财务档案移交制度

财务档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，规范财务档案的移交工作，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的财务档案移交管理工作。（三）定义1.财务档案：指公司在各项经济活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，以及其他与财务工作相关的重要文件、合同、协议等资料。2.移交：指财务档案在不同部门、岗位或保管期限之间的交接过程。（四）管理职责1.财务部门负责财务档案的整理、装订、保管等日常工作。按照规定的时间和要求，组织财务档案的移交工作。对移交的财务档案进行审核，确保档案的完整性和准确性。2.档案管理部门负责接收、保管和利用财务档案。指导财务部门做好财务档案的整理和移交工作。对财务档案的保管情况进行监督检查。3.其他相关部门在职责范围内配合财务部门和档案管理部门做好财务档案的移交工作。按照规定提供与财务工作相关的文件、资料等。二、财务档案的整理与分类（一）整理要求1.财务档案应按照形成时间、类别、保管期限等进行分类整理。2.会计凭证应按编号顺序排列，附件齐全，折叠整齐，装订牢固，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等。3.会计账簿应按科目顺序排列，账页编号连续，账表相符，账证相符，并在账簿扉页上注明账簿名称、年度、月份、启用日期、截止日期、页数、记账人员、会计主管等。4.财务报告应按年度、季度、月度顺序排列，装订成册，并在封面上注明报告名称、年度、季度、月度、编制日期等。5.其他财务档案应根据其性质和内容进行分类整理，确保档案的系统性和完整性。（二）分类标准1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.财务报告类：包括年度财务报告、中期财务报告、月度财务报告等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务审计报告、资产评估报告、合同协议、财务文件等。三、财务档案的保管期限（一）永久保管1.年度财务报告（决算）。2.会计档案保管清册。3.会计档案销毁清册。（二）定期保管1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.其他财务档案保管期限根据具体情况确定，一般为10年或30年。四、财务档案的移交程序（一）移交准备1.财务部门应在规定的移交期限前，对财务档案进行全面清查和核对，确保档案的完整性和准确性。2.对需要移交的财务档案进行整理、编号、装订，并编制财务档案移交清册。移交清册应包括档案名称、年度、月份、起止日期、档案编号、保管期限、数量、交接日期等内容。3.财务部门应将财务档案移交清册提前送交档案管理部门审核。（二）移交手续1.财务部门与档案管理部门应按照移交清册所列内容进行当面清点核对，确保档案数量、质量相符。2.经核对无误后，双方在移交清册上签字确认。移交清册一式三份，财务部门、档案管理部门各执一份，存档一份。3.财务档案移交时，应同时办理档案交接手续，交接双方应在交接记录上签字确认。交接记录应包括交接日期、交接档案名称、数量、交接双方人员姓名等内容。（三）特殊情况处理1.因工作需要暂时不能移交的财务档案，经财务部门负责人批准，可以由财务部门暂时保管，但最长不得超过一年。2.保管期满需要销毁的财务档案，应按照规定的程序进行审批和销毁，不得擅自销毁。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅财务档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.查阅人员应严格遵守保密制度，不得将查阅的财务档案内容泄露给无关人员。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅财务档案时，借阅人员应出具借条，注明借阅档案名称、数量、借阅期限、归还日期等内容。3.借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的财务档案，不得转借、丢失、损坏等。如因保管不善造成档案损失的，应承担相应的赔偿责任。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位查阅或借阅公司财务档案，应持单位介绍信，经公司总经理批准后，由档案管理部门安排查阅或借阅。2.查阅或借阅财务档案时，档案管理人员应在场监督，查阅或借阅人员应遵守公司的保密制度和查阅、借阅规定。3.外部单位查阅或借阅财务档案后，应及时归还，不得擅自留存或复制。六、财务档案的保管与维护（一）保管要求1.档案管理部门应设立专门的财务档案保管库（室），配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保财务档案的安全保管。2.财务档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和核对，发现问题及时处理。（二）维护措施1.对纸质财务档案应定期进行整理、装订、修补等维护工作，确保档案的整洁和完好。2.对电子财务档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并做好防磁、防潮、防火等工作。3.对财务档案的存储环境应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合规定要求。七、财务档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的财务档案，经鉴定确无保存价值的，可以按照规定的程序进行销毁。2.因保管不善、自然灾害等原因造成财务档案损坏或丢失，无法继续保存的，可以按照规定的程序进行销毁。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清查，提出销毁意见，并编制《财务档案销毁清册》。销毁清册应包括档案名称、年度、月份、起止日期、档案编号、保管期限、数量、销毁原因等内容。2.《财务档案销毁清册》经财务部门负责人审核后，报公司总经理批准。3.档案管理部门应根据公司总经理的批准意见，组织实施财务档案的销毁工作。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的真实性和彻底性。4.监销人员应在销毁记录上签字确认，销毁记录应包括销毁日期、销毁档案名称、数量、监销人员姓名等内容。（三）特殊情况处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单