推行法治档案制度

推行法治档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的法治建设，规范法治档案管理，提高依法治理水平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在法治工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映法治工作的全过程。3.安全保密原则：加强档案安全管理，防止档案信息泄露，确保档案的保密性、完整性和可用性。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司/组织法治工作提供有力支持。二、法治档案的定义与分类（一）定义法治档案是指公司/组织在开展法治宣传教育、依法决策、合同管理、纠纷处理、合规审查等法治工作过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等。（二）分类1.法治宣传教育档案：包括法治宣传活动方案、宣传资料、培训记录、宣传效果评估等。2.依法决策档案：涉及重大决策的合法性审查意见、专家论证报告、决策过程记录等。3.合同管理档案：合同文本、合同审批表、合同履行记录、合同纠纷处理文件等。4.纠纷处理档案：纠纷案件的受理通知书、起诉状、答辩状、证据材料、调解书、判决书等。5.合规审查档案：合规审查意见书、风险评估报告、整改记录等。6.其他法治档案：与法治工作相关的其他文件、资料，如法治工作规划、总结、表彰奖励文件等。三、法治档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门及员工应及时将在法治工作中形成的文件、资料、记录等移交至档案管理部门，确保档案的及时收集。2.收集的档案应齐全、完整，符合档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。3.对于重要的法治档案，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案信息的备份和存储安全。（二）整理方法1.按照法治档案的分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应编制清晰、准确的档案编号，编号应具有唯一性，便于档案的检索和管理。3.对档案进行编目，填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保档案目录与档案内容一致。4.对档案进行装订，保持档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、法治档案的保管（一）保管期限1.法治宣传教育档案保管期限为[X]年。2.依法决策档案保管期限为[X]年。3.合同管理档案保管期限为合同履行完毕后[X]年。4.纠纷处理档案保管期限为案件终结后[X]年。5.合规审查档案保管期限为审查事项结束后[X]年。6.其他法治档案保管期限根据实际情况确定，但不得少于[X]年。（二）保管场所1.设立专门的法治档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等，保证档案的妥善保管。（三）保管措施1.建立档案定期盘点制度，每年对法治档案进行全面盘点，确保档案数量准确、质量完好。2.对电子档案进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自将档案带出库房。五、法治档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅法治档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.因涉及诉讼、仲裁等法律事务需要查阅法治档案的，应按照法律程序办理相关手续，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。3.外部单位因工作需要查阅法治档案的，应出具单位介绍信，经公司/组织法定代表人或授权代表人批准后，按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.档案管理部门应根据查阅申请，及时提供档案原件或复印件。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.如需对档案进行复印、拍照等操作，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印件、照片等应与档案原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.档案管理人员应做好档案利用记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等信息，以备查询和统计。六、法治档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对保管期满的法治档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、保管期限等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和法律意义，提出鉴定意见。3.对仍具有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，可以提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的法治档案，应编制销毁清册，注明档案编号题名、日期、保管期限等信息。销毁清册应经公司/组织法定代表人或授权代表人批准。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人应在销毁清册上签字确认。3.销毁后的档案信息应及时从档案管理系统中删除，防止档案信息的恢复和泄露。七、法治档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立法治档案信息化管理系统，实现法治档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.对法治档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.在信息化管理系统中设置档案分类、编号、编目等功能模块，实现档案信息的自动化管理。3.利用信息化管理系统，提供档案检索、借阅、统计等功能，方便公司/组织内部各部门及员工查阅和利用档案。4.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.加强对信息化管理系统的维护和更新，及时修复系统故障，优化系统功能，提高系统的稳定性和可靠性。八、监督与检查（一）监督职责公司/组织设立法治档案管理监督小组，负责对法治档案管理工作进行监督检查。监督小组由档案管理部门、法务部门及相关业务部门人员组成。（二）检查内容1.法治档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节。2.法治档案的质量情况，如档案内容的真实性、完整性、准确性，档案编号、编目、装订等是否规范。3.法治档案信息化管理系统的运行情况，包括系统的安全性、稳定性、数据备份与恢复等。（三）检查方式1.定期检查：监督小组每年对法治档案管理工作进行一次全面检查，检查结果形成书面报告。2.不定期抽查：根据工作需要，监督小组对法治档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和解决问题。（四）问题整改