档案转接制度

档案转接制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案转接工作，确保档案的安全、完整和有效利用，保障员工合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部机构进行档案转接的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案转接工作必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案转接过程合法合规。2.准确性原则：档案转接信息应准确无误，保证档案内容与实际情况相符，避免因信息错误导致工作失误。3.完整性原则：转接的档案应保持完整，不得遗漏重要文件和资料，确保档案的连续性和系统性。4.及时性原则：档案转接应按照规定的时间节点及时办理，提高工作效率，避免延误。5.保密性原则：对于涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案转接管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案转接制度，并监督制度的执行情况。2.统一管理公司/组织各类档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.负责审核档案转接申请，对转接档案的内容、完整性等进行把关。4.组织实施档案转接工作，包括档案的整理、包装、交接等环节。5.定期对档案转接工作进行总结和评估，不断改进工作流程和方法。（二）转出部门职责1.负责整理本部门需要转出的档案，确保档案资料齐全、准确、规范。2.填写档案转接申请表，详细说明档案转接的原因、内容、接收部门等信息，并提交给档案管理部门审核。3.协助档案管理部门做好档案转出前的准备工作，如档案的清点、核对等。4.在档案交接过程中，与接收部门进行沟通协调，确保交接工作顺利进行。（三）接收部门职责1.负责审核档案转接申请表，确认接收档案的必要性和准确性。2.在档案交接时，安排专人接收档案，并对档案的数量、内容等进行认真核对，如发现问题及时与转出部门和档案管理部门沟通解决。3.妥善保管接收的档案，按照档案管理要求进行分类、整理和存放，确保档案的安全和有效利用。4.及时将档案接收情况反馈给档案管理部门。三、档案转接流程（一）转接申请1.转出部门根据工作需要，填写《档案转接申请表》，申请表应包括以下内容：申请部门名称、联系人及联系方式。接收部门名称。档案转接原因。档案名称、数量、所属年度等详细清单。预计转接时间。2.申请表填写完毕后，由转出部门负责人签字并加盖部门公章，提交给档案管理部门。（二）审核1.档案管理部门收到《档案转接申请表》后，对申请内容进行审核。审核内容包括：转接原因是否合理，是否符合公司/组织相关规定。档案清单是否准确、完整，与实际档案情况是否一致。接收部门是否具备接收档案的条件和能力。2.经审核无误后，档案管理部门在申请表上签署审核意见，并注明审核日期。如审核发现问题，应及时与转出部门沟通，要求其补充或修正相关信息。（三）准备1.转出部门按照档案管理部门的审核意见，对需要转出的档案进行整理。整理要求如下：按照档案类别和时间顺序进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。对破损、褪色等有问题的档案进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。编制档案目录清单，详细列出每份档案的名称、编号、日期等信息。2.档案管理部门根据转出部门的准备情况，安排专人对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、内容完整。同时，对档案进行包装，一般采用专用档案盒或档案袋，并在包装上注明档案名称、数量、转出部门等信息。（四）交接1.档案管理部门与转出部门、接收部门共同确定档案交接时间和地点。交接时，各方应安排专人负责，确保交接工作的顺利进行。2.交接过程中，转出部门应向接收部门提供档案目录清单，并对档案的内容、数量等进行详细说明。接收部门按照清单逐一核对档案，如发现问题应及时记录，并与转出部门协商解决。3.双方核对无误后，在《档案交接清单》上签字确认。《档案交接清单》应一式三份，转出部门、接收部门和档案管理部门各留存一份。（五）登记1.档案管理部门对档案转接情况进行登记，建立《档案转接登记簿》。登记簿应记录以下内容：档案转接申请日期、编号。转出部门、接收部门名称。档案名称、数量、所属年度等详细信息。交接时间、地点、交接人签字。档案转接备注信息。2.登记完成后，档案管理部门应定期对《档案转接登记簿》进行整理和归档，以便查阅和统计。四、特殊档案转接规定（一）涉及个人隐私档案1.对于涉及员工个人隐私的档案，如工资单、医疗记录、个人奖惩等，在转接过程中应严格遵守保密规定。2.转出部门和档案管理部门应采取加密存储、专人传递等方式，确保档案信息不被泄露。接收部门在接收后，应按照规定的权限进行查阅和使用，不得擅自传播或公开。（二）重要商业机密档案1.涉及公司/组织重要商业机密的档案，如技术研发资料、市场战略规划、客户信息等，转接时必须经过严格的审批程序。2.审批通过后，应采用专门的保密措施进行包装和传递，如使用加密存储设备、专人护送等。接收部门应签订保密协议，明确保密责任和义务，确保商业机密档案的安全。（三）电子档案转接1.随着信息技术的发展，电子档案在公司/组织中的应用越来越广泛。对于电子档案的转接，应遵循以下规定:确保电子档案的格式兼容性，在转接前对电子档案进行格式转换或备份，以保证接收部门能够正常读取和使用。采用安全的传输方式，如加密网络传输、移动存储设备拷贝等，防止电子档案在传输过程中被篡改或丢失。对电子档案的元数据进行完整记录和转接，确保接收部门能够准确了解电子档案的背景信息和相关属性。五、档案转接监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案转接监督小组，成员由档案管理部门、审计部门等相关人员组成。监督小组定期对档案转接工作进行检查，确保转接过程符合制度规定。2.检查内容包括：档案转接申请的审核情况，是否存在违规审批现象。档案整理、包装是否符合要求，档案内容是否完整、准确。档案交接过程是否规范，交接手续是否齐全。《档案转接登记簿》的登记情况，是否及时、准确记录档案转接信息。3.监督小组对检查中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反档案转接制度的行为，按照公司/组织相关规定进行严肃处理。（二）外部审计1.定期聘请外部审计机构对公司/组织档案转接工作进行审计，确保档案转接工作合法合规。2.审计机构根据国家法律法规及行业标准，对档案转接制度的执行情况、档案管理情况等进行全面审查，并出具审计报告。3.公司/组织根据审计报告提出的意见和建议，及时进行整改和完善，不断提高档案转接工作水平。六、档案转接相关责任追究（一）转出部门责任1.转出部门未按照本制度规定整理档案，导致档案资料不全、不准确或不符合转接要求的，由转出部门负责人承担相应责任。2.转出部门在档案转接过程中故意隐瞒重要信息、提供虚假档案清单或擅自更改档案内容的，对直接责任人给予警告、罚款等处罚；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究法律责任。（二）接收部门责任1.接收部门未及时接收档案或在接收后未妥善保管，导致档案丢失、损坏或信息泄露的，由接收部门负责人承担相应责任。2.接收部门在档案交接时未认真核对档案内容和数量，导致接收的档案与交接清单不符的，对直接责任人给予批评教育、责令改正；造成损失的，应承担相应的赔偿责任。（三）档案管理部门责任1.档案管理部门未按照规定审核档案转接申请，导致不符合要求的档案被转接的，由档案管理部门负责人承担相应责任。2.档案管理部门在档案转接过程中未履行好组织协调、监督检查等职责，导致档案转接工作出现混乱或延误的，对直接责任人给予警告、罚款等处罚；情节严重的，给予降职、撤职等处分。（四）其他责任1.参与档案转接工作的其他人员，如因工作失误、违反保密规定等导致档案转接出现问题的，按照公司/组织相关规定追究其责任。2.对于因档案转接问题给公司/组织或第三方造成经济损失的，相关责任部门和责任人应依法承担赔偿责任。七、附则（一）解释权本制