织有业务往来等原因，经公司/组织批准可查阅相关档案。（二）利用程序1.内部员工查阅、借阅档案，需填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅档案的名称、编号、用途、查阅/借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对申请表进行审核，根据档案的密级和利用规定决定是否批准。批准后，为查阅、借阅人员提供相应的档案，并做好登记记录。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。4.外部单位查阅档案，需提交单位介绍信、查阅人员有效身份证件等材料，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好记录。5.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等，如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理部门并承担相应责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、部门、利用目的、查阅/借阅档案名称及编号、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门人员、相关业务部门人员及公司/组织主管领导等。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应继续保管；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。3.《档案销毁清册》应详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、密级、保管期限、销毁原因等信息，并经鉴定小组全体成员签字确认。（二）销毁1.经鉴定批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。2.监销人员应在《档案销毁清册》上签字，注明销毁日期、方式等信息。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。3.对于电子档案的销毁，应采用符合国家规定的技术手段进行彻底删除，确保电子信息无法恢复。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需求。2.开发或选用适合公司/组织的档案信息化管理软件，实现档案的录入、存储、查询、借阅、统计等功能。3.对档案管理人员进行信息化技能培训，使其熟练掌握档案信息化管理系统的操作和维护。4.按照档案数字化标准，对纸质档案进行数字化扫描，确保数字化档案与纸质档案内容一致。数字化档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于检索利用。5.加强档案信息化安全管理，设置用户权限，对档案信息进行加密处理，防止档案信息泄露。定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统安全稳定运行。九、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织设立档案管理监督检查小组，由档案管理部门负责人、内部审计人员等组成，负责对公司/组织各部门档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节是否符合规定。2.档案管理部门的工作情况，如档案整理是否规范、保管是否安全、利用服务是否及时等。3.各部门档案管理工作的开展情况，是否明确专人负责档案管理，档案资料是否齐全完整等。（三）监督检查结果处理1.监督检查小组对检查中发现的问题应及时提出整改意见，并下达《档案管理监督检查整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真落实整