档案查阅读制度

档案查阅读制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，规范档案的查阅读行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及档案查阅读相关工作时的行为规范。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅读活动必须严格遵守国家法律法规以及公司相关规定。2.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，维护公司的商业秘密和合法权益。3.服务工作原则：以服务公司各项业务工作为出发点，合理、有序地提供档案查阅读便利，提高工作效率。二、档案管理部门职责（一）档案收集与整理1.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号和装订等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.定期对档案进行清查，及时发现并解决档案管理中存在的问题，保证档案的质量。（二）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等装置，确保档案的安全保管。2.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、借阅等情况，做到账物相符。3.定期对档案进行检查和盘点，发现档案损坏、变质等情况及时采取措施进行处理。（三）档案查阅读服务1.负责受理档案查阅读申请，对申请进行审核，根据规定决定是否提供查阅读服务。2.按照查阅读申请的要求，及时准确地提供档案资料，并做好相关记录。3.对查阅读档案的人员进行指导和监督，确保查阅读过程符合规定。（四）档案统计与分析1.定期对档案的查阅读情况进行统计，包括查阅读的档案种类、数量、申请人、查阅读目的等信息。2.分析档案查阅读数据，总结档案利用规律，为公司档案管理工作的改进提供参考依据。三、档案查阅读申请与审批（一）申请主体公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，均可提出查阅读申请。（二）申请材料1.填写《档案查阅读申请表》，详细注明查阅读的档案名称、编号、查阅读目的、查阅读时间等信息。2.申请人所在部门负责人签字并加盖部门公章。（三）审批流程1.申请人将填写完整的《档案查阅读申请表》提交至档案管理部门。2.档案管理部门对申请进行初审，审核申请内容是否完整、查阅读目的是否合理等。3.对于涉及重要档案或敏感信息的查阅读申请，档案管理部门应报公司分管领导审批；一般档案的查阅读申请，由档案管理部门负责人审批。4.审批通过后，档案管理部门向申请人出具《档案查阅读批准书》，明确查阅读的档案范围、时间、地点等要求。四、档案查阅读方式与要求（一）现场查阅1.申请人凭《档案查阅读批准书》到档案管理部门指定的查阅地点进行查阅。2.档案管理部门应安排专人负责现场监督和指导，确保查阅过程的规范和安全。3.在查阅过程中，申请人不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料，如需摘录或复制部分内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。（二）借出查阅1.因特殊情况需要将档案借出查阅的，申请人应在《档案查阅读申请表》中注明，并经公司分管领导批准。2.档案管理部门根据批准意见，办理档案借出手续，填写《档案借出登记表》，详细记录档案名称、编号、借出时间、预计归还时间、借用人等信息。3.借用人应妥善保管借出的档案，不得转借他人，不得擅自扩大查阅范围，不得在档案上进行任何形式的损坏或更改。如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门办理续借手续。4.借用人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。如发现档案有损坏或丢失情况，借用人应承担相应的责任。五、档案复制与摘录（一）复制与摘录申请申请人如需复制或摘录档案内容，应在《档案查阅读申请表》中明确注明，并按照审批流程进行申请。（二）审批与办理1.经审批同意复制或摘录的，档案管理部门应根据档案的性质和保密要求，确定复制或摘录的范围和方式。2.对于可以公开的档案信息，档案管理部门可直接为申请人提供复制或摘录服务；对于涉及公司商业秘密、敏感信息等限制公开的档案，档案管理部门应按照规定进行技术处理，确保信息安全后再提供给申请人。3.复制或摘录的档案资料应加盖档案管理部门的印章，并注明出处和日期，以保证其真实性和有效性。六、档案查阅读记录与监督（一）查阅读记录1.档案管理部门应对每一次档案查阅读活动进行详细记录，包括查阅读申请时间、申请人、批准人、查阅读档案名称、编号、查阅读方式、查阅时间、复制或摘录内容等信息。2.查阅读记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。（二）监督检查1.公司内部审计部门或其他相关监督机构有权对档案查阅读制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期抽查档案查阅读记录、档案保管情况等。2.对于违反档案查阅读制度的行为，监督机构应及时进行调查处理，并根据情节轻重给予相应的处罚。七、档案保密与安全（一）保密要求1.参与档案查阅读的人员应严格遵守公司的保密制度，对在查阅读过程中知悉的公司商业秘密、敏感信息等予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.档案管理部门应加强对档案查阅读场所的管理，限制无关人员进入，确保档案信息的安全。（二）安全措施1.档案管理部门应采取必要的安全措施，如防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案的实体安全。2.在档案查阅读过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司相关领导。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅档案的。2.超出批准范围查阅档案或擅自扩大复制、摘录内容的。3.在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料的。4.将档案转借他人或擅自带出公司查阅的。5.泄露档案信息，造成公司商业秘密或其他重要信息泄露的。（二）处理措施1.对于违反档案查阅读制度的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.如因违规行为给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任。3.对于情节严重、构成违法犯罪的行为，公司将依法追