街道档案室制度

街道档案室制度一、总则（一）目的为加强街道档案室的规范化管理，有效保护和利用档案资源，为街道各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、各社区以及下属企事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：街道档案室负责集中管理街道各类档案，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：归档的档案必须真实反映街道各项工作的实际情况，数据准确无误。3.及时归档原则：各部门和社区应在规定时间内将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，不得积压。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置街道设立档案室，配备专职档案管理人员，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定街道档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管街道各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索体系，方便档案的查找利用。4.开展档案的鉴定工作，定期对档案进行价值评估，及时剔除无保存价值的档案。5.负责档案的借阅、查阅服务，严格按照规定办理借阅手续，确保档案的安全。6.积极开发档案信息资源，为街道各项工作提供档案信息支持和参考依据。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高街道各部门和社区档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、统计等。3.熟悉档案业务，熟练掌握档案管理软件，做好档案信息的录入和维护工作。4.热情接待档案查阅、借阅人员，按照规定办理相关手续，及时提供档案利用服务。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。6.积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.街道党工委、办事处形成的各类文件、会议记录、决议、决定、工作计划、总结、统计报表等。2.街道各部门在履行职能过程中形成的文件材料，包括业务文件、请示报告、批复、合同协议、调研材料等。3.社区党组织、居委会形成的各类文件、会议记录、居民信息、社区建设资料、活动记录等。4.街道下属企事业单位的财务报表、审计报告、经营合同、生产技术资料等。5.街道在开展各类活动中形成的照片、音像资料、荣誉证书、实物档案等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和社区应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集上来。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。4.收集过程中要注意对文件材料的真实性、完整性进行审核，发现问题及时纠正。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、上架和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作、行政工作、社区建设、经济发展、社会事务、文化教育、卫生计生、安全生产、纪检监察等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。4.装订：对纸质档案进行装订，拆除金属物，保持档案的整齐美观。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、年度、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映街道主要职能活动和基本历史面貌的，对街道工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映街道一般工作活动，在较长时间内对街道工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对街道工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（二）库房管理1.档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、窗帘、吸尘器等。3.档案架应排列整齐，便于通风和查找，档案应分类存放，标识清晰。4.定期对库房进行检查和清理，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。（三）档案保管措施1.建立健全档案保管制度，明确档案保管责任，定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放有序。2.对重要档案和易损档案应采取特殊保管措施，如复制备份、专柜存放、密封保存等。3.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。4.定期对档案进行消毒和杀虫处理，防止档案霉变、虫蛀。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织街道成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案工作分管领导和档案业务骨干组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合街道工作实际，对档案的价值进行评估。2.重点鉴定档案是否反映街道主要职能活动、是否具有历史查考价值、是否与街道当前工作有密切联系等。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对已满保管期限的档案进行清理，逐卷逐件进行审查。2.对拟销毁的档案，填写档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、卷号、文号等信息。3.档案鉴定工作小组对档案销毁清册进行审核，签署意见后报街道分管领导审批。4.经批准销毁的档案，由档案管理人员和监销人员共同到指定地点进行销毁，并在档案销毁清册上签字确认。（四）销毁要求1.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程要有专人负责监销，监销人员应在销毁现场进行监督，防止档案丢失或漏销。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用范围1.街道机关各部门因工作需要查阅档案。2.社区党组织、居委会因社区建设、居民服务等工作需要查阅档案。3.街道下属企事业单位因经营管理、审计等工作需要查阅档案。4.其他单位或个人因合法需要查阅街道档案，须经街道分管领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，须填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字、档案室负责人审核、街道分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。3.复制：对于不宜查阅或借阅的档案，查阅人员可申请复制，档案管理人员应按照规定进行复制，并加盖档案查阅专用章。（三）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应出示有效证件，填写档案查阅登记表，注明查阅日期、档案名称、查阅内容等信息。2.借阅档案时，借阅人员应在档案借阅登记簿上签字，注明借阅日期、归还日期、档案名称、数量等信息。3.复制档案时，复制人员应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经档案室负责人审核后，方可复制。（四）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，未经批准不得擅自将档案带出档案室或转借他人。3.档案管理人员应积极主动地为查阅、借阅人员提供服务，并做好利用登记和统计工作。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立街道档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像清晰、完整。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为PDF格式，并按照档案整理要求进行命名和分类。3.建立数字化档案目录数据库，将档案的目录信息录入数据库，实现目录检索功能。（三）档案信息系统管理1.配备档案管理软件，建立档案信息管理平台，实现档案的在线录入、存储、查询、借阅、统计等功能。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理软件的操作，及时更新档案信息，确保档案数据的准确性和完整性。3.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。（四）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行数据备份，备份数据应异地存放。2.建立电子档案存储管理制度，定期对存储设备进行检查和维护，确保电子档案的安全存储。八、监督与检查（一）监督检查机构街道成立档案工作监督检查小组，由街道纪工委、党政办等部门人员组成，负责对街道各部门和社区档案工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的业务素质和工作责任心。（三）监督检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案工作检查，对各部门和社区档案工作进行量化考核。2.不定期抽查：根据工作需要，随时对部分部门和社区档案工作进行抽查，发现