许可档案移交制度

许可档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织许可档案的管理，规范许可档案的移交行为，确保许可档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及各类许可事项档案的移交管理工作，包括但不限于行政许可、行业准入许可、经营许可等相关档案。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规和行业标准要求，确保许可档案移交工作合法合规。2.完整准确原则保证许可档案内容完整、信息准确，如实反映许可事项的全过程。3.及时高效原则在规定时间内完成许可档案的移交工作，提高工作效率，避免延误。4.安全保密原则加强许可档案移交过程中的安全管理，确保档案信息不泄露，维护公司/组织及相关方利益。二、许可档案的范围及分类（一）许可档案范围1.许可申请文件包括许可申请书、申请表及相关附件，如营业执照副本、法定代表人身份证明、资质证书、申请书附件清单等。2.审核审批文件涵盖受理通知书、补正材料通知书、不予受理决定书、许可审查意见、现场核查记录、专家评审意见、许可决定文件（许可证、批复等）。3.变更、延续、注销等相关文件涉及许可事项变更申请材料、变更审批文件、延续申请材料及审批结果、注销申请及批准文件等。4.监督检查文件如日常监督检查记录、专项检查报告、整改通知书及整改报告等。5.其他相关文件与许可事项有关的会议纪要、往来函件、听证材料、公示材料等。（二）许可档案分类1.按许可类型分类分为行政许可档案、行业准入许可档案、经营许可档案等，每类再根据具体许可项目细分。2.按时间顺序分类按照许可事项申请、受理、审查、决定、后续管理等不同阶段进行分类整理。三、许可档案移交的流程（一）移交准备1.立卷归档各业务部门在许可事项办结后，应及时按照档案管理要求对相关文件材料进行整理、立卷，确保档案资料齐全、完整、规范。2.编制目录对整理好的许可档案编制详细的目录，注明档案名称、日期、编号、保管期限等信息，便于查询和管理。3.质量审核业务部门负责人对本部门移交的许可档案进行质量审核，确保档案内容准确、格式规范、签字盖章齐全。（二）移交申请业务部门填写《许可档案移交申请表》，详细说明拟移交档案的类别、数量、移交原因、预计移交时间等信息，并提交至档案管理部门。（三）档案接收1.审核申请档案管理部门收到《许可档案移交申请表》后，对申请内容进行审核，确认申请信息完整、准确，符合移交条件。2.清点核对档案管理部门与业务部门共同对拟移交的许可档案进行清点核对，按照编制的目录逐一核对档案名称、数量、内容等，确保一致。3.办理交接手续双方在核对无误后，填写《许可档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。清单应详细记录档案的类别、名称、数量、移交日期等信息。（四）档案整理与存储1.整理编目档案管理部门对接收的许可档案进行进一步整理，按照分类标准进行重新编目，确保档案存放有序、便于查找。2.存储保管将整理好的许可档案存入专门的档案库房，按照档案保管期限和存储要求进行妥善保管，确保档案安全。四、许可档案移交的时间要求（一）一般许可事项业务部门应在许可事项办结后[X]个工作日内完成档案整理和立卷工作，并向档案管理部门提交移交申请。档案管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内完成档案接收和核对工作。（二）重大许可事项对于涉及重大项目、复杂审批流程或社会关注度高的许可事项，业务部门应在许可事项办结后[X]个工作日内完成档案初步整理，并向档案管理部门提交移交申请。档案管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内组织相关人员进行集中审核和接收，确保档案质量。（三）临时许可事项临时许可事项办结后，业务部门应在[X]个工作日内完成档案移交工作，档案管理部门应及时接收并处理。五、许可档案的保管期限（一）确定原则根据国家法律法规、行业标准及公司/组织实际情况，综合考虑许可事项的性质、重要程度、影响范围等因素，确定许可档案的保管期限。（二）具体期限划分1.短期保管保管期限为[X]年的许可档案，主要包括一般性的经营许可档案、临时许可档案等，在规定期限届满后，经档案管理部门鉴定，可按照相关规定进行销毁。2.中期保管保管期限为[X]年的许可档案，如部分行业准入许可档案、涉及一定期限经营活动的许可档案等，在保管期限内作为重要业务资料妥善保管，以备查询和追溯。3.长期保管保管期限为[X]年以上（含[X]年）的许可档案，包括行政许可中涉及重大决策、重要项目审批的档案，以及可能对公司/组织未来发展产生重要影响的许可档案等，应永久保存。六、许可档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅许可档案的，应填写《许可档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因法律法规规定、司法程序需要或其他特殊原因查阅许可档案的，应提交相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）利用方式1.借阅公司/组织内部人员如需借阅许可档案，应在规定期限内归还，并确保档案安全无损。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长，应办理续借手续。2.复制根据查阅需求，档案管理部门可提供许可档案的复印件，但应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）查阅利用记录档案管理部门应对每一次许可档案的查阅利用情况进行详细记录，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用方式等信息，以备查询和统计分析。七、许可档案的保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对许可档案的内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅利用过程中，查阅人员应遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。3.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息较多的许可档案，应采取加密存储、专人管理等特殊保密措施。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防护设施建设，配备防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案存储环境安全。2.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并排除安全隐患。3.对电子存储的许可档案，应采取数据备份、加密存储、访问控制等安全措施，防止数据丢失、损坏或被非法获取。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对许可档案移交工作进行监督检查，确保制度执行到位。2.监督小组应检查业务部门档案移交的及时性、完整性、准确性，以及档案管理部门接收、整理、存储、查阅利用等环节的工作质量。（二）考核机制1.将许可档案移交工作纳入公司/组织绩效考核体系，对档案管理部门和业务部门进行考核。2.考核内