教室档案归档制度

教室档案归档制度一、总则（一）目的为了加强教室档案的管理，确保教室档案的完整、准确、系统和安全，便于查询、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有教室相关档案的归档管理工作。（三）定义1.教室档案：指与教室的建设、使用、维护、管理等活动直接相关的各类文件、资料、记录等。2.归档：将具有保存价值的文件、资料、记录等按照规定的程序和要求进行整理、分类、编号、装订，并移交档案管理部门保存的过程。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善教室档案归档制度，并监督执行。指导和协助各部门做好教室档案的收集、整理、归档工作。负责教室档案的集中保管、查阅、借阅、统计等工作。2.各部门负责本部门所产生的教室档案的收集、整理、初步审核，并及时移交档案管理部门归档。配合档案管理部门做好教室档案的管理工作，提供必要的支持和协助。二、档案收集（一）收集范围1.教室建设相关档案教室规划设计方案、图纸、效果图等。教室建设项目立项审批文件、招投标文件、合同协议等。教室建设过程中的施工图纸、变更记录、验收报告等。2.教室使用管理档案教室课程安排表、教学任务书等。学生考勤记录、考试成绩等。教学设备使用记录、维护记录等。3.教室维护维修档案教室日常巡查记录、安全检查记录等。教室维修申请单、维修记录、维修费用清单等。教室设施设备更新改造记录等。4.其他相关档案与教室相关的会议纪要、通知、报告等。师生对教室使用的意见和建议记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责教室档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏。3.档案应按照规定的格式和要求进行整理，字迹清晰，图表准确，签字盖章齐全。（三）收集时间1.对于日常产生的教室档案，各部门应在每月底前将当月的档案收集整理完毕，并移交档案管理部门。2.对于教室建设、维修等项目完成后，相关部门应在项目验收合格后[X]个工作日内，将项目档案收集整理完毕，并移交档案管理部门。三、档案整理（一）分类原则教室档案按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，确保分类科学合理，便于查找和管理。（二）分类方法1.建设类档案规划设计类立项审批类招投标类施工管理类验收类2.使用管理类档案课程安排类教学任务类学生考勤类考试成绩类设备使用维护类3.维护维修类档案巡查检查类维修申请类维修记录类费用清单类更新改造类4.其他类档案会议纪要类通知报告类意见建议类（三）编号规则1.教室档案编号采用[编号方式]，由[编号组成部分]组成。2.具体编号示例：[示例编号]（四）装订要求1.档案应采用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.对于纸张较多的档案，应进行分页编号，并在每页右上角加盖页码章。四、档案归档（一）归档流程1.各部门将整理好的教室档案移交档案管理部门，填写《教室档案移交清单》，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，审核无误后进行归档。3.档案管理部门按照分类编号规则，对归档的档案进行上架存放，并建立档案目录索引。（二）归档期限1.对于日常产生的教室档案，应在收集整理完毕后的[X]个工作日内归档。2.对于教室建设、维修等项目档案，应在项目验收合格后的[X]个工作日内归档。（三）特殊情况处理1.对于因特殊原因无法及时归档的档案，档案管理部门应与相关部门协商确定归档时间，并做好记录。2.对于重要的紧急档案，档案管理部门应优先处理，确保档案的安全和完整。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的教室档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.库房应保持清洁卫生，定期进行通风换气，控制温湿度在适宜范围内。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于电子档案，应按照相关规定进行存储和管理，确保电子档案的安全和可用。（三）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对教室档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对于超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁前，应填写《档案销毁清单》，经相关部门负责人审核批准后，由档案管理部门指定专人进行销毁，并在清单上签字确认。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅教室档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督指导，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅教室档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、数量、借阅时间、借阅期限、借阅人等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，如需延期借阅应办理续借手续。5.档案管理部门应定期对借阅的档案进行催还，确保档案按时归还。（三）特殊情况处理1.对于涉及公司/组织机密或重要信息的教室档案，查阅和借阅应按照公司/组织的保密规定进行审批和管理。2.对于外单位因工作需要查阅或借阅教室档案，应按照公司/组织的相关规定办理审批手续，并经档案管理部门负责人同意后，方可查阅或借阅。七、档案统计与利用（一）档案统计1.档案管理部门应建立教室档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅人次、借阅人次等。3.统计结果应形成报表，上报公司/组织领导，并作为档案管理工作决策的依据。（二）档案利用1.档案管理部门应积极开发利用教室档案资源，为公司/组织的教学、管理、科研等工作提供支持